Bật mí cách quản lý siêu thị mini hiệu quả cho người mới bắt đầu

Bật mí cách quản lý siêu thị mini hiệu quả cho người mới bắt đầu

Vận hành siêu thị mini như thế nào để có lãi? Quản lý siêu thị mini như thế nào vừa đơn giản vừa hiệu quả? Cách quản lý hàng tồn kho siêu thị? Nên quản lý và chia ca làm cho nhân viên siêu thị mini thế nào thì hợp lý? Đó là những trăn trở của rất nhiều chủ doanh nghiệp khi bắt tay vào kinh doanh siêu thị mini.

Để giải đáp những thắc mắc về việc vận hành và quản lý siêu thị mini, Sapo xin chia sẻ một vài kinh nghiệm về quản lý hàng hóa, quản lý doanh thu, quản lý nhân sự để giúp bạn quản lý siêu thị mini hiệu quả, đảm bảo doanh thu tăng trưởng ầm ầm.

1. Quản lý siêu thị mini là gì và tại sao cần quản lý siêu thị mini?

1.1 Quản lý siêu thị mini là gì?

Quản lý siêu thị mini là quá trình bao gồm các hoạt động và quy tắc nhằm đảm bảo siêu thị mini được vận hành theo một quy chuẩn nhất định dù người vận hành là ai. Mục tiêu của quản lý siêu thị mini là giúp chủ siêu thị có được những thông tin cần thiết để xử lý giúp cho hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

1.2 Tại sao cần quản lý siêu thị mini?

Mặc dù chỉ là siêu thị mini nhưng tính phức tạp trong các mối quan hệ kinh doanh, bán hàng cũng không kém các siêu thị lớn bởi một siêu thị mini như vậy trung bình có từ 2000 đến 3000 mặt hàng, mỗi mặt hàng lại có số lượng khác nhau, đặt tại nhiều kho, nhiều quầy khác nhau đồng nghĩa với việc bạn cần phải quản lý một lượng tồn kho lên tới vài chục nghìn sản phẩm. Các mặt hàng này có nhiều hình thức thanh toán khác nhau, có những mặt hàng nhận ký gửi rồi ăn theo phần trăm, có loại hàng mua đứt bán đoạn, hơn nữa nguồn hàng được cung cấp từ nhiều nhà sản xuất, phân phối khác nhau. Hàng hóa bán ra cũng theo nhiều phương thức khác nhau. Cụ thể như với mặt hàng thực phẩm tươi sống, các bộ phận như tai, chân giò, thịt thăn, nội tạng…đều có giá thành khác nhau nên không thể theo dõi theo số lượng hàng giống như các mặt hàng bánh kẹo đóng gói. Ngay cả những mặt hàng nhỏ như gói tăm hay gói bông ngoáy tai thì tính phức tạp trong xử lý cũng chẳng khác mặt hàng trị giá lớn là mấy.

Chưa kể tới việc hàng hóa bán ra cũng có nhiều chương trình khuyến mại khác nhau; việc theo dõi hàng tồn kho cần nhiều công cụ và phải khớp số liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Bất kì siêu thị nào cũng có hàng chục hình thức khuyến mãi khác nhau: giảm giá cho khách hàng trung thành; giảm giá trên tổng giá trị mua, hoặc 1.000 sản phẩm đầu tiên bán ra được tặng quà v.v…Mỗi siêu thị mini thường chỉ có một, hai hoặc ba quầy thanh toán nên trong những ngày chạy khuyến mại hay khi đông khách mà thực hiện thanh toán giao dịch hoàn toàn bằng tay thì không thể làm được. Rồi việc quản lý hàng trăm thẻ khách hàng , cập nhật điểm thưởng, tích điểm thẻ cũng sẽ rất khó khăn nếu như chỉ làm một cách thủ công. Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn thì càng nhiều lượng thông tin lưu trữ và càng mất nhiều thời gian, công sức để quản lý dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lý những thông tin trên. Những yếu tố này khiến việc quản lý siêu thị mini trở thành khối lượng công việc khổng lồ.

2. Quy trình vận hành và quản lý siêu thị mini

Siêu thị mini được vận hành theo quy trình ghi nhận và báo cáo, quy trình này nhằm giúp siêu thị mini có phương thức thanh toán hiện đại, kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, cung cấp giá trị tốt hơn cho khách hàng. Quy trình vận hành có thể được chia theo chu kỳ thời gian (ngày, tuần, tháng, năm) hoặc chu kỳ tiêu thụ sản phẩm (lô hàng, thùng hàng). Thông thường các đơn vị hay sử dụng chu kỳ thời gian để quản lý quy trình vận hành siêu thị. Việc bắt đầu và kết thúc một quy trình vận hành đo lường bằng các giá trị nhập xuất tồn và giá trị doanh thu phát sinh trong chu kỳ thời gian xác định.

Quản lý siêu thị mini cần nắm rõ các giá trị phát sinh đó và thường xuyên theo dõi báo cáo để điều chỉnh các hoạt động vận hành cần thiết nhằm tăng lợi nhuận cho siêu thị mini. Hiện nay với sự phát triển của công nghệ, có nhiều phần mềm quản lý siêu thị được sử dụng phù hợp cho vận hành siêu thị mini.

3. Công cụ quản lý siêu thị mini

Công cụ quản lý siêu thị mini là các phần mềm quản lý bán hàng hệ thống, hiện tại các siêu thị chủ yếu dùng SAP, hoặc sử dụng các phần mềm tự viết. Với quy mô của siêu thị mini, các bạn có thể áp dụng những phần mềm tương thích có sẵn như Sapo.

Quản lý siêu thị mini bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý siêu thị mini bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo được phát triển trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, kết nối dữ liệu qua mạng internet. Chứng thư số SSL cài trên máy chủ website củ phần mềm quản lý bán hàng Sapo cho phép khách hàng khi truy cập có thể xác minh được tính xác thực, tin cậy của website. Đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin trao đổi giữa website và khách hàng được mã hóa, tránh nguy cơ bị can thiệp. Nhờ truy cập qua giao thức HTTPS (Secure HTTP), là sự kết hợp giữa giao thức HTTP và giao thức bảo mật SSL hay TLS cho phép trao đổi thông tin một cách an toàn trên internet. Thông tin khách hàng tuyệt đối được bảo mật thông qua chuẩn an ninh SSL và giao thức HTTPS. Cam kết không cung cấp thông tin khách hàng cho bên thứ ba. Dữ liệu khách hàng được mã hóa tránh bị đánh cắp thông tin. Sử dụng Sapo, nhà quản lý thực sự yên tâm về các tính năng bảo mật với việc quản lý phân quyền cho người dùng theo từng hành động, từng vai trò của hệ thống. Kiểm soát chặt chẽ từng thao tác, sự sửa đổi thông tin trên phần mềm của người dùng trong từng phiên làm việc.

Người dùng có thể thao tác nhanh chóng với các tính năng thuận tiện của phần mềm như tích hợp hoàn toàn với các thiết bị mã vach như đầu đọc mã vạch, máy in hóa đơn, máy in tem mã vạch, thiết bị kiểm kê,…; các thao tác nhanh như copy chứng từ, lật ngược từ con số tổng hợp tới nguồn gốc phát sinh ra con số đó, hoặc theo dõi lịch sử hoạt động của các đối tượng kinh doanh như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên hay hàng hóa…

4. Quản lý hàng hóa trong siêu thị mini

Với số lượng lớn các mặt hàng trong siêu thị, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật tất các các thông tin của sản phẩm. Lịch sử xuất – nhập hàng hóa được ghi lại theo thời gian thực do đó tất cả đều được lưu trữ trong hệ thống phần mềm. Nhờ phần mềm quản lý bán hàng, dữ liệu hàng hóa được quản lý theo nhóm rõ ràng và người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm thông qua các tiêu chí kèm theo hình ảnh và biểu đồ trực quan, sinh động. Phần mềm Sapo hỗ trợ việc nhập, xuất danh sách hàng hóa qua file, giúp mọi người thao tác nhanh chóng với nhiều sản phẩm cùng một lúc. Giao diện với hình ảnh trực quan, hỗ trợ người dùng từng chi tiết nhỏ ứng với từng trường hợp cụ thể.

Phần mềm quản lý bán hàng được lập trình để quản lý kho cho mọi loại cửa hàng bán lẻ, từ cửa hàng đơn như siêu thị, nhà hàng, tiệm café, tiệm sách, shop quần áo… cho đến chuỗi mô hình kinh doanh nhiều mặt hàng độc lập nhau. Theo dõi theo thời gian thực, thông qua chức năng lưu hóa đơn nhập hàng, cập nhật số liệu thực tế ngay trên phần mềm giúp so sánh đối chiếu số liệu hàng hóa khi cần thiết, giảm thiểu tối đa thất thoát do nhân viên gian lận gây ra.

Quản lý siêu thị mini bằng phần mềm giúp gười quản lý dễ dàng theo dõi và cập nhật tất các các thông tin của sản phẩm

 Quản lý siêu thị mini bằng phần mềm giúp gười quản lý dễ dàng theo dõi và cập nhật tất các các thông tin của sản phẩm

Với hệ thống quản lý hàng hóa tự động, khi hàng hóa được xuất/ nhập, bạn chỉ cần đăng nhập thông qua Tablet/ Smartphone/ PC là có thể xem báo cáo hàng tồn kho. Chủ siêu thị dễ dàng cập nhật lượng hàng hóa trong kho và bổ sung thêm hàng hóa từ xa mà không cần phải tới cửa hàng để xem trực tiếp báo cáo hàng tồn kho.

Hàng hóa được quản lý bằng mã vạch nên rất thuận lợi trong việc tính toán, lưu giữ số liệu, vừa tiết kiệm thời gian lại tránh được những sai sót không đáng có, nhờ đó dễ dàng kiểm soát được toàn bộ hàng hóa, không chủ động về tài chính nên chậm ra quyết định kinh doanh. Việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch giúp siêu thị tiết kiệm được chi phí vận hành, phí nhân công.

Xem thêm: Muốn lấy nguồn hàng cho siêu thị mini giá tận gốc ở đâu?

5. Quản lý nhân sự trong siêu thị mini

Với phần mềm quản lý siêu thị mini Sapo, mọi thông tin của nhân viên đều được lưu trữ đầy đủ trong hệ thống dữ liệu. Bất kỳ sự thay đổi nào đều được đồng hộ hóa lên kho dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng. Các thống kê về doanh số bán hàng, lợi nhuận bán hàng của từng nhân viên đều được thống kê theo thời gian thực. Với mọi tác nghiệp của nhân viên, các số liệu sẽ được thay đổi ngay trên phần mềm và lưu lại trong lưu trữ lịch sử. Giúp bạn dễ dàng biết được nhân viên nào đang làm gì, kiểm soát hóa đơn từng nhân viên tạo ra, qua đó nâng cao ý thức và trách nhiệm của nhân viên bán hàng.

Một siêu thị mini luôn có rất nhiều nguồn cung hàng hóa, do đó, làm sao để kiểm soát được hết danh sách nhà cung cấp, lưu trữ thông tin về hàng hóa, lượng hàng bán chạy, chất lượng hàng hóa như thế nào để lên kế hoạch cho lần nhập hàng tiếp theo… là một vấn đề cần được giải quyết triệt để. Với phần mềm quản lý siêu thị mini Sapo, bạn có thể xem toàn bộ thông tin chi tiết về nhà sản xuất bao gồm từ email, website, điện thoại, địa chỉ…cho phép thống kê đối tác theo nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại nhà cung cấp, từ đó lên kế hoạch hợp tác phù hợp.

Phần mềm quản lý siêu thị mini hỗ trợ quản lý nhân viên theo dõi doanh số bán hàng

Phần mềm quản lý siêu thị mini hỗ trợ quản lý nhân viên theo dõi doanh số bán hàng

Với phần mềm quản lý Sapo, mọi thông tin về khách hàng đều được ghi lại trong hệ thống, bạn dễ dàng phân loại khách hàng để triển khai các chương trình khuyến mãi đến đúng đối tượng, hỗ trợ cho các dịch vụ giá trị gia tăng của khách hàng. Phần mềm quản lý bán hàng Sapo giúp các siêu thị mini theo dõi công nợ khách hàng chặt chẽ thông qua công nợ đầu kỳ, công nợ cuối kỳ để nhanh chóng thông báo công nợ đến khách hàng. Chủ động đưa ra những các thức để điều chỉnh hiệu quả hoạt động phù hợp. Với lịch sử giao dịch được lưu trữ trong hệ thống, các chủ siêu thị đều có thể dễ dàng phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí như khách lẻ, khách thường xuyên để đem đến những ưu đãi hợp lý.

6. Quản lý doanh thu và lợi nhuận của siêu thị mini

Phần mềm quản lý bán hàng cho phép quản lý công việc kinh doanh theo những quy trình chuẩn hóa từ khâu nhập hàng, bán hàng tới khi khách mua hàng, các hoạt động quản lý kho hàng, hoạt động của nhân viên cũng như việc theo dõi công nợ,… từ tổng hợp tới chi tiết một cách chính xác và nhanh chóng. Bạn có thể kiểm soát tình hình theo nhiều chiều khác nhau như theo từng cửa hàng, theo từng nhân viên hay phòng ban, theo nhóm khách hàng hay từng khách hàng cụ thể hoặc theo từng nhóm hàng hóa. Để đáp ứng nhu cầu thay đổi linh hoạt các chiến lược bán hàng nhằm tăng hiệu quả trong kinh doanh bán lẻ, phần mềm cho phép ban hành các chương trình chính sách giá bán, chính sách khuyến mại, hay chính sách khách hàng thân thiết một cách đa dạng cùng với hàng loạt các công cụ hỗ trợ quản lý bán lẻ khác. Phần mềm có khả năng điều chỉnh mức giá khuyến mãi theo tỷ lệ % hoặc giá trị hóa đơn để xây dựng chương trình khuyến mãi.

Mọi thay đổi trên hệ thống đều được cập nhật và lưu trữ theo thời gian thực. Chính vì vậy bất cứ khi nào được yêu cầu, hệ thống sẽ ngay lập tức xuất báo cáo. Báo cáo được thể hiện dưới dạng biểu đồ sinh động và dễ hiểu mang đến cho khách hàng đánh giá toàn diện về hiệu quả từng điểm kinh doanh, dễ dàng so sánh giữa các cửa hàng, điểm bán và hiệu quả của từng nhân viên. Báo cáo giúp theo dõi doanh thu bán hàng theo thời gian, theo nhân viên bán hàng tại từng cửa hàng, điểm bán.

Hi vọng, với những chia sẻ về kinh nghiệm quản lý siêu thị mini như vậy, bạn sẽ biết được sau khi mở siêu thị mini thì vận hành một siêu thị mini cần phải quản lý như thế nào, bao gồm các bước gì, cần đọc những báo cáo gì. Chúc bạn vận hành siêu thị thành công và có lợi nhuận tốt.

Bật mí cách quản lý siêu thị mini hiệu quả cho người mới bắt đầu
4.5 (90%) 4 votes

Tải Ebook Hot Cẩm nang bán hàng trên Lazada A-Z

Cuốn Ebook 62 trang, sẽ chỉ cho bạn tất cả những thủ thuật, kinh nghiệm cần có để có thể tự tin bán hàng trên Lazada một cách thuần thục, hiệu quả nhất

Tải eBook ngay