+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Khai trương là một trong những hoạt động quan trọng để giới thiệu quán của bạn đến với khách hàng. Khai trương quán cafe cần chuẩn bị những gì để hoạt động này diễn ra thuận lợi và thành công. Đừng bỏ qua những gợi ý từ Sapo cho quán của bạn nhé.
1. Lập kế hoạch cho buổi khai trương quán cafe
1.1 Dự trù kinh phí cho ngày khai trương
Mức chi phí bạn bỏ ra vào ngày khai trương sẽ quyết định quy mô của ngày khai trương quán cafe. Bạn sẽ phải chuẩn bị các chi phí như chi phí dành cho trang trí, in ấn, khuyến mại, tổ chức trò chơi, tri ân khách hàng,...Tuy nhiên, không phải cứ bỏ ra số tiền càng lớn thì buổi khai trương quán của bạn sẽ càng hoành tráng. Điều này còn phụ thuộc rất nhiều vào cách setup tổ chức của bạn. Đây là một trong những cách khai trương quán cafe bạn nên chú ý.
Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Quán cafe nhỏ, vốn hạn chế (20–30 chỗ ngồi)
Với mô hình quán nhỏ, ngân sách dành cho ngày khai trương thường dao động từ 5 – 10 triệu đồng, tập trung vào các hạng mục cơ bản như: trang trí mặt tiền đơn giản, in standee – banner, chương trình giảm giá nhẹ trong ngày đầu và một số phần quà nhỏ tri ân khách ghé quán. Thay vì đầu tư quá nhiều vào hình thức, các quán quy mô nhỏ nên ưu tiên trải nghiệm khách hàng và sự ổn định trong vận hành ngay từ ngày đầu.
Ví dụ 2: Quán cafe quy mô vừa (40–60 chỗ ngồi)
Với quán có không gian rộng hơn, chi phí khai trương thường nằm trong khoảng 15 – 30 triệu đồng. Ngân sách có thể phân bổ cho trang trí chỉn chu hơn, tổ chức minigame, mời khách mời thân thiết, kết hợp truyền thông trên fanpage hoặc các hội nhóm địa phương để thu hút lượng khách ban đầu. Ở mô hình này, việc chuẩn bị kỹ nhân sự và quy trình phục vụ trong ngày khai trương là yếu tố quyết định trải nghiệm của khách.
1.2 Chọn ngày khai trương quán cafe
Theo quan niệm của ông cha ta, xem ngày khai trương là một tập tục không thể bỏ qua. Việc này giúp chủ quán lựa chọn được ngày đẹp, giờ đẹp và hợp với tuổi chủ ngụ ý mong muốn ngày khai trương diễn ra suôn sẻ, may mắn, tấp nập khách ra vào.
Bên cạnh đó, chủ quán cũng nên chọn những ngày đẹp vào dịp cuối tuần do đây là những ngày khách hàng có nhiều thời gian nghỉ ngơi, đi chơi cùng gia đình, bạn bè.
“Có thờ có thiêng, có kiêng có lành.” Vì vậy đừng quên đi xem ngày khai trương trước khi bắt đầu công việc kinh doanh bạn nhé.
1.3 Trang trí quán cafe
Trang trí cửa hàng bắt mắt là một trong những điểm nhấn thu hút khách hàng trong ngày khai trương quán cafe. Hãy chuẩn bị setup sẵn sàng các vật dụng trong ngày khai trương như standee, sticker, hoa, bóng bay, băng rôn, …Bên cạnh đó, âm thanh và ánh sáng cũng được chuẩn bị và setup sẵn sàng. Nên chọn những bản nhạc vui tươi khuấy động không khí, ánh sáng màu ấm làm nổi bật tổng thể không gian của quán cafe. Tất cả những yếu tố đi kèm này sẽ khiến buổi khai trương quán cafe của bạn nhộn nhịp và sống động hơn bao giờ hết.
1.4 Chuẩn bị kế hoạch truyền thông và các chương trình khuyến mãi
Để buổi khai trương quán cafe được nhiều khách hàng biết tới, đừng quên xây dựng một kế hoạch truyền thông hoàn hảo. Ngoài việc truyền thông những thông tin của cửa hàng và ngày khai trương, bạn nên truyền thông thêm các thông tin về chương trình khai trương quán cafe ưu đãi đặc biệt để thu hút khách đến nhiều hơn.
Nếu bạn là chủ kinh doanh có nguồn vốn đủ lớn, hãy book các KOL, KOC để họ truyền thông về quán của bạn. Thậm chí, bạn có thể lên kế hoạch mời ca sĩ, những người có tầm ảnh hưởng tham gia vào buổi khai trương để thu hút thêm lượng khách hàng lớn là fans của họ.
Xem thêm: Các bước lập chiến lược marketing cho quán cafe mới mở giúp tăng doanh thu
1.5 Mua phần mềm quản lý quán cafe
Trong quá trình xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp, bạn không thể bỏ qua các phần mềm bán hàng giúp bạn quản lý quán hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý quán cafe là công cụ hỗ trợ đắc lực trong ngày khai trương giúp bạn:
- Order từ xa bằng tablet, điện thoại di động.
- Tự động chuyển thông tin order đến quầy pha chế.
- Kiểm tra số lượng khách đặt bàn trước và tình trạng bàn trống.
- Tính hóa đơn nhanh chóng với phần mềm tính tiền, in hóa đơn tự động.
- Bán hàng online với Web Order được tích hợp hoàn toàn miễn phí.
- Đăng ký Grab Food với chính sách ưu đãi.
- Thiết lập chương trình khuyến mãi và áp mã tự động khi thanh toán.
- Quản lý từ xa dễ dàng trên các thiết bị di động.
Dùng thử miễn phí
1.6 Đào tạo nhân viên
Hình ảnh và thái độ của nhân viên là một trong số các nhân tố để khách hàng đánh giá thương hiệu của bạn. Do vậy, bạn phải tổ chức các buổi training cho nhân viên về các công việc họ cần làm trong ngày khai trương để nắm rõ quy trình. Bên cạnh khả năng chuyên môn, đào tạo để nhân viên nâng cao kỹ năng mềm, khả năng giao tiếp với khách hàng cũng vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sử dụng sản phẩm/dịch vụ tại quán. Quá trình đào tạo nhân viên cũng có lợi ích lâu dài về sau đối với quán của bạn.
Checklist đào tạo nhân viên trước ngày khai trương quán cafe
Trước ngày khai trương, chủ quán nên rà soát nhanh các nội dung đào tạo quan trọng để đảm bảo đội ngũ nhân viên có thể phối hợp nhịp nhàng và phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu:
- Nhân viên nắm rõ menu, giá bán và các món chủ lực để tư vấn nhanh, tránh nhầm lẫn khi khách hỏi hoặc gọi món.
- Hiểu rõ quy trình order – chuyển pha chế – thanh toán, đặc biệt trong khung giờ cao điểm để hạn chế tình trạng chờ lâu, sót món.
- Biết cách xử lý các tình huống phát sinh thường gặp trong ngày khai trương như đông khách đột ngột, khách đổi món, thiếu nguyên liệu tạm thời.
- Nắm rõ chương trình ưu đãi, khuyến mãi khai trương để giới thiệu đúng cho khách và áp dụng chính xác khi thanh toán.
- Thống nhất cách giao tiếp và thái độ phục vụ: chào hỏi, cảm ơn, xin lỗi khi cần thiết nhằm tạo thiện cảm với khách hàng ngay từ lần ghé quán đầu tiên.
- Biết cách phối hợp giữa các vị trí (order – pha chế – thu ngân – phục vụ) để tránh rối quy trình khi lượng khách tăng cao.
Tham khảo ngay: Các bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe thu hút khách cần biết
2. Khai trương quán cafe
2.1 Cúng khai trương quán cafe
Cúng khai trương quán cafe là nghi thức quan trọng trước khi khai trương giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi, công việc làm ăn phát đạt. Cúng khai trương quán cafe được tiến hành vào ngày khai trương và giờ lành đã được xem từ trước.
Sau khi hoàn thành lễ khai trương đã xong, bạn nên chọn khách hàng đầu tiên bước chân vào cửa hàng của bạn. Họ thường là những người hợp với tuổi của chủ quán. Bạn nên lựa chọn vị khách này từ trước và chuẩn bị một số phần quà hay chương trình khuyến mại đặc biệt để tri ân họ.
2.2 Đón tiếp khách mời, khách hàng
Sự đón tiếp chu đáo là cách để quán của bạn để lại ấn tượng tốt đối với các khách mời, khách hàng tham gia vào ngày khai trương. Nếu bạn quá bận rộn và không thể đón tiếp từng vị khách, hãy đào tạo nhân viên lễ tân hoặc thuê đội ngũ chuyên nghiệp từ các đơn vị bên ngoài. Một điều bạn cần lưu ý khi thuê lễ tân bên ngoài là cần thông tin tới họ các hoạt động trong ngày khai trương quán cafe để họ nắm rõ và chủ động đón tiếp cũng như giới thiệu quán của bạn đến với khách hàng tham gia.
2.3 Tri ân khách hàng
Đừng quên ghi điểm trong mắt khách hàng trong ngày khai trương quán cà phê với một số hoạt động “nhỏ nhưng có võ”. Muốn khách hàng ghé thăm quán của bạn vào các lần tiếp theo, hãy gửi lời tri ân tới những khách hàng tới tham gia buổi khai trương bằng những tấm thiệp cảm ơn nhỏ xinh, hay một số phần quà lưu niệm, voucher giảm giá cho những lần mua sau. Tuy nhiên, chủ nhà hàng cần phải xác định mức chi phí bỏ ra cho các hoạt động này để có thể kiểm soát và có biện pháp điều chỉnh phù hợp với tình hình tài chính của quán.
Tổng kết
Khai trương quán cafe không chỉ là ngày đánh dấu thời điểm bắt đầu kinh doanh, mà còn là bài kiểm tra đầu tiên về cách vận hành và phục vụ khách hàng của quán. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ kế hoạch, nhân sự đến quy trình bán hàng sẽ giúp buổi khai trương diễn ra suôn sẻ, tạo ấn tượng tốt và giữ chân khách quay lại trong những lần sau.
Để giảm thiểu sai sót trong ngày khai trương – đặc biệt khi lượng khách tăng đột biến – chủ quán nên chủ động ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe ngay từ đầu. Việc quản lý order, bàn, thanh toán và chương trình khuyến mãi trên một hệ thống thống nhất không chỉ giúp quán vận hành gọn gàng hơn mà còn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức về lâu dài.
Nếu bạn đang chuẩn bị khai trương quán cafe, hãy bắt đầu bằng một giải pháp quản lý phù hợp để yên tâm bán hàng ngay từ ngày đầu tiên và xây dựng nền tảng vận hành bền vững cho quán.
