Phần mềm bán hàng tôn thép: Quản lý kho, công nợ và bán hàng dễ dàng

Một cửa hàng tôn thép có thể cùng lúc kinh doanh tôn lạnh, tôn màu, tôn PU, thép tấm, xà gồ... với nhiều chủng loại, quy cách và mức giá khác nhau. Khi lượng hàng và giao dịch tăng, những cách quản lý quen thuộc như sổ sách hay Excel cũng bắt đầu bộc lộ hạn chế:

• Mất thời gian kiểm tra hàng còn trong kho.
• Khó tra cứu nhanh sản phẩm và giá bán khi lên đơn.
• Công nợ của khách mua thường xuyên mất nhiều thời gian đối chiếu.
• Chủ cửa hàng phải tổng hợp số liệu để nắm doanh thu và tình hình kinh doanh.

Lúc này, phần mềm bán hàng tôn thép giúp cửa hàng tập trung dữ liệu và giảm bớt các thao tác quản lý thủ công. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu và lựa chọn giải pháp phù hợp cho cửa hàng vật liệu tôn thép.

1. Phần mềm bán hàng tôn thép là gì?

Phần mềm bán hàng tôn thép là công cụ hỗ trợ cửa hàng, đại lý tôn - sắt thép quản lý hàng hóa, nhập xuất kho, bán hàng, khách hàng, công nợ và theo dõi kết quả kinh doanh trên cùng một hệ thống.

Thay vì phải kiểm tra nhiều sổ sách hoặc file Excel, chủ cửa hàng có thể tra cứu thông tin hàng hóa, lượng tồn, giao dịch và báo cáo khi cần. Phần mềm phù hợp với cửa hàng tôn thép, đại lý sắt thép và cửa hàng vật liệu xây dựng có kinh doanh các mặt hàng như tôn, thép, ống thép, xà gồ...

Tuy nhiên, đặc thù của ngành là hàng hóa có nhiều quy cách và cách tính khác nhau. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm, cửa hàng cần kiểm tra kỹ khả năng quản lý sản phẩm, đơn vị tính, tồn kho, giá bán và công nợ theo đúng cách đang vận hành thực tế.

2. Những khó khăn đặc thù khi quản lý cửa hàng tôn thép

So với cửa hàng bán lẻ thông thường, kinh doanh tôn thép có một số nghiệp vụ cần kiểm soát chặt hơn:

2.1. Hàng hóa có nhiều chủng loại và quy cách

Cùng một nhóm tôn hoặc thép có thể khác nhau về thương hiệu, kích thước, độ dày, trọng lượng hoặc quy cách. Nếu danh mục hàng hóa không được quản lý rõ ràng, nhân viên dễ mất thời gian tra cứu hoặc nhầm sản phẩm khi bán và kiểm kho.

2.2. Nhiều đơn vị tính, dễ sai khi nhập và bán hàng

Tùy mặt hàng và cách kinh doanh, tôn thép có thể được nhập hoặc bán theo kg, mét, cây, tấm... Việc ghi chép và quy đổi thủ công dễ phát sinh chênh lệch giữa số lượng thực tế và số liệu theo dõi.

2.3. Giá bán thay đổi, báo giá cho khách mất thời gian

Giá tôn thép có thể thay đổi theo thời điểm, mặt hàng và chính sách bán cho từng nhóm khách. Khi có nhiều mức giá, việc tra cứu và áp dụng không chính xác có thể ảnh hưởng đến quá trình tư vấn, báo giá và lên đơn.

2.4. Công nợ phát sinh khó theo dõi

Với khách quen, thợ, đơn vị thi công hoặc đối tác lấy hàng thường xuyên, cửa hàng có thể phát sinh bán nợ hoặc thanh toán nhiều lần. Theo dõi thủ công khó xác định khách còn nợ bao nhiêu và khoản nợ phát sinh từ giao dịch nào.

2.5. Khó nắm tồn kho, doanh thu và lợi nhuận

Khi lượng giao dịch tăng, chủ cửa hàng phải tổng hợp nhiều dữ liệu để biết hàng còn trong kho, doanh thu trong ngày và hiệu quả kinh doanh. Nếu số liệu nằm rải rác ở sổ sách hoặc nhiều file Excel, việc kiểm tra và đối chiếu sẽ mất thêm thời gian.

3. Phần mềm bán hàng tôn thép cần có những tính năng gì?

Không phải phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng nào cũng phù hợp với cửa hàng tôn thép. Khi lựa chọn, chủ cửa hàng nên bắt đầu từ những nghiệp vụ đang phát sinh hàng ngày và kiểm tra phần mềm có đáp ứng được cách quản lý thực tế hay không.

4. Sapo hỗ trợ quản lý cửa hàng tôn thép như thế nào?

Với cửa hàng tôn thép, bài toán không dừng ở tạo đơn và tính tiền. Khi danh mục hàng hóa, giao dịch và khách mua nợ tăng, chủ cửa hàng cần biết hàng còn bao nhiêu, đang bán theo mức giá nào và khoản nào chưa thu. Sapo hỗ trợ đưa những dữ liệu này về cùng hệ thống để thuận tiện tra cứu và đối chiếu trong quá trình bán hàng.

4.1. Quản lý danh mục tôn, sắt thép rõ ràng

Tôn, thép, ống thép, xà gồ... thường có nhiều mẫu mã và thông tin cần phân biệt. Trên Sapo, cửa hàng có thể tạo danh mục sản phẩm, SKU, mã vạch và quản lý các phiên bản sản phẩm theo thuộc tính để thuận tiện tra cứu khi bán hàng hoặc kiểm kho.

Chẳng hạn, với một mặt hàng có nhiều kích thước hoặc đặc điểm khác nhau, cửa hàng có thể thiết lập các phiên bản phù hợp với cách phân loại hàng thực tế. Nhờ đó, nhân viên dễ tìm đúng sản phẩm hơn thay vì phải dò lại sổ sách hoặc nhiều file Excel.

4.2. Theo dõi nhập - xuất - tồn và hỗ trợ kiểm kho

Khi số lượng mặt hàng và giao dịch tăng, chỉ cần nhập thiếu hoặc ghi nhận sai một lần cũng có thể khiến số liệu tồn kho khó đối chiếu về sau.

Sapo hỗ trợ cửa hàng:

• Theo dõi số lượng tồn của từng sản phẩm.
• Ghi nhận hoạt động nhập, xuất và điều chỉnh kho.
• Kiểm kho và đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu trên phần mềm.
• Tra cứu lịch sử thay đổi tồn kho khi cần kiểm tra.

Nhờ dữ liệu hàng hóa được cập nhật theo giao dịch, chủ cửa hàng dễ nắm mặt hàng nào còn nhiều, mặt hàng nào sắp hết để chủ động kế hoạch nhập hàng.

4.3. Tra cứu hàng hóa, tạo đơn và tính tiền nhanh hơn

Thay vì phải nhớ giá hoặc dò từng mặt hàng khi khách mua nhiều loại tôn thép, nhân viên có thể tìm kiếm sản phẩm trên Sapo để thêm vào đơn và thực hiện bán hàng.

Thông tin đơn hàng được ghi nhận trên hệ thống, giúp cửa hàng đồng thời cập nhật dữ liệu bán hàng và tồn kho. Điều này đặc biệt hữu ích khi lượng giao dịch tăng hoặc có nhiều nhân viên cùng tham gia bán hàng.

4.4. Quản lý giá bán phù hợp với từng nhóm khách hàng

Một đại lý tôn thép có thể vừa phục vụ khách mua lẻ, vừa có khách quen hoặc đối tác mua hàng thường xuyên. Mỗi nhóm khách có thể áp dụng chính sách giá khác nhau.

Sapo hỗ trợ thiết lập và quản lý bảng giá, giúp cửa hàng chủ động áp dụng mức giá phù hợp trong quá trình bán hàng. Nhân viên không phải phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhớ giá hoặc kiểm tra lại nhiều bảng giá thủ công, từ đó hạn chế nhầm lẫn khi lên đơn.

4.5. Theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp

Công nợ là một trong những nghiệp vụ cần lưu ý khi cửa hàng tôn thép bán hàng cho khách quen, thợ hoặc đối tác lấy hàng thường xuyên.

Trên Sapo, cửa hàng có thể theo dõi công nợ khách hàng để biết số tiền còn phải thu và lịch sử thanh toán. Đồng thời, công nợ với nhà cung cấp cũng được ghi nhận để hỗ trợ kiểm soát các khoản phải trả.

Thay vì dò lại từng đơn hoặc ghi riêng vào sổ, chủ cửa hàng có thể tra cứu thông tin công nợ khi cần đối chiếu và thu hồi nợ.

4.6. Quản lý đơn hàng và hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử

Sau khi bán hàng, cửa hàng cần lưu lại thông tin giao dịch để thuận tiện tra cứu, đối chiếu và xử lý các nghiệp vụ liên quan.

Sapo hỗ trợ quản lý đơn hàng tập trung, tích hợp phần mềm xuất hóa đơn điện tử Sapo Invoice, giúp cửa hàng thực hiện nghiệp vụ bán hàng và xuất hóa đơn thuận tiện hơn khi phát sinh nhu cầu.

Đặc biệt với cửa hàng, đại lý thường xuyên bán cho doanh nghiệp hoặc đối tác cần hóa đơn, việc kết nối hoạt động bán hàng với hóa đơn điện tử giúp hạn chế phải nhập lại thông tin qua nhiều hệ thống.

4.7. Theo dõi doanh thu và tình hình kinh doanh

Không chỉ nhân viên bán hàng, chủ cửa hàng cũng cần biết hôm nay bán được bao nhiêu, hàng hóa biến động ra sao và kết quả kinh doanh như thế nào.

Hệ thống báo cáo của Sapo giúp chủ cửa hàng theo dõi các chỉ số như doanh thu, đơn hàng, hàng hóa và lợi nhuận để có thêm dữ liệu đánh giá hoạt động kinh doanh. Khi không trực tiếp có mặt tại cửa hàng, chủ shop vẫn có thể kiểm tra tình hình bán hàng trên thiết bị có kết nối internet.

5. So sánh quản lý cửa hàng tôn thép bằng Excel và phần mềm

Excel vẫn có thể đáp ứng khi cửa hàng mới kinh doanh, số lượng mặt hàng và giao dịch chưa nhiều. Tuy nhiên, khi hàng hóa, đơn bán và công nợ tăng, việc cập nhật nhiều bảng tính thủ công có thể mất thời gian và khó đối chiếu.

6. Những mô hình kinh doanh tôn thép nào phù hợp sử dụng Sapo?

Sapo có thể phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh tôn, sắt thép và vật liệu xây dựng có nhu cầu quản lý bán hàng, hàng hóa và tồn kho tập trung, chẳng hạn:

• Cửa hàng tôn, sắt thép bán lẻ: Cần quản lý hàng hóa, tồn kho, đơn hàng và doanh thu mỗi ngày.
• Đại lý tôn thép: Có nhiều mặt hàng, khách mua thường xuyên và phát sinh công nợ.
• Cửa hàng vật liệu xây dựng: Kinh doanh tôn thép cùng nhiều nhóm hàng như ống, phụ kiện và vật liệu khác.
• Mô hình kết hợp bán lẻ và bán buôn: Cần quản lý giá bán và thông tin của nhiều nhóm khách hàng.
• Cửa hàng có nhiều nhân viên hoặc điểm bán: Chủ cửa hàng cần theo dõi hoạt động kinh doanh tập trung thay vì tổng hợp số liệu riêng lẻ.

7. Chi phí phần mềm bán hàng tôn thép Sapo

Chi phí sử dụng phần mềm bán hàng Sapo hiện từ 170.000 đồng/tháng, tùy theo gói dịch vụ và nhu cầu quản lý của cửa hàng. Với cửa hàng tôn thép, việc lựa chọn gói nên dựa trên quy mô kinh doanh, số lượng hàng hóa, kho, điểm bán và các nghiệp vụ cần quản lý.

Dùng thử miễn phí ngay

8. Tôn thép Tiến Phát: Dễ kiểm soát tồn kho khi danh mục hàng hóa đa dạng

Tôn thép Tiến Phát tại Bình Định kinh doanh nhiều nhóm vật liệu như tôn lạnh, tôn màu, tôn PU, xà gồ, thép tấm, lưới B40... 

Bài toán: Nhiều mặt hàng, khó theo sát tồn kho và số liệu bán hàng

Với nhiều loại tôn thép và vật liệu khác nhau, việc quản lý thủ công khiến Tôn thép Tiến Phát mất thời gian kiểm tra hàng tồn và tổng hợp dữ liệu. Khi phát sinh thêm đơn hàng, nếu thông tin không được cập nhật tập trung, chủ cửa hàng cũng khó theo dõi chính xác tình hình kinh doanh.

Cách Tiến Phát giải quyết với Sapo: Cửa hàng đưa dữ liệu hàng hóa và bán hàng về cùng một hệ thống để giảm việc kiểm tra, tổng hợp thủ công:

• Nhân viên thuận tiện kiểm tra lượng hàng còn lại khi bán thay vì đối chiếu thủ công.
• Thông tin khách hàng được lưu lại để dễ tra cứu khi khách quay lại.
• Chủ cửa hàng có số liệu bán hàng tập trung để theo dõi tình hình kinh doanh.

9. Câu hỏi thường gặp về phần mềm bán hàng tôn thép

9.1. Phần mềm bán hàng tôn thép có quản lý được nhiều quy cách sản phẩm không?

Có thể quản lý hàng hóa theo danh mục và các thông tin được thiết lập trên phần mềm. Với Sapo, cửa hàng có thể tạo sản phẩm, mã SKU, mã vạch và phiên bản sản phẩm theo các thuộc tính phù hợp.

9.2. Sapo có quản lý tôn thép theo kg, mét, cây hoặc tấm không?

Tôn thép có thể được nhập và bán theo nhiều đơn vị như kg, mét, cây hoặc tấm tùy từng mặt hàng. Nếu cửa hàng cần tự động quy đổi giữa các đơn vị, chẳng hạn nhập theo kg nhưng bán theo mét hoặc cây, cần xác nhận cụ thể cơ chế hỗ trợ của Sapo trước khi triển khai.

Bạn nên cung cấp một vài tình huống nhập - bán thực tế để đội ngũ Sapo tư vấn cách thiết lập phù hợp thay vì mặc định mọi phương thức quy đổi đều được hỗ trợ.

9.3. Phần mềm Sapo có theo dõi công nợ khách hàng không?

Có. Sapo hỗ trợ theo dõi công nợ khách hàng, giúp cửa hàng kiểm tra số tiền khách còn phải thanh toán và lịch sử liên quan để thuận tiện đối chiếu.

9.4. Sapo có hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử khi bán tôn thép không?

Có. Việc kết nối nghiệp vụ bán hàng với hóa đơn giúp cửa hàng hạn chế nhập lại dữ liệu và thuận tiện hơn khi khách hàng, doanh nghiệp hoặc đối tác có nhu cầu lấy hóa đơn.

Với phần mềm bán hàng tôn thép Sapo, cửa hàng của bạn có thể quản lý hàng hóa, bán hàng, tồn kho, khách hàng, công nợ và theo dõi kết quả kinh doanh trên cùng hệ thống. Trước khi triển khai, bạn nên dùng thử với chính danh mục hàng hóa và cách bán thực tế của cửa hàng, đặc biệt nếu có nghiệp vụ quy đổi đơn vị đặc thù.

Dùng thử miễn phí ngay