Phần mềm quản lý bán hàng điện nước dễ dùng, tích hợp hóa đơn điện tử

Cửa hàng điện nước thường có nhiều mã và quy cách hàng hóa: Dây điện khác tiết diện, ống nước khác kích thước, bóng đèn khác công suất... Khi danh mục tăng, việc quản lý bằng sổ sách/ Excel dễ mất thời gian do:

• Khó kiểm tra nhanh đúng loại và số lượng hàng còn trong kho
• Dễ mất thời gian đối chiếu nhập - xuất - tồn.
• Phát sinh công nợ với khách quen, thợ hoặc nhà cung cấp.
• Khó tổng hợp doanh thu, hàng hóa khi giao dịch tăng.

Phần mềm quản lý bán hàng điện nước giúp tập trung hàng hóa, tồn kho, bán hàng, công nợ và báo cáo trên một hệ thống. Bài viết sẽ giúp bạn xác định những tính năng cần có, cách lựa chọn và chi phí sử dụng để tìm giải pháp phù hợp với cửa hàng.

1. Vì sao cửa hàng điện nước khó quản lý khi số lượng hàng tăng?

So với nhiều cửa hàng bán lẻ, điện nước có danh mục hàng hóa khá phức tạp. Một nhóm sản phẩm có thể gồm nhiều thương hiệu, kích thước, thông số hoặc quy cách khác nhau. Chẳng hạn, ống nước cần phân biệt đường kính, dây điện có nhiều tiết diện, bóng đèn khác công suất, trong khi công tắc - ổ cắm lại chia theo từng dòng sản phẩm.

Khi số lượng hàng và giao dịch tăng, chủ cửa hàng thường cần kiểm soát đồng thời:

• Nhiều mã và quy cách: Cần xác định chính xác loại hàng khách cần thay vì chỉ biết tổng số lượng của một nhóm sản phẩm.
• Nhập - xuất - tồn: Theo dõi hàng nhập về, hàng đã bán và số lượng thực tế còn trong kho.
• Giá bán và công nợ: Quản lý giao dịch với khách lẻ, khách quen, thợ hoặc đơn vị thường xuyên lấy hàng.
• Doanh thu và hoạt động bán hàng: Nắm kết quả kinh doanh mà không phải tổng hợp lại từ nhiều sổ hoặc file.

Với cửa hàng nhỏ, ít sản phẩm và một người quản lý, sổ hoặc Excel vẫn có thể đáp ứng. Khi danh mục, giao dịch hoặc nhân sự tăng, phần mềm quản lý giúp tập trung các dữ liệu trên vào cùng một hệ thống.

2. Sapo hỗ trợ quản lý cửa hàng điện nước như thế nào?

Với đặc thù nhiều mã hàng và quy cách, cửa hàng điện nước cần một công cụ không chỉ hỗ trợ tính tiền mà còn liên kết dữ liệu từ hàng hóa, kho đến khách hàng và báo cáo. Trên phần mềm bán quản lý hàng Sapo, các nghiệp vụ này được quản lý tập trung như sau.

2.1. Quản lý hàng điện nước theo mã và phiên bản sản phẩm

Trên Sapo, cửa hàng có thể tạo danh mục sản phẩm và sử dụng mã SKU để phân biệt từng mặt hàng. Với sản phẩm có nhiều lựa chọn, cửa hàng có thể tạo các phiên bản phù hợp để theo dõi riêng.

Ví dụ, cùng một dòng sản phẩm nhưng khác kích thước hoặc thuộc tính có thể được tách thành các phiên bản thay vì ghi chú thủ công. Cách tổ chức này giúp nhân viên tìm đúng mặt hàng khi bán và hạn chế nhầm lẫn giữa những sản phẩm có tên hoặc hình thức gần giống nhau.

Nếu hàng hóa được gắn mã vạch, nhân viên có thể quét mã để thêm sản phẩm vào đơn, giảm thao tác tìm kiếm tại quầy.

2.2. Theo dõi nhập - xuất - tồn theo từng mặt hàng

Sapo ghi nhận biến động kho theo các giao dịch nhập, bán và điều chỉnh hàng hóa. Khi nhập hàng từ nhà cung cấp, cửa hàng có thể tạo phiếu nhập để cập nhật số lượng; khi phát sinh đơn bán, tồn kho được cập nhật theo giao dịch trên hệ thống.

Nhờ đó nhân viên có thể tra cứu số lượng còn lại của từng mặt hàng hoặc phiên bản thay vì chỉ biết tổng lượng của một nhóm sản phẩm.

Cửa hàng cũng có thể thực hiện kiểm kho và đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu trên phần mềm. Với mô hình có nhiều kho hoặc điểm bán, chủ cửa hàng có thể theo dõi tồn theo từng kho/chi nhánh trên cùng hệ thống.

2.3. Tạo đơn và thanh toán tại quầy

Với Sapo, nhân viên có thể tìm kiếm hoặc quét mã sản phẩm, thêm hàng vào đơn, kiểm tra giá và thực hiện thanh toán tại quầy. Sau khi hoàn tất đơn, dữ liệu bán hàng được ghi nhận để đồng bộ với việc theo dõi tồn kho và báo cáo.

Nhờ đó, nhân viên không cần vừa bán hàng vừa ghi từng sản phẩm vào sổ rồi nhập lại dữ liệu vào Excel cuối ngày.

Trong trường hợp kết nối Internet bị gián đoạn, tính năng bán hàng offline hỗ trợ cửa hàng tiếp tục tạo đơn và bán hàng tại quầy, sau đó đồng bộ dữ liệu khi có kết nối trở lại.

2.4. Quản lý giá bán và thông tin khách hàng

Cửa hàng có thể lưu thông tin khách hàng, gắn khách với đơn hàng và tra cứu lịch sử mua khi cần. Dữ liệu khách hàng và giao dịch vì vậy được quản lý tập trung thay vì phải duy trì một file riêng.

Với cửa hàng có nhiều nhóm khách như khách mua lẻ, khách quen hoặc khách thường xuyên lấy hàng, Sapo hỗ trợ thiết lập bảng giá để áp dụng chính sách bán phù hợp mà không yêu cầu nhân viên phải tự nhớ mức giá của từng trường hợp.

2.5. Theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp

Sapo hỗ trợ theo dõi các khoản công nợ phát sinh với khách hàng và nhà cung cấp. Chủ cửa hàng có thể kiểm tra số tiền cần thu, cần trả và các giao dịch thanh toán liên quan trên hệ thống.

Nghiệp vụ này phù hợp với cửa hàng điện nước thường bán hàng cho khách quen, thợ hoặc đơn vị lấy vật tư nhiều lần và thanh toán sau, đồng thời thường xuyên nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp.

2.6. Hỗ trợ hóa đơn điện tử, kê khai thuế và sổ sách kế toán

Ngoài bán hàng và quản lý kho, cửa hàng điện nước còn cần xử lý hóa đơn, sổ sách và nghĩa vụ thuế trong quá trình kinh doanh. Sapo cho phép tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm quản lý bán hàng, giúp cửa hàng lập và phát hành hóa đơn từ dữ liệu giao dịch mà không phải nhập lại thông tin thủ công. Bên cạnh đó, Sapo Tax hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý sổ sách kế toán và kê khai thuế dựa trên dữ liệu bán hàng, giúp các nghiệp vụ từ bán hàng, hóa đơn đến sổ sách và thuế được kết nối thuận tiện hơn.

Tùy nhu cầu, cửa hàng có thể sử dụng để:

• Lập và phát hành hóa đơn điện tử từ dữ liệu bán hàng, thuận tiện khi khách hàng cần lấy hóa đơn.
• Theo dõi sổ sách kế toán dựa trên dữ liệu phát sinh trong quá trình kinh doanh.
• Hỗ trợ kê khai thuế cho hộ kinh doanh, giảm thao tác tổng hợp lại số liệu từ nhiều nguồn.

Việc kết nối dữ liệu bán hàng với hóa đơn, sổ sách và thuế đặc biệt hữu ích khi số lượng giao dịch tăng hoặc cửa hàng cần quản lý các nghiệp vụ này thường xuyên.

2.7. Theo dõi doanh thu và kết quả bán hàng

Dữ liệu từ các giao dịch được tổng hợp thành báo cáo để chủ cửa hàng theo dõi hoạt động kinh doanh mà không phải cộng lại từng đơn. Tùy nhu cầu, chủ shop có thể kiểm tra doanh thu, tình hình hàng hóa, tồn kho và kết quả bán hàng của nhân viên. Khi có nhiều điểm bán, dữ liệu tập trung cũng giúp việc theo dõi hoạt động của cửa hàng thuận tiện hơn.

3. Quản lý cửa hàng điện nước bằng Excel và Sapo khác nhau thế nào?

Excel có thể đáp ứng khi cửa hàng còn ít mã hàng, giao dịch chưa nhiều và chủ yếu do một người quản lý. Khi quy mô tăng, điểm khác biệt chính nằm ở khả năng cập nhật và liên kết dữ liệu giữa bán hàng, tồn kho, khách hàng và công nợ.

Không nhất thiết phải bỏ Excel ngay khi mở cửa hàng. Bạn nên cân nhắc phần mềm khi thời gian dành cho việc cập nhật, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu bắt đầu ảnh hưởng đến công việc bán hàng hoặc kiểm soát cửa hàng.

5. Phần mềm quản lý cửa hàng điện nước Sapo giá bao nhiêu?

Chi phí sử dụng Sapo phụ thuộc vào gói giải pháp và nhu cầu quản lý của từng cửa hàng. Các gói dành cho nhà bán hàng hiện có mức giá từ 170.000 đồng/tháng.

Mức chi phí phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô điểm bán và phạm vi nghiệp vụ cửa hàng cần sử dụng. Chẳng hạn, một cửa hàng chủ yếu bán trực tiếp tại quầy sẽ có nhu cầu khác với mô hình có thêm nhiều chi nhánh hoặc kinh doanh trên cả các kênh online.

Vì vậy, khi tính chi phí phần mềm, nên xác định trước:

• Cửa hàng có bao nhiêu điểm bán/kho?
• Có bao nhiêu nhân viên cần sử dụng?
• Chỉ bán tại cửa hàng hay có thêm kênh online?
• Những nghiệp vụ nào thực sự cần quản lý?

Sau đó mới lựa chọn gói phù hợp thay vì chỉ dựa vào mức giá thấp nhất.đơn giản.

6. Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý cửa hàng điện nước

6.1. Phần mềm quản lý cửa hàng điện nước Sapo có phù hợp với cửa hàng nhỏ không?

Có. Quy mô nhỏ không đồng nghĩa với ít hàng hóa. Nếu cửa hàng có nhiều mã, kích thước và quy cách khiến việc kiểm tồn hoặc tìm hàng bằng sổ/Excel mất thời gian, phần mềm vẫn có thể hữu ích. Với cửa hàng rất ít sản phẩm và giao dịch, Excel có thể đáp ứng ở giai đoạn đầu.

6.2. Cửa hàng có nhiều kích thước và quy cách sản phẩm có quản lý được không?

Có. Trên Sapo, cửa hàng có thể quản lý sản phẩm theo mã SKU và tổ chức các phiên bản phù hợp để phân biệt những mặt hàng khác nhau về thuộc tính. Nhờ đó, từng phiên bản có thể được theo dõi rõ hơn khi bán hàng và kiểm tồn.

6.3. Sapo có quản lý công nợ khách mua thường xuyên không?

Có. Sapo hỗ trợ theo dõi công nợ khách hàng và các giao dịch thanh toán liên quan. Tính năng này phù hợp với cửa hàng điện nước có khách quen, thợ hoặc đơn vị thường xuyên lấy vật tư và thanh toán sau.

6.4. Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý?

Nên cân nhắc khi cửa hàng thường xuyên phải đối chiếu lại tồn kho, có nhiều người cùng cập nhật dữ liệu, khó theo dõi công nợ hoặc mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo. Nếu Excel vẫn đáp ứng tốt và quy mô nhỏ, chưa nhất thiết phải chuyển ngay.

6.5. Sapo có quản lý nhiều cửa hàng điện nước không?

Có. Sapo hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh và kho hàng trên cùng hệ thống, giúp chủ cửa hàng theo dõi tập trung khi mở rộng thêm điểm bán.

Với cửa hàng điện nước, phần mềm phù hợp nên đáp ứng đúng các nghiệp vụ thường xuyên như quản lý nhiều mã và quy cách hàng hóa, kiểm soát tồn kho, công nợ và bán hàng.

Nếu cửa hàng còn nhỏ và Excel vẫn đáp ứng tốt, bạn chưa nhất thiết phải chuyển đổi ngay. Khi việc kiểm tồn, đối chiếu công nợ hoặc tổng hợp số liệu bắt đầu tốn nhiều thời gian, đây là lúc có thể cân nhắc một công cụ quản lý tập trung.

Bạn có thể dùng thử Sapo miễn phí 7 ngày với chính danh mục hàng điện nước của cửa hàng để đánh giá mức độ phù hợp trước khi lựa chọn.

Dùng thử miễn phí ngay