+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Kinh doanh quán trà sữa vẫn là lựa chọn khởi nghiệp hấp dẫn nhờ nhu cầu thị trường lớn, tệp khách hàng trẻ và khả năng thu hồi vốn tương đối nhanh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít quán phải đóng cửa chỉ sau vài tháng hoạt động vì thiếu một bản kế hoạch kinh doanh bài bản ngay từ đầu.
Việc lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa chi tiết không chỉ giúp bạn dự trù chi phí, định hình mô hình vận hành mà còn kiểm soát rủi ro và tối ưu lợi nhuận trong quá trình kinh doanh.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa chi tiết, dễ áp dụng, phù hợp cho cả người mới bắt đầu, đang có ý định khởi nghiệp.
1. Bước 1: Nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là bước nền tảng trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh quán trà sữa, bao gồm toàn bộ hoạt động thu thập, phân tích thông tin về thị trường trà sữa hiện tại, xu hướng tiêu dùng, bối cảnh cạnh tranh và chân dung khách hàng mục tiêu.
Thông qua nghiên cứu thị trường, chủ quán có thể đánh giá chính xác mức độ tiềm năng của mô hình kinh doanh, đồng thời hạn chế rủi ro khi bước vào một thị trường có mức độ cạnh tranh cao.
Khi lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa, bạn cần làm rõ các vấn đề trọng tâm sau:
- Xu hướng trà sữa nào đang được thị trường ưa chuộng (hương vị, topping, phân khúc giá, mô hình take-away, full menu…)?
- Đối thủ cạnh tranh trực tiếp của quán là ai, họ đang sở hữu những lợi thế và hạn chế nào về sản phẩm, giá bán, vị trí, thương hiệu?
- Đối thủ cạnh tranh gián tiếp gồm những mô hình nào (cà phê, đồ uống healthy, nước ép…), đâu là điểm mạnh và điểm yếu của họ?
- Nhóm khách hàng mục tiêu mà quán hướng tới là ai (học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng…), đặc điểm về nhu cầu, thói quen tiêu dùng, hành vi mua hàng và mức chi tiêu ra sao?
Mục tiêu cuối cùng của bước nghiên cứu thị trường là tạo cơ sở dữ liệu đủ sâu để xây dựng chiến lược kinh doanh quán trà sữa phù hợp, từ định vị sản phẩm, lựa chọn mô hình vận hành đến kế hoạch marketing, giúp quán hoạt động hiệu quả và gia tăng khả năng cạnh tranh ngay từ giai đoạn khởi đầu.
2. Bước 2: Xác định vốn mở quán trà sữa
Mở quán trà sữa cần bao nhiêu vốn? Chi phí mở quán trà sữa gồm những khoản nào? Đây là những câu hỏi được rất nhiều người quan tâm khi lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa.
Trên thực tế, mức vốn mở quán trà sữa không cố định, mà phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô cửa hàng, vị trí mặt bằng và định hướng phát triển của từng người.
Bạn có thể xem bài viết Tổng hợp chi phí mở quán trà sữa từ A-Z để dễ dàng lên kế hoạch phù hợp.
3. Bước 3: Học hỏi thêm kiến thức trước khi lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa
Thực tế cho thấy, nhiều quán trà sữa vận hành hiệu quả không chỉ nhờ vốn hay mặt bằng, mà còn nhờ việc biết cách học hỏi và áp dụng kinh nghiệm từ các mô hình đã thành công trước đó. Bài học thực tế được đúc kết từ người đi trước, giúp bạn tránh sai lầm và rút ngắn thời gian thử nghiệm khi bắt đầu kinh doanh.
Để tăng khả năng thành công, bạn nên chủ động học hỏi từ các quán trà sữa đang hoạt động hiệu quả thông qua việc trao đổi trực tiếp, tham khảo kinh nghiệm vận hành hoặc quan sát cách họ triển khai mô hình kinh doanh.
Cụ thể, bạn cần chú ý đến các yếu tố như: quán đang bán những dòng sản phẩm nào, cách phục vụ khách hàng ra sao, quy trình vận hành có tối ưu không và họ đang áp dụng những chiến lược gì để thu hút, giữ chân khách hàng.
Việc tổng hợp và chọn lọc những kinh nghiệm phù hợp sẽ giúp bạn xây dựng mô hình quán phù hợp với điều kiện và định hướng kinh doanh của mình. Tốt nhất, quá trình học hỏi này nên được thực hiện song song với giai đoạn chuẩn bị mở quán, nhằm tích lũy kiến thức và sẵn sàng áp dụng ngay trong những ngày đầu khai trương.
4. Bước 4: Lựa chọn mặt bằng
Mặt bằng là một trong những yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiếp cận khách hàng và hiệu quả kinh doanh của quán trà sữa. Do đó, chủ quán cần đầu tư thời gian khảo sát và đánh giá mặt bằng một cách kỹ lưỡng trước khi quyết định thuê.
Bạn nên ưu tiên các khu vực có mật độ người qua lại cao như trung tâm, gần trường học, khu văn phòng hoặc khu dân cư đông đúc, nó sẽ giúp quán dễ dàng thu hút khách hàng tiềm năng.
Bên cạnh vị trí, bạn cũng cần cân nhắc các yếu tố như chi phí thuê, diện tích, khả năng nhận diện thương hiệu và sự phù hợp với mô hình kinh doanh, nhằm đảm bảo mặt bằng không chỉ thuận lợi cho việc bán hàng mà còn tối ưu chi phí vận hành trong dài hạn.
5. Bước 5: Lên ý tưởng thiết kế và trang trí quán trà sữa
Ngày nay, quán trà sữa không chỉ là nơi thưởng thức đồ uống mà còn đóng vai trò như một không gian trải nghiệm và check-in của khách hàng, đặc biệt là giới trẻ. Vì vậy, việc đầu tư vào thiết kế và trang trí quán trở thành yếu tố quan trọng giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Một không gian được thiết kế đẹp, hài hòa, có gu sẽ dễ dàng tạo hiệu ứng lan tỏa trên mạng xã hội, góp phần mang lại lượng khách tự nhiên cho quán.
Tùy vào nguồn lực và định hướng kinh doanh, bạn có thể lựa chọn tự thiết kế hoặc hợp tác với các đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để đảm bảo không gian quán phù hợp với concept, tệp khách hàng mục tiêu và mô hình vận hành.
Xem thêm: 50+ Mẫu thiết kế quán trà sữa đẹp, đảm bảo hút khách
6. Bước 6: Hoàn thiện menu cho quán
Khi xây dựng menu trà sữa, chủ quán cần cân nhắc số lượng và cơ cấu đồ uống sao cho vừa đảm bảo sự đa dạng lựa chọn, vừa tránh dàn trải quá nhiều sản phẩm khó kiểm soát. Một menu hiệu quả không nằm ở việc có thật nhiều món, mà ở việc tập trung vào các dòng đồ uống chủ lực, dễ bán và phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu.
Bên cạnh nội dung, phong cách thiết kế menu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng lựa chọn của khách hàng. Menu cần được trình bày rõ ràng, bố cục khoa học, phân nhóm đồ uống hợp lý để khách dễ đọc, dễ chọn trong thời gian ngắn. Việc sử dụng màu sắc, hình ảnh và font chữ nên thống nhất với concept chung của quán, vừa đảm bảo tính thẩm mỹ vừa giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu.
Trong quá trình vận hành, việc thay đổi món, điều chỉnh giá hay cập nhật hình ảnh menu là điều khó tránh khỏi. Lúc này, phần mềm quản lý quán trà sữa như một trợ thủ giúp chủ quán đồng bộ menu tập trung. Khi chủ quán chỉnh sửa, chỉ cần thao tác một lần và menu sẽ được tự động cập nhật trên các kênh bán hàng, bao gồm cả các ứng dụng giao đồ ăn. Nhờ đó, quán hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo trải nghiệm mua hàng nhất quán cho khách.
Sapo Fnb
Quản lý trà sữa, trà chanh
Bán hàng dễ dàng, quản lý nguyên vật liệu và doanh thu chi tiếtSapo FnB - Giải pháp quản lý quán trà sữa, trà chanh chuyên dụng giúp bạn order nhanh chóng, thanh toán chính xác và đẩy bán online hiệu quả. Tìm hiểu thêm và dùng thừ 07 ngày hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!
7. Bước 7: Hoàn thiện thủ tục pháp lý kinh doanh cho quán trà sữa
Một trong những vấn đề khiến nhiều người băn khoăn là mở quán trà sữa có cần giấy phép kinh doanh hay không. Theo quy định hiện hành, nếu bạn mở quán trà sữa tại địa điểm cố định, có mặt bằng rõ ràng và hoạt động kinh doanh thường xuyên, thì việc thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý và đăng ký giấy phép kinh doanh là yêu cầu bắt buộc. Đây là cơ sở để quán hoạt động hợp pháp và tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra, quản lý.
Đối với những ai xác định kinh doanh lâu dài và mở rộng trong tương lai, việc hoàn thiện hồ sơ pháp lý ngay từ đầu là bước không nên bỏ qua. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi khai trương sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro pháp lý, yên tâm vận hành và tập trung phát triển kinh doanh.
8. Bước 8: Trang bị máy móc, nguyên liệu và phần mềm quản lý quán trà sữa
Khi lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa, việc đầu tư máy móc và nguyên vật liệu là một trong những hạng mục quan trọng cần được tính toán kỹ lưỡng. Trang bị đầy đủ thiết bị pha chế sẽ giúp quy trình vận hành ổn định và đảm bảo chất lượng đồ uống đồng đều.
Vì vậy, chủ quán nên căn cứ vào quy mô kinh doanh, mô hình vận hành và khả năng tài chính để lựa chọn những thiết bị thực sự cần thiết, tránh đầu tư dàn trải gây lãng phí trong giai đoạn đầu.
Xem thêm: Các loại máy móc, dụng cụ và nguyên liệu cần có khi mở quán kinh doanh trà sữa
Bên cạnh đó, muốn kinh doanh quán trà sữa lâu dài bạn phải tìm được cách giúp tối ưu nguồn lực, hạn chế các rủi ro thất thoát, cũng như một công cụ hỗ trợ việc bán hàng dễ dàng nhanh chóng hơn. Và lúc này đây, việc đầu tư sở hữu một phần mềm quản lý quán trà sữa là một việc thiết yếu.
Với phần mềm quản lý quán trà sữa toàn bộ nghiệp vụ của quán trà sữa từ order đồ, đặt bàn, thanh toán, kiểm tra nguyên liệu trong kho, cho đến báo cáo doanh thu, quản lý nhân sự... đều diễn ra một cách trơn tru, nhanh chóng, dễ theo dõi và quản lý.
Ngoài ra, phần mềm Sapo cũng là lựa chọn tối ưu nhất ở thời điểm hiện tại, giúp order ngay tại bàn, tránh sai sót, tăng tốc độ phục vụ hiệu quả. Bạn có thể dùng thử phần mềm order trong 7 ngày với trọn bộ tính năng ngay tại đây!
Dùng thử miễn phí
9. Bước 9: Tuyển nhân viên
Nhân sự là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ và trải nghiệm khách hàng của quán trà sữa. Tùy theo quy mô, bạn có thể tự đảm nhiệm khâu pha chế hoặc tuyển thêm nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ để đảm bảo quán vận hành trơn tru, đặc biệt trong giờ cao điểm.
Theo mặt bằng chung, chi phí thuê nhân viên part-time trong ngành F&B thường dao động khoảng 20.000 - 30.000 đồng/giờ, thậm chí cao hơn tại các khu vực trung tâm hoặc vào ca tối, cuối tuần.
Vì vậy, chủ quán nên căn cứ vào lượng khách, khung giờ đông - vắng và khối lượng công việc thực tế để bố trí số lượng nhân sự phù hợp, tránh thiếu người gây quá tải hoặc dư người làm tăng chi phí vận hành không cần thiết.
10. Bước 10: Khai trương và triển khai marketing
Khai trương là thời điểm quan trọng để quán trà sữa tạo dấu ấn đầu tiên với khách hàng, đồng thời là bước triển khai thực tế sau khi lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa. Chủ quán nên kết hợp các hoạt động marketing như ưu đãi khai trương, truyền thông trên mạng xã hội và các kênh bán hàng online để thu hút khách đến trải nghiệm.
Việc triển khai marketing bài bản ngay từ đầu sẽ giúp quán nhanh chóng tiếp cận đúng tệp khách hàng và tạo đà tăng trưởng trong giai đoạn đầu kinh doanh.
Trên đây là 10 bước lập bản kế hoạch kinh doanh quán trà sữa cơ bản và cần thiết cho người mới bắt đầu. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể, từ đó sẵn sàng triển khai kế hoạch kinh doanh quán trà sữa hiệu quả và bền vững trong dài hạn. Chúc bạn thành công!
