Với những chủ shop online mới bắt đầu hoặc kinh doanh quy mô nhỏ, việc quản lý sản phẩm, đơn hàng, tồn kho hay doanh thu bằng sổ sách thủ công thường dễ nhầm lẫn và tốn nhiều thời gian. Trong bối cảnh đó, file Excel quản lý bán hàng trở thành giải pháp đơn giản, dễ dùng và hoàn toàn miễn phí, giúp bạn kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn mỗi ngày. Trong bài viết này, Sapo sẽ chia sẻ các mẫu file Excel quản lý bán hàng online mới nhất, bao gồm: quản lý sản phẩm, xuất – nhập – tồn, khách hàng và doanh thu.
1. Tại sao nên sử dụng file excel quản lý bán hàng online?
Thay thế cho sổ sách ghi chép phức tạp, tốn công sức mà lại rất dễ phát sinh nhầm lẫn, file excel quản lý bán hàng online được xem là giải pháp giúp cho các chủ shop thao tác quản lý thông tin hàng hóa, khách hàng, đơn vận chuyển,...hiệu quả và nhanh chóng hơn.
File excel quản lý bán hàng online
1.1. Thống kê thông tin chi tiết
Khi sử dụng sổ sách để lưu thông tin về hàng hóa thường tốn nhiều thời gian để tra cứu, tìm kiếm thông tin khi cần. Dù bạn có là người cẩn thận ghi chép và phân chia thông tin một cách có hệ thống nhất trong sổ sách thì việc tìm kiếm thông tin vẫn rất mất thời gian và khó khăn.
Excel là công cụ được thể hiện dưới dạng bảng tính, vì vậy quản lý bán hàng online bằng excel giúp bạn thống kê thông tin theo bảng biểu, hàng cột được phân chia rõ ràng. Hơn thế nữa, bạn có thể tự thiết kế một bản thống kê đúng như nhu cầu kiểm soát của bạn.
Ví dụ: Bạn muốn quản lý hàng hóa có thể lưu trữ các thông tin như: thời gian, tên sản phẩm, số lượng, mã sản phẩm, tồn kho, giá bán, giá nhập,...và khi tra cứu tìm kiếm lại thông tin sẽ rất đơn giản, chỉ cần vài thao tác là tìm được thông tin mà bạn cần.
Quản lý bán hàng online bằng excel
1.2. Tiết kiệm thời gian nhờ tính toán bằng hàm tính có sẵn
Ngoài việc sử dụng để thống kê thông tin nhằm kiểm soát, quản lý hàng hóa của shop bạn. File excel còn có hàm tính giúp bạn tính toán doanh thu, doanh số của bạn ngay trên file.
Giờ đây, để tránh những sai số khi tính toán bằng sổ sách, ghi chép mất thời gian, quản lý bán hàng online bằng excel chỉ cần vài thao tác nhập số liệu, đặt hàm là excel tự động tính ra số liệu doanh thu, doanh số giúp bạn vừa nhanh vừa chuẩn xác. Tuy nhiên, lưu ý khi sử dụng mẫu excel quản lý bán hàng online là bạn cần nhập chính xác số liệu và đặt đúng hàm.
Xem thêm: 5 Mẫu file excel giúp quản lý Shop quần áo dễ dàng - Ai cũng làm được
Bảng excel bán hàng online giúp tiết kiệm thời gian
Bài đọc thêm: Hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý công nợ đơn giản nhất
1.3. Hoàn toàn miễn phí
Phổ biến trên toàn thế giới, excel là công cụ không những chỉ để dùng cho quản lý kinh doanh online mà còn cho nhiều lĩnh vực, ngành nghề và mô hình kinh doanh khác nhau. Và bạn biết đó, đây là một công cụ miễn phí hoàn toàn.
Khi sử dụng máy tính, laptop hay ngay trên chiếc điện thoại thông minh của bạn, bạn chỉ cần download excel về các thiết bị này là có thể sử dụng ngay lập tức, rất dễ dàng cài đặt mà không mất bất cứ chi phí nào. Đây sẽ là công cụ phù hợp với những ai đang chưa sẵn sàng chi trả một khoản tiền để đầu tư mua phần mềm quản lý.
Đọc thêm: App quản lý kho hàng miễn phí tốt nhất hiện nay
Nếu bạn đã bị thuyết phục bởi những lý do nên sử dụng file excel quản lý bán hàng online thì chẳng còn chần chừ gì mà không tham khảo ngay các mẫu và cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel ở phần tiếp theo nhé.
2. Tổng hợp mẫu file excel quản lý bán hàng online
Để có được một file quản lý bán hàng excel vừa đơn giản vừa mang tới hiệu quả, Sapo sẽ chia sẻ với bạn các mẫu và cách tạo giúp bạn lựa chọn được một mẫu thích hợp nhất ứng dụng ngay cho shop online của mình nhé.
2.1. File excel quản lý sản phẩm
Quản lý sản phẩm của shop online là việc không thể thiếu của các chủ shop, bạn sẽ biết được mình có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, giá thành ra sao. Vì vậy, các chủ shop nên tạo file quản lý bán hàng bằng excel như sau:
- Tên hàng hóa
- Loại hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng hàng hóa
File excel quản lý sản phẩm
Tải ngay File excel quản lý sản phẩm Tại đây
2.2. File excel quản lý xuất nhập tồn
Một file excel quản lý bán hàng online quan trọng không kém luôn cần sử dụng để kiểm soát thông tin chính là file quản lý xuất nhập tồn. File này sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý đơn giản, thuận lợi hơn và bao gồm những mục như sau:
- Ngày/tháng/ năm phát sinh giao dịch
- Chứng từ giao dịch
- Mã hàng hóa, tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú
File excel quản lý xuất nhập tồn
Tải ngay mẫu file excel quản lý xuất nhập tồn Tại đây
2.3. File excel quản lý khách hàng
Kinh doanh online thì không thể bỏ qua việc quản lý khách hàng, việc tạo file quản lý khách hàng sẽ giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn, nhận biết được khách hàng thân thiết để kịp thời có những ưu đãi dành cho họ, nó sẽ giúp gia tăng doanh thu cho cửa hàng của bạn. Khi tạo file quản lý khách hàng bằng excel, bạn cần có những thông tin như:
- Tên khách hàng
- Mã khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Email (nếu cần)
File excel quản lý khách hàng
Tải ngay File excel quản lý khách hàng Tại đây
2.4. File excel quản lý doanh thu
Với file quản lý bán hàng online theo dõi doanh thu - doanh số từ hoạt động của cửa hàng cũng như các chi phí phát sinh, bạn chỉ cần lập bảng bao gồm các thông tin như:
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Bảng giá
- Tên khách hàng
- Số lượng
- Ghi chú
File excel quản lý doanh thu
Nhờ vậy, các chủ shop bán hàng online sẽ kiểm soát được doanh thu nhanh chóng hơn, chi tiết và chính xác hơn. Bạn có thể thêm cột thời gian trong file để tra cứu thông tin theo ngày/tuần/tháng năm rõ ràng hơn.
Tải ngay File excel quản lý doanh thu Tại đây
3. Ứng dụng quản lý bán hàng online Sapo - Quản lý bán hàng mọi lúc mọi nơi
File Excel giúp quản lý bán hàng online đơn giản, nhưng dễ sai sót, khó kiểm soát từ xa và không phù hợp khi shop mở rộng kinh doanh. Thay vì loay hoay với bảng tính cồng kềnh, bạn có thể chuyển sang dùng app quản lý bán hàng Sapo – thao tác dễ dàng trên điện thoại, theo dõi đơn hàng, doanh thu và gọi ship mọi lúc, mọi nơi.
3.1. Quản lý bán hàng online theo từng danh mục
Bạn có thể quản lý shop online của mình theo các danh mục như: hàng hóa, khách hàng, báo cáo doanh thu, sổ quỹ, vận chuyển,...
Khi vào mỗi mục này, bạn sẽ được điền các thông tin liên quan và rất chi tiết rõ ràng giúp bạn kiểm soát thông tin hiệu quả hơn. Đặc biệt khi nhập sản phẩm, ứng dụng hỗ trợ bạn quét mã barcode để đưa thông tin hàng hóa lên, đây là cách thức nhập thông tin nhanh chóng hơn.
3.2. Đẩy đơn vận chuyển nhanh chóng
Ngay khi tạo đơn hàng trên ứng dụng Sapo, bạn sẽ lựa chọn ngay được đơn vị vận chuyển mà bạn cần. Hoàn toàn trái ngược so với việc dùng file excel quản lý bán hàng online, các chủ shop phải vất vả tìm ship trên các diễn đàn, group,..mà vẫn còn không tìm được shipper tin tưởng. Thì với Sapo chỉ cần vài thao tác dễ dàng là gọi được shipper vận chuyển cho bạn.
Ngoài ra, app Sapo kết nối với 8 đơn vị vận chuyển vô cùng uy tín như: Sapo Express, Shippo, GHN, Ninja Van,...và hiển thị gợi ý cho bạn giá ship hàng và thời gian dự kiến ship hàng, giúp bạn ước lượng và báo cho khách hàng của mình về tiền ship và thời gian cũng như kiểm soát được đơn hàng ngay trên ứng dụng.
Hơn thế nữa, hiện nay ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí Sapo mang tới rất nhiều ưu đãi về phí vận chuyển như: miễn phí 100% cho 3 đơn hàng đầu tiên ngay khi tải app, cùng hàng loạt các ưu đãi 30%, 50%, 70% phí giao hàng.
3.3. Quản lý từ xa dễ dàng
Hãy thử nghĩ rằng, bạn không thường xuyên ở nhà, hay ở kho hàng, vậy như khi sử dụng file excel quản lý bán hàng online bạn không thể chờ tới lúc về tới nhà mới kiểm tra được hàng hóa sản phẩm, đơn hàng, rất bất tiện phải không?
Chỉ cần tải app về điện thoại thông minh của mình là bạn có thể quản lý shop online của mình ngay cả khi không ở nhà, hay cửa hàng. Chỉ cần mở app trên điện thoại là bạn có thể xem ngay được tình trạng kinh doanh của mình.
Quản lý bán hàng bằng ứng dụng Sapo dù được miễn phí tuy nhiên vẫn bị hạn chế tính năng, bạn có thể tham khảo thêm phần mềm bán hàng online Sapo POS để giúp bạn quản lý bán hàng, đơn hàng, khách hàng và bán hàng trên Facebook, các sàn TMĐT được dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.
File excel quản lý bán hàng online hay app Sapo đều là những công cụ dùng để hỗ trợ bạn thuận tiên hơn trong quá trình quản lý bán hàng, hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của Sapo bạn sẽ lựa chọn được mẫu file excel bán hàng online và tham khảo thêm được một ứng dụng hữu ích và hoàn toàn miễn phí để sử dụng trong quá trình kinh doanh của mình được hiệu quả hơn.
