Kinh nghiệm mở quán cafe từ A-Z và những sai lầm cần tránh

Bạn đang ấp ủ giấc mơ mở quán cafe nhưng lo lắng trước muôn vàn khó khăn, thử thách? Thấu hiểu được điều đó, bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm mở quán cafe từ A-Z và 7 sai lầm phổ biến khi mở quán cafe. Từ việc lựa chọn mặt bằng, quản lý tài chính, xây dựng đội ngũ nhân viên đến marketing hiệu quả, hãy cùng khám phá cẩm nang đầy đủ để biến giấc mơ quán cafe của bạn thành hiện thực!

1. Kinh nghiệm mở quán cafe thành công từ A-Z

1.1 Xác định ý tưởng và mô hình kinh doanh phù hợp

Trước khi bắt tay vào mở quán, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ ràng mô hình kinh doanh mà mình hướng tới. Một ý tưởng tốt sẽ là kim chỉ nam cho mọi bước đi sau này. Hãy khảo sát kỹ khu vực bạn dự định kinh doanh để chọn mô hình phù hợp nhất với thị trường mục tiêu.

Một số mô hình quán cafe phổ biến dễ triển khai hiện nay:

• Tiệm cafe mang đi (take away): Chi phí đầu tư thấp, vận hành gọn nhẹ, thích hợp khu vực đông dân cư, văn phòng.
• Quán cafe bình dân: Phục vụ đối tượng học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng; giá thành vừa phải.
• Cafe tại nhà: Tận dụng không gian nhà ở để kinh doanh; tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng.
• Cafe kết hợp ăn sáng: Phù hợp ở khu vực dân cư đông, nhu cầu ăn uống nhanh cao.

Xem thêm: Mô hình canvas quán cafe: 9 bước lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả

1.2. Lập kế hoạch tài chính và dự trù chi phí

Một kế hoạch tài chính bài bản sẽ giúp bạn kiểm soát tốt nguồn vốn và giảm thiểu rủi ro thất bại.

Các khoản chi phí cần dự trù cơ bản khi mở quán cafe:

Tổng chi phí dự kiến: Từ 130 triệu – 320 triệu tùy quy mô quán.

Một số lưu ý khi lập kế hoạch tài chính:

• Luôn dự phòng ít nhất 20% tổng chi phí. Kinh doanh thực tế thường phát sinh ngoài dự tính.
• Ưu tiên chi cho mặt bằng và sản phẩm, không nên dồn quá nhiều cho trang trí xa xỉ ngay từ đầu.

Hãy chia ngân sách thành 2 phần: đầu tư cố định (một lần) và vận hành thường xuyên (theo tháng) để kiểm soát dòng tiền chặt chẽ.

Xem thêm: Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn là đủ?

1.3. Tìm kiếm và lựa chọn mặt bằng kinh doanh

Mặt bằng là yếu tố then chốt quyết định thành bại khi mở quán cafe. Một vị trí thuận lợi có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí marketing ban đầu. Đừng vội vàng quyết định thuê khi chưa khảo sát thực địa vào các khung giờ cao điểm trong ngày.

Một số tiêu chí quan trọng khi chọn mặt bằng:

• Gần khu dân cư đông đúc, văn phòng, trường học: Nơi có lưu lượng người qua lại cao.
• Diện tích phù hợp với mô hình: Không gian khoảng 30–50m² là hợp lý cho quán nhỏ.
• Giao thông thuận tiện: Dễ tìm, dễ dừng xe, có chỗ để xe cho khách.
• Chi phí thuê hợp lý: Tiền thuê mặt bằng nên chiếm tối đa 15–20% doanh thu kỳ vọng.

1.4. Cải tạo không gian và trang trí quán

Không gian quán cafe cần tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái để khách hàng muốn quay lại nhiều lần. Bạn không cần đầu tư quá nhiều tiền, nhưng cần tạo được phong cách riêng. Hãy đảm bảo không gian quán có những "góc chill" đẹp mắt, dễ dàng trở thành background sống ảo cho khách hàng. Đây cũng là cách marketing tự nhiên cực kỳ hiệu quả.

Một số gợi ý trang trí quán cafe tiết kiệm chi phí:

• Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Sử dụng cửa kính lớn hoặc thiết kế mở để tiết kiệm điện và tạo cảm giác thoáng đãng.
• Sử dụng nội thất tối giản: Chọn bàn ghế gỗ, pallet hoặc tái chế nội thất cũ để tiết kiệm chi phí mà vẫn cá tính.
• Thêm điểm nhấn bằng cây xanh: Cây để bàn, chậu cây treo vừa làm đẹp vừa tạo cảm giác mát mẻ cho không gian.
• Chọn màu sắc nhẹ nhàng: Các tone màu pastel, trắng, gỗ tự nhiên luôn giúp quán cafe trông sáng và rộng hơn.

Xem thêm: 17 ý tưởng quán cafe độc đáo, thiết thực nhất hiện nay

1.5. Xây dựng menu đồ uống hấp dẫn

Menu là “linh hồn” của quán cafe. Một menu phù hợp không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn định hình phong cách riêng cho quán.

Những món đồ uống cơ bản nên có trong menu:

• Cafe đen, cafe sữa: Những món kinh điển không thể thiếu.
• Các loại trà: Trà đào, trà chanh, trà sữa nhẹ nhàng phù hợp nhiều đối tượng.
• Nước ép, sinh tố: Lựa chọn lành mạnh cho khách hàng yêu thích đồ uống healthy.
• Món đặc biệt của quán: Một món signature độc đáo giúp quán tạo dấu ấn riêng.

Một số lưu ý khi xây dựng menu:

• Giữ menu ngắn gọn, dễ gọi: Khoảng 15–20 món là phù hợp cho quán nhỏ.
• Chú trọng chất lượng hơn số lượng: Một món ngon hơn mười món nhạt nhòa.
• Giá bán phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu: Ví dụ, học sinh – sinh viên ưu tiên giá mềm.

Gợi ý: Bạn có thể xây dựng combo đồ uống + bánh ngọt để tăng giá trị đơn hàng trung bình.

1.6. Chuẩn bị pháp lý và giấy phép kinh doanh

Để kinh doanh cafe hợp pháp và tránh các rủi ro kiểm tra, xử phạt, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy phép theo quy định.

Các giấy tờ cần thiết khi mở quán cafe:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể (hoặc giấy phép đăng ký doanh nghiệp nếu mở quy mô lớn).
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Nếu phục vụ đồ ăn, đồ uống pha chế tại chỗ.
  Đăng ký mã số thuế và đóng thuế theo quy định: Bao gồm thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng.

Lưu ý:

• Nếu diện tích quán nhỏ, ít nhân viên, bạn có thể đăng ký hộ kinh doanh cá thể để đơn giản hóa thủ tục.
• Giữ bản sao công chứng tất cả giấy phép tại quán để tiện xuất trình khi cần.

Bạn cũng có thể thuê dịch vụ hỗ trợ làm giấy phép trọn gói nếu không có thời gian tự xử lý, chi phí khoảng 1–3 triệu đồng.

1.7. Lên kế hoạch marketing và khai trương quán cafe

Marketing hiệu quả ngay từ khi khai trương sẽ giúp quán cafe nhanh chóng được biết đến và thu hút khách hàng trong những ngày đầu tiên.

Những hoạt động marketing nên triển khai:

• Xây dựng fanpage, tiktok quán cafe: Đăng bài giới thiệu, video, hình ảnh chuẩn bị khai trương, cập nhật tiến độ mở quán.
• Tổ chức chương trình khai trương hấp dẫn: Giảm giá 10–20%, tặng đồ uống thứ 2 miễn phí hoặc tặng voucher cho lần ghé tiếp theo.
• Chạy quảng cáo khu vực lân cận: Target đúng tệp người dùng gần quán giúp tăng nhận diện nhanh chóng.
• Tận dụng truyền miệng: Khuyến khích bạn bè, người quen check-in, review quán trong những ngày đầu.

Một số lưu ý khi khai trương:

• Chuẩn bị sẵn kịch bản đón tiếp khách.
• Có chương trình ưu đãi kéo dài ít nhất 7–10 ngày sau khai trương để duy trì dòng khách.

Hãy chuẩn bị sẵn concept chụp ảnh đẹp trong quán ngay từ đầu để khách hàng có lý do check-in tự nhiên cho bạn.

Xem thêm: Lập kế hoạch khai trương quán cafe chi tiết và hiệu quả

1.8. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự cốt lõi

Một đội ngũ nhân viên tận tâm sẽ là nền tảng giúp quán cafe vận hành trơn tru và giữ chân khách hàng lâu dài.

Các vị trí nhân sự cần thiết khi mở quán cafe nhỏ:

• Nhân viên pha chế: 1–2 người, ưu tiên người có kinh nghiệm cơ bản.
• Nhân viên phục vụ: 1–2 người, giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, ngoại hình ưa nhìn là lợi thế.

Lưu ý khi tuyển dụng và đào tạo:

• Tuyển đúng người ngay từ đầu: Không chỉ đánh giá tay nghề mà còn thái độ và tinh thần trách nhiệm.
• Đào tạo quy trình làm việc: Từ pha chế, phục vụ đến chăm sóc khách hàng cần có quy chuẩn rõ ràng.
• Khuyến khích nhân viên gắn bó: Tạo môi trường làm việc thân thiện, có chính sách thưởng, tăng lương theo hiệu quả công việc.

Gợi ý: Khi tuyển dụng, đừng ngại ưu tiên những bạn trẻ đam mê F&B, yêu thích cafe, vì họ sẽ dễ dàng đồng hành lâu dài cùng bạn

2. 7 sai lầm phổ biến khi mở quán cafe

2.1. Lựa chọn mặt bằng, vị trí không phù hợp

Khi khởi nghiệp kinh doanh quán cafe, việc lựa chọn mặt bằng và vị trí không phù hợp là một trong những sai lầm phổ biến và nghiêm trọng nhất. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý để tránh sai lầm này:

Sai lầm chính trong việc chọn mặt bằng, vị trí quán cafe thường bao gồm:

1. Chọn vị trí "bừa bãi" mà không nghiên cứu kỹ: Nhiều chủ quán vội vàng chọn một địa điểm với giá thuê vừa phải hoặc tận dụng cửa hàng có sẵn của gia đình mà không cân nhắc các yếu tố khác.
2. Không xem xét đến lưu lượng người qua lại: Quán cafe cần nằm ở nơi đông đúc, dễ đi lại và gần với những nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu.
3. Bỏ qua yếu tố tiện lợi cho khách hàng: Ví dụ, chọn vị trí trên đường một chiều khiến khách phải đi vòng, hoặc không có chỗ đỗ xe đủ rộng.
4. Không phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu: Ví dụ, mở quán hướng đến khách văn phòng nhưng lại chọn vị trí xa khu vực văn phòng.
5. Không cân nhắc đến chi phí thuê mặt bằng: Chọn mặt bằng có giá thuê quá cao so với khả năng tài chính, ảnh hưởng đến lợi nhuận lâu dài.

Để tránh những sai lầm này, bạn nên:

1. Nghiên cứu kỹ thị trường và xác định rõ đối tượng khách hàng mục tiêu trước khi chọn vị trí.
2. Chọn địa điểm phù hợp với phong cách và concept của quán.
3. Đảm bảo vị trí có đủ không gian để xe và tiện lợi cho khách hàng.
4. Cân nhắc kỹ chi phí thuê mặt bằng so với doanh thu dự kiến.
5. Quan sát lưu lượng người qua lại và các đối thủ cạnh tranh trong khu vực.
6. Khảo sát địa điểm vào nhiều thời điểm khác nhau trước khi quyết định
7. Cân nhắc mở quán ở các khu vực ngoại thành hoặc nông thôn nếu tìm được vị trí phù hợp

Với quy mô nhỏ, có thể bắt đầu với mô hình take away hoặc bán online, nhưng cần chú trọng vào chất lượng sản phẩm. Lưu ý rằng việc thuê mặt bằng thường đòi hỏi đặt cọc dài hạn, vì vậy hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

2.2. Bỏ qua việc nghiên cứu đối tượng khách hàng

Khi mở quán cà phê, một trong những sai lầm phổ biến là không tìm hiểu kỹ về khách hàng mục tiêu. Đây là một bước quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình chuẩn bị kinh doanh.

Hãy tưởng tượng bạn đang mở một quán cà phê chuyên về cà phê đen, nhưng khu vực xung quanh lại toàn dân văn phòng thích uống trà sữa. Chắc chắn, quán của bạn sẽ rất khó để thu hút khách hàng.

Trước khi bắt tay vào kinh doanh, hãy dành thời gian để trả lời những câu hỏi này:

1. Khách hàng mục tiêu của bạn là ai? Sinh viên, dân văn phòng, hay những người yêu thích không gian yên tĩnh?
2. Họ thích uống gì? Cà phê, trà, hay các loại đồ uống khác?
3. Họ đến quán vào thời điểm nào trong ngày? Buổi sáng, trưa, hay tối?
4. Mức chi tiêu trung bình của họ là bao nhiêu?

Nhiều người thường mắc phải sai lầm khi chạy theo xu hướng mà không xem xét kỹ lưỡng. Ví dụ, họ mở quán cà phê theo phong cách "sống ảo" hoặc kiểu Hàn Quốc chỉ vì thấy những mô hình này đang hot, mà không nhận ra rằng khách hàng có thể chỉ ghé qua một lần hoặc quán không đáp ứng được kỳ vọng. Điều này có thể dẫn đến thua lỗ trong dài hạn.

Nghiên cứu kỹ đối tượng khách hàng giúp:

• Thấu hiểu nhu cầu và sở thích của họ.
• Xây dựng phong cách thiết kế quán và phục vụ phù hợp.
• Cải thiện chất lượng đồ uống/món ăn theo ý thích khách hàng.
• Tối ưu hóa các chiến dịch marketing, tiết kiệm chi phí.
• Tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ.

Bằng cách nghiên cứu kỹ đối tượng khách hàng, bạn sẽ có định hướng rõ ràng cho việc kinh doanh, từ đó tăng cơ hội thành công cho quán cafe của mình.

Xem thêm: Mô hình quán cafe 100 triệu: nên bắt đầu từ đâu để không lỗ vốn?

2.3. Thiếu kế hoạch tài chính rõ ràng từ ban đầu

Việc lập kế hoạch chi tiết cho quán cà phê là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người thường bỏ qua một yếu tố không kém phần quan trọng đó là chi phí phát sinh.

Kinh nghiệm mở quán cafe cho thấy, ngoài những khoản chi phí cố định như mặt bằng, thiết bị, nguyên liệu, bạn còn cần dự trù một khoản để đối phó với những tình huống bất ngờ.

Những chi phí phát sinh thường gặp:

• Sửa chữa, bảo trì thiết bị: Máy pha cà phê hỏng, tủ lạnh hư, hệ thống điện nước gặp sự cố...
• Marketing: Quảng cáo, khuyến mãi, tổ chức sự kiện...
• Nguyên liệu tăng giá: Giá cà phê, sữa, đường... có thể biến động theo thị trường.
• Chi phí nhân sự: Tăng lương, thưởng cho nhân viên, tuyển dụng nhân viên mới...

Tại sao cần dự trù chi phí phát sinh?

• Tránh tình trạng thiếu vốn: Khi có sự cố xảy ra, bạn sẽ không bị động về tài chính.
• Đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thành công: Bạn có thể nhanh chóng khắc phục sự cố và duy trì chất lượng dịch vụ.

2.4. Thiếu chiến lược Marketing cho quán

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao có những quán cafe nhỏ, nằm trong con hẻm yên tĩnh vẫn đông khách đến vậy? Câu trả lời nằm ở chiến lược quảng cáo hiệu quả.

Khách hàng ngày nay không chỉ tìm kiếm một ly cà phê ngon, mà còn muốn tìm thấy một không gian thoải mái, một trải nghiệm đáng nhớ. Nếu bạn không chủ động giới thiệu quán của mình, làm sao họ có thể biết đến và đến thưởng thức?

Để xây dựng một thương hiệu cafe thành công, bạn cần có một kế hoạch quảng cáo rõ ràng, bao gồm:

• Xây dựng hình ảnh nhận diện thương hiệu: Logo, màu sắc, phong cách thiết kế...
• Tạo nội dung hấp dẫn: Chia sẻ câu chuyện của quán, giới thiệu các loại cà phê đặc biệt, tổ chức các sự kiện...
• Tương tác với khách hàng: Trả lời tin nhắn, bình luận, tổ chức các cuộc thi...

2.5. Không chú trọng chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Bạn có biết điều gì khiến khách hàng quyết định lựa chọn một quán cafe? Đó chính là trải nghiệm. Một ly cà phê ngon, một không gian thoải mái và một dịch vụ chuyên nghiệp sẽ khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và muốn quay lại.

Nhiều quán cafe chỉ tập trung vào số lượng khách hàng mà quên đi chất lượng. Điều này dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như mất khách hàng thân thiết, giảm doanh thu và khó khăn trong việc xây dựng thương hiệu.

Để xây dựng một thương hiệu cafe thành công, bạn cần có một xây dựng sản phẩm, bao gồm:

1. Đầu tư vào chất lượng: Từ hạt cà phê, đến cách pha chế, và cả cách trình bày đều cần được chú trọng.
2. Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp: Nhân viên là người trực tiếp tương tác với khách hàng, vì vậy việc đào tạo họ về kỹ năng phục vụ và kiến thức về cà phê là rất quan trọng.
3. Tạo không gian thoải mái: Thiết kế không gian quán phải tạo cảm giác ấm cúng, thư giãn để khách hàng có thể thư giãn và tận hưởng.
4. Lắng nghe khách hàng: Hãy thường xuyên lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ.

2.6. Không kỹ lưỡng trong quá trình tuyển dụng nhân sự

Bạn đã bao giờ bước vào một quán cafe mà cảm thấy không thoải mái vì thái độ phục vụ của nhân viên? Hay bạn đã từng chứng kiến cảnh nhân viên làm việc hời hợt, thiếu chuyên nghiệp? Những điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng mà còn làm giảm uy tín của quán.

Việc tuyển chọn và đào tạo nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một quán cafe. Một nhân viên tốt không chỉ có kỹ năng phục vụ chuyên nghiệp mà còn cần phải có thái độ làm việc nhiệt tình, thân thiện và luôn sẵn lòng học hỏi.

Khi tuyển nhân viên, bạn nên chú ý đến những yếu tố sau:

• Thái độ: Nhân viên có thái độ làm việc tích cực, thân thiện và sẵn sàng học hỏi.
• Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên có khả năng giao tiếp tốt, biết cách lắng nghe và giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng phục vụ: Nhân viên có kiến thức về các loại cà phê, cách pha chế và các kỹ năng phục vụ khách hàng.
• Tinh thần đồng đội: Nhân viên có tinh thần làm việc nhóm, sẵn sàng hợp tác với các đồng nghiệp khác.

Ngoài ra, bạn cũng nên tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên để nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên.

2.7. Thiếu sáng tạo trong việc thiết kế không gian quán

Không gian quán cafe là câu chuyện bạn kể: Tại sao thiết kế sáng tạo lại quan trọng? Bạn có bao giờ bước vào một quán cafe và cảm thấy bị thu hút bởi không gian độc đáo của nó? Đó chính là sức mạnh của thiết kế sáng tạo. Một không gian đẹp, ấn tượng không chỉ tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng mà còn giúp họ có những trải nghiệm đáng nhớ.

Tại sao thiết kế lại là yếu tố cạnh tranh quan trọng?

• Tạo sự khác biệt: Khách hàng luôn tìm kiếm những trải nghiệm mới lạ. Một không gian độc đáo sẽ giúp quán cafe của bạn trở nên khác biệt và thu hút khách hàng.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Khi tất cả các quán cafe đều cung cấp những sản phẩm tương tự nhau, thiết kế sẽ là yếu tố giúp bạn vượt trội so với đối thủ.
• Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng: Một không gian được thiết kế hợp lý sẽ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và muốn ở lại lâu hơn.

Đầu tư vào thiết kế sáng tạo là một quyết định thông minh để quán cafe của bạn phát triển bền vững và vượt qua các đối thủ cạnh tranh.

Mở quán cafe là một hành trình nhiều cảm xúc, từ lúc lên ý tưởng đến khi đón những vị khách đầu tiên. Hành trình đó sẽ thuận lợi hơn rất nhiều nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng từng bước, từ việc chọn mô hình kinh doanh, lập kế hoạch tài chính, tìm kiếm mặt bằng, xây dựng menu đến triển khai marketing và vận hành nhân sự. Hãy bắt đầu với một kế hoạch rõ ràng, một tinh thần kiên trì và luôn sẵn sàng học hỏi từ thực tế, để từng bước biến giấc mơ sở hữu quán cafe riêng thành hiện thực.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ quản lý quán cafe chuyên nghiệp và hiệu quả, đừng bỏ qua phần mềm quản lý quán cafe Sapo. Với các tính năng như quản lý đơn hàng, tồn kho, doanh thu và hỗ trợ bán hàng nhanh chóng, Sapo sẽ giúp bạn vận hành quán dễ dàng, tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào việc phát triển kinh doanh.

Quản lý quán cafe, trà sữa, trà chanh chuyên nghiệp với phần mềm quản lý dịch vụ ăn uống Sapo

Dùng thử miễn phí