Không biết kế toán, lên doanh nghiệp có tự kê khai thuế được không hay bắt buộc phải thuê kế toán ngoài?

Khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, một trong những lo lắng lớn nhất của chủ kinh doanh là: Tôi không biết kế toán thì có tự làm thuế được không hay bắt buộc phải thuê kế toán ngoài?

Thực tế, quy định pháp luật và cách vận hành doanh nghiệp hiện nay cho phép nhiều phương án linh hoạt. Tuy nhiên, nếu hiểu chưa đúng, bạn rất dễ gặp rủi ro về thuế, hóa đơn và chi phí không hợp lệ.

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có kế toán không?

Khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, nhiều chủ kinh doanh cho rằng giai đoạn đầu có thể “linh hoạt” phần kế toán. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải bố trí người làm công tác kế toán ngay từ khi thành lập.

Theo Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp đều phải có người phụ trách công tác kế toán.

Dù doanh nghiệp mới thành lập, chưa có nhiều giao dịch hoặc chưa phát sinh doanh thu, vẫn phải có người thực hiện các nhiệm vụ:

• Ghi nhận, quản lý sổ sách kế toán
• Thực hiện kê khai và nghĩa vụ thuế
• Đảm bảo tuân thủ quy định tài chính – kế toán
• Lưu trữ chứng từ theo quy định pháp luật

Điều này đồng nghĩa, doanh nghiệp không được “không có kế toán”, mà chỉ có thể lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp.

2. Doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp siêu nhỏ có bắt buộc có kế toán trưởng không?

Pháp luật hiện hành cho phép doanh nghiệp linh hoạt về bộ máy kế toán trong giai đoạn đầu. Cụ thể, doanh nghiệp mới thành lập chưa bắt buộc bổ nhiệm kế toán trưởng trong 12 tháng đầu, mà có thể chỉ cần người phụ trách kế toán để đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Đồng thời, theo Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 132/2018/TT-BTC, doanh nghiệp siêu nhỏ cũng không bắt buộc bố trí kế toán trưởng, chỉ cần người phụ trách kế toán là đủ.

Quy định này giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các mô hình chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, có thể bắt đầu với bộ máy kế toán tinh gọn, vừa đảm bảo tuân thủ, vừa tối ưu chi phí và vận hành trong giai đoạn khởi đầu.

3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải thuê dịch vụ kế toán ngoài không?

Nhiều chủ doanh nghiệp mới thành lập thường băn khoăn liệu có bắt buộc thuê dịch vụ kế toán ngoài hay không. Câu trả lời là không.

Về pháp lý, quy định chỉ yêu cầu doanh nghiệp phải bố trí người làm công tác kế toán, không bắt buộc phải thuê dịch vụ kế toán bên ngoài. Nói cách khác, doanh nghiệp có quyền lựa chọn hình thức tổ chức kế toán phù hợp với quy mô, ngân sách và nhu cầu vận hành.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 3 phương án phổ biến

3.1. Tự làm kế toán kết hợp sử dụng phần mềm

Đây là phương án nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc chủ kinh doanh mới chuyển đổi cân nhắc ở giai đoạn đầu.

Phù hợp nếu bạn:

• Có kiến thức về kế toán, thuế và hóa đơn chứng từ
• Chủ động theo dõi, kê khai và lưu trữ sổ sách
• Sẵn sàng cập nhật quy định pháp luật thường xuyên

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí
• Chủ động kiểm soát số liệu

Để hạn chế rủi ro về kê khai và tuân thủ, doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng phần mềm kế toán nhằm chuẩn hóa dữ liệu và giảm sai sót ngay từ đầu. 

Thuê nhân viên kế toán

Nếu doanh nghiệp đã vận hành ổn định hơn, đây là lựa chọn phù hợp nếu: 

• Doanh nghiệp đã có doanh thu ổn định
• Phát sinh nhiều hóa đơn, chứng từ
• Cần người theo dõi kế toán thường xuyên nội bộ

Ưu điểm:

• Kiểm soát dữ liệu tốt hơn
• Xử lý nghiệp vụ kịp thời
• Phù hợp khi hoạt động tăng trưởng

Hạn chế: Chi phí nhân sự cao hơn so với các phương án khác

Thuê dịch vụ kế toán ngoài

Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp nhỏ lựa chọn, đặc biệt sau khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh. Cách này phù hợp với:

• Doanh nghiệp mới thành lập
• Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ
• Muốn tiết kiệm chi phí nhân sự ban đầu
• Chưa cần xây dựng bộ phận kế toán riêng

Ưu điểm:

• Tối ưu chi phí
• Có đơn vị chuyên môn hỗ trợ thuế – sổ sách
• Giảm rủi ro sai sót trong giai đoạn đầu

Hạn chế: 

• Không tự chủ được tiến độ sổ sách, kế toán
• Không hiểu sâu hoạt động nội bộ, khó đưa ra quyết định kinh doanh
• Rủi ro nếu chọn sai đơn vị tư vấn

4. Không biết kế toán thì có tự kê khai thuế được không?

Về nguyên tắc, chủ doanh nghiệp có thể tự kê khai thuế mà không bắt buộc phải thuê kế toán hay dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên, cách này chỉ phù hợp khi đã nắm được các quy định cơ bản như thuế GTGT, TNCN, TNDN, cách lập tờ khai, báo cáo tài chính và sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu có nền tảng chuyên môn hoặc mô hình kinh doanh đơn giản, việc tự thực hiện có thể giúp tiết kiệm chi phí ban đầu. Ngược lại, khi chưa có kinh nghiệm, việc tự làm toàn bộ dễ dẫn đến sai sót, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và số liệu vận hành.

Vì vậy, thay vì “tự xoay xở”, doanh nghiệp mới nên chọn cách tiếp cận phù hợp để vừa đảm bảo đúng quy định, vừa dễ kiểm soát:

4.1. Sử dụng phần mềm kế toán/ phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ lập tờ khai để giảm sai sót

Đây là giải pháp phù hợp cho các chủ shop hoặc hộ kinh doanh vừa chuyển đổi lên doanh nghiệp, đặc biệt khi muốn quản lý bài bản nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm kế toán.

Phần mềm kế toán như Sapo có thể hỗ trợ:

• Tự động ghi nhận doanh thu, đơn hàng
• Kết nối bán hàng, hóa đơn và dữ liệu kế toán
• Hỗ trợ xuất báo cáo nhanh, giảm thao tác thủ công
• Hạn chế sai sót do nhập liệu hoặc đối soát thủ công

Ưu điểm của cách này là giúp chủ doanh nghiệp vừa vận hành kinh doanh, vừa có nền tảng dữ liệu rõ ràng để phục vụ kê khai thuế và quản trị tài chính. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc nếu muốn tối ưu vận hành ngay từ đầu.

4.2. Thuê kế toán dịch vụ trong giai đoạn đầu

Nếu chưa tự tin xử lý thuế và sổ sách, bạn có thể cân nhắc thuê dịch vụ kế toán, đặc biệt trong 6-12 tháng đầu sau khi thành lập.

Giải pháp này giúp:

• Hạn chế sai sót về thuế và hóa đơn
• Được hướng dẫn quy trình kế toán - thuế chuẩn
• Giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra
• Tập trung thời gian cho vận hành và bán hàng

Với doanh nghiệp mới, đây là phương án an toàn và tiết kiệm hơn so với việc tuyển kế toán nội bộ ngay từ đầu. 

Kết hợp phần mềm và kế toán dịch vụ

Đây là mô hình nhiều doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng vì vừa tối ưu chi phí, vừa đảm bảo kiểm soát.

Cách vận hành thường là:

• Trọn bộ giải pháp Sapo xử lý dữ liệu bán hàng, doanh thu, hóa đơn và hỗ trợ quản trị
• Kế toán dịch vụ phụ trách kê khai thuế, báo cáo và tuân thủ pháp lý

Mô hình này giúp bạn:

• Không cần giỏi kế toán vẫn vận hành đúng hướng
• Theo dõi được tình hình tài chính dễ hơn
• Giảm rủi ro sai sót nhưng vẫn chủ động kiểm soát dữ liệu doanh nghiệp

Nếu không biết kế toán khi mới lên doanh nghiệp, không nhất thiết phải tự làm mọi thứ. Thực tế, hướng đi hiệu quả hơn thường là dùng phần mềm, thuê hỗ trợ chuyên môn hoặc kết hợp cả hai. Với nhiều doanh nghiệp mới chuyển đổi, mô hình phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán thường là giải pháp cân bằng giữa chi phí, tuân thủ và khả năng quản trị lâu dài.