Bạn đang kinh doanh cửa hàng quần áo? Bạn muốn tìm những mẫu file excel quản lý bán hàng shop quần áo để quản lý thông tin sản phẩm, các đơn bán ra, thống kê doanh thu cho cửa hàng? Tham khảo ngay các mẫu file excel các chủ shop quần áo hay dùng nhất trong bài viết này nhé.
1. Tổng hợp mẫu file excel quản lý shop quần áo
Hàng nghìn cửa hàng quần áo được mở ra mỗi năm, nhưng theo thống kê hơn một nửa trong số đó chỉ có thể hoạt động trong vòng 3 - 6 tháng là đóng cửa hàng hoặc chuyển nhượng.
Nguyên nhân dẫn tới việc ngừng hoạt động của các shop quần áo thường liên quan tới chất lượng quản lý cửa hàng, quản lý sản phẩm, doanh thu lãi lỗ,... Vì vậy, để quản lý rõ ràng và chi tiết những con số này, bạn có thể quản lý shop quần áo bằng excel.
File excel quản lý bán hàng quần áo
Và để có tối ưu hiệu quả sử dụng Excel, Sapo sẽ gợi ý tới bạn tổng hợp các mẫu file excel quản lý bán hàng quần áo chuẩn nhất, để giúp bạn nắm được tình hình kinh doanh hơn và dễ dàng điều chỉnh kế hoạch, chiến lược nhằm cải thiện tình hình bán hàng và gia tăng doanh thu.
1.1. File excel quản lý sản phẩm quần áo
File excel quản lý bán hàng quần áo được nhiều chủ shop quan tâm nhất chính là mẫu quản lý sản phẩm. Quần áo bao gồm rất nhiều loại mẫu mã, kích thước khác nhau, nếu không quản lý chặt chẽ có thể gây thất thoát, nhầm lẫn trong quá trình nhập hàng và xuất hàng.
Khi nhập file excel quản lý shop quần áo theo hàng hóa - sản phẩm, bạn cần lưu ý các thông tin cần thiết như:
- Mã sản phẩm
- Tên sản phẩm: Áo thun, áo sơ mi, quần bò,..
- Màu sắc sản phẩm: Xanh, trắng, hồng, đỏ,..
- Kích cỡ sản phẩm: Size S, size M, Size L, Size XL,...
- Số lượng sản phẩm: 1,2,3,...
- Ngày nhập sản phẩm
Mẫu file excel quản lý shop quần áo theo hàng hóa
Bạn có thể lập file excel quản lý bằng cách tạo cột theo thứ tự và đặc điểm sao cho dễ dàng nhận biết và dễ hiểu nhất. Việc quản lý thông tin này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới dữ liệu hàng nhập về và xuất đi của cửa hàng.
1.2. File excel theo dõi đơn hàng đã bán
Khi xuất kho bán sản phẩm, bạn cũng cần có một file excel để quản lý thông tin shop quần áo đã bán ra những sản phẩm nào. File này có thể bao gồm những thông tin:
- Mã đơn hàng
- Tình trạng đơn hàng
- Ngày đặt hàng
- Ngày vận chuyển (nếu có)
- Tên sản phẩm/hàng hóa
- Số lượng
Mẫu file excel quản lý bán hàng quần áo theo đơn hàng
Có những thông tin thiết yếu này bạn có thể kiểm soát đơn hàng chặt chẽ hơn, biết được khách hàng có nhận được hàng hay không và shop quần áo đã bán đi những sản phẩm gì để sau này dễ dàng đối chiếu với số liệu tồn kho.
1.3. File excel quản lý kho hàng và tồn kho
Tồn kho là những dữ liệu mà bất cứ ai kinh doanh cũng cần quan tâm tới và kinh doanh shop quần áo cũng vậy. Thay thế cho quản lý bằng sổ sách thì file excel quản lý shop quần áo giúp bạn theo dõi các số liệu như:
- Bảng nhập số liệu
- Sổ kho
- Báo cáo xuất nhập tồn: mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, tồn cuối ngày, tồn cuối kỳ
- Sổ chi tiết hàng hóa
- Mẫu phiếu nhập kho - xuất kho
- …
Tùy vào nhu cầu quản lý cửa hàng của bạn mà bạn liệt kê các thông tin này ở file excel để theo dõi tiến trình kinh doanh cửa mình theo ngày/ tuần/ tháng/ quý và năm.
Tải ngay: File excel quản lý xuất nhập tồn kho cho shop quần áo
1.4. File excel ghi nhớ thông tin khách hàng
Nhiều shop cho rằng việc quản lý thông tin của khách hàng không quan trọng. Tuy nhiên, đây là một quan niệm sai lầm. Bạn cần nắm được chính xác thông tin của khách hàng nhằm mục đích chăm sóc khách hàng sau khi mua sản phẩm.
Điều này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà bạn cung cấp, cũng như làm hài lòng người mua hơn. Ví dụ, bạn lưu thông tin về ngày/tháng sinh của khách, tới những ngày đặc biệt đó bạn có thể tạo chương trình khuyến mại cho khách để gia tăng nhu cầu mua sắm của khách hàng.
Mẫu file quản lý khách hàng của shop quần áo cần có những thông tin như:
- Tên khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Ngày/tháng/năm sinh
- Email (nếu cần)
Mẫu file excel quản lý shop quần áo theo thông tin khách hàng
1.5. File excel quản lý thông tin nhân viên bán hàng
Tưởng chừng như việc quản lý nhân viên là không cần thiết, thế nhưng nếu không quản lý nhân viên, bạn sẽ khó tránh khỏi thất thoát khi nhân viên có ý định gian lận tại cửa hàng.
Excel giúp bạn quản lý các thông tin về nhân viên như:
- Tên nhân viên
- Chức vụ của nhân viên
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Số CMT (nếu cần)
Mẫu file excel quản lý bán hàng quần áo theo nhân viên
Đây là những thông tin cơ bản mà bạn cần phải biết được, như vậy khi gặp sự cố thất thoát mới có thể tìm ra được nguyên nhân và xử lý được đúng người.
2. Ưu và nhược điểm khi quản lý shop quần áo bằng excel
Excel là một công cụ thiết lập dưới dạng bảng tính, được thiết kế để hỗ trợ ghi lại các thông tin dưới dạng bảng biểu, thực hiện tính toán, xây dựng số liệu thống kê trực quan. Excel bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, bạn có thể nhập dữ liệu và lập công thức tính để tạo ra file quản lý của riêng mình.
2.1. Ưu điểm khi quản lý shop quần áo bằng excel
- Thao tác đơn giản, dễ sử dụng
- Được sử dụng phổ biến, toàn thế giới sử dụng, có thể tải xuống và dùng miễn phí, tiết kiệm chi phí sử dụng.
- Có thể chủ động thêm bớt dữ liệu, tạo các báo cáo theo yêu cầu.
- Excel quản lý kho thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ và quản lý bán hàng đơn giản.
2.2. Hạn chế khi sử dụng excel trong bán hàng thời trang
Dù Excel là công cụ quen thuộc và dễ tiếp cận, nhưng khi áp dụng vào quản lý shop thời trang – đặc biệt là khi số lượng sản phẩm tăng – thì phần mềm này bắt đầu bộc lộ nhiều điểm hạn chế rõ rệt:
- Dễ sai sót khi tính toán: Việc nhập sai công thức hoặc sửa nhầm một ô tính có thể khiến toàn bộ bảng tính bị sai lệch. Nếu không kiểm tra kỹ, chủ shop dễ đưa ra quyết định sai lầm.
- Khó kiểm soát tồn kho theo màu – size: Ngành hàng thời trang có đặc thù về thuộc tính sản phẩm (màu sắc, kích cỡ). Excel không tự động gợi ý hay cảnh báo khi thiếu hàng hoặc sai lệch tồn kho.
- Thiếu tính bảo mật: File excel dễ bị chỉnh sửa, sao chép hoặc thất lạc nếu không được lưu trữ đúng cách. Khi dùng chung giữa nhiều người, nguy cơ mất dữ liệu hoặc ghi đè file là rất cao.
- Không phù hợp khi có nhiều đơn hàng: Với shop có doanh số tốt, số lượng đơn mỗi ngày tăng, việc lọc – tìm – thống kê trên Excel sẽ ngày càng chậm và thủ công, mất thời gian.
- Không có báo cáo tự động: Chủ shop phải tự làm bảng tổng hợp doanh thu, lãi lỗ hoặc vẽ biểu đồ. Nếu không biết dùng hàm hoặc pivot table, Excel gần như chỉ là bảng nhập liệu.
Vì vậy, Excel phù hợp với giai đoạn đầu hoặc shop rất nhỏ. Nhưng khi quy mô tăng hoặc cần tối ưu vận hành, bạn nên cân nhắc chuyển sang công cụ chuyên dụng hơn như phần mềm quản lý bán hàng.
Xem thêm: Kinh nghiệm kinh doanh quần áo "hút khách" nườm nượp
3. Phần mềm quản lý shop thời trang
Bán hàng thời trang không chỉ đơn thuần là nhập – xuất – tính tiền. Mỗi sản phẩm có nhiều màu sắc, kích cỡ, mẫu mã. Mỗi khách hàng có lịch sử mua hàng riêng. Mỗi đơn hàng lại gắn liền với tồn kho, doanh thu, lợi nhuận. Khi đó, quản lý bằng Excel dễ rơi vào tình trạng quá tải, sai sót và không thể mở rộng. Đây là lý do ngày càng nhiều chủ shop thời trang chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng.
3.1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm thay vì Excel
Dưới đây là những lợi ích rõ rệt khi bạn chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý chuyên nghiệp:
Quản lý hàng hóa chi tiết theo màu – size
Ngành thời trang có đặc thù là mỗi sản phẩm thường đi kèm nhiều biến thể: áo thun trắng size M, áo thun trắng size L, v.v... Với Excel, bạn phải tự chia dòng thủ công – dễ nhầm lẫn. Còn với phần mềm, bạn chỉ cần nhập 1 mã sản phẩm, hệ thống sẽ tự động tạo ra các biến thể và quản lý chính xác từng mã hàng.
Cập nhật tồn kho & doanh thu theo thời gian thực
Mỗi khi có đơn bán ra hoặc hàng nhập về, phần mềm sẽ tự động trừ – cộng tồn kho, tính lợi nhuận, cảnh báo hàng sắp hết hoặc tồn kho lâu ngày. Không cần tính toán bằng tay, không cần kiểm kho thủ công như khi dùng Excel.
Tự động thống kê và báo cáo bán hàng
Bạn không cần biết cách dùng hàm, không cần tự lập bảng. Chỉ với vài thao tác trên phần mềm, bạn sẽ có ngay các báo cáo:
- Doanh thu theo ngày/tuần/tháng
- Sản phẩm bán chạy
- Hiệu suất làm việc của từng nhân viên
- Khách hàng mua nhiều lần nhất…
Tất cả đều được trình bày trực quan bằng biểu đồ, bảng biểu rõ ràng – giúp bạn ra quyết định nhanh chóng.
Quản lý khách hàng chuyên nghiệp
Phần mềm giúp bạn lưu lại thông tin khách hàng: tên, số điện thoại, lịch sử mua hàng, ngày sinh, số lần quay lại… Từ đó, bạn có thể dễ dàng tạo các chương trình tri ân, giảm giá sinh nhật, chăm sóc khách cũ – điều mà file Excel không thể tự động hóa.
Làm việc mọi lúc, mọi nơi trên điện thoại
Với phần mềm hiện đại, bạn có thể bán hàng, tạo đơn, xem báo cáo ngay trên điện thoại mà không cần mở laptop. Dù bạn không có mặt tại cửa hàng, vẫn có thể kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh trong tầm tay.
Xem thêm: Trinh Boutique - Nơi mang đến sự tự tin cho phong cách của chị em
3.2. Sapo – Phần mềm quản lý shop thời trang
Bạn có thể bắt đầu với file Excel. Nhưng để duy trì một shop quần áo ổn định – và đặc biệt là để phát triển – bạn cần một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ và đáng tin cậy hơn.
Sapo không chỉ là một phần mềm bán hàng. Đây là giải pháp quản lý toàn diện được phù hợp cho ngành thời trang – nơi mỗi sản phẩm có nhiều phiên bản màu sắc, kích cỡ; nơi đơn hàng, khách hàng, nhân viên và tồn kho đều liên quan chặt chẽ đến nhau.
Những tính năng giúp shop vận hành mượt mà:
- Quản lý sản phẩm theo biến thể chuyên sâu: Sapo giúp bạn kiểm soát từng mẫu quần áo theo size, màu. Không còn nhầm lẫn giữa “áo thun trắng M” và “áo thun trắng L” – mọi thứ rõ ràng, minh bạch và có thể tra cứu chỉ trong 3 giây.
- Tự động cập nhật tồn kho, doanh thu: Mỗi lần bán ra, hệ thống tự trừ tồn. Mỗi lần nhập hàng, tồn kho được cộng vào. Bạn không cần đụng tới công thức hay file tính – chỉ cần mở app, mọi con số đã sẵn sàng.
- Báo cáo bán hàng trực quan, dễ hiểu: Sapo không chỉ cho bạn bảng số liệu, mà còn phân tích: mặt hàng nào bán chạy, giờ nào đông khách, nhân viên nào bán tốt. Từ đó bạn biết nên tập trung vào đâu để tăng doanh thu.
- Giao hàng nhanh với 8 đơn vị vận chuyển tích hợp: Sau khi tạo đơn, bạn có thể đẩy ngay sang các đơn vị như GHN, GHTK, J&T, Sapo Express... Không cần nhập lại thông tin, không sợ sai địa chỉ, không lo trễ đơn.
- Chăm sóc khách hàng dễ dàng và bài bản: Lưu lại lịch sử mua hàng, phân nhóm khách hàng thân thiết, tạo khuyến mãi theo sinh nhật hoặc hành vi mua – tất cả đều có sẵn trong phần mềm.
- Làm việc mọi lúc, mọi nơi: Dù bạn đang ở cửa hàng, ở nhà hay đi công tác, chỉ cần có điện thoại hoặc laptop là có thể kiểm tra doanh thu, tồn kho, đơn hàng trong vài thao tác.
Sapo phù hợp cho cả những chủ shop mới khởi nghiệp lẫn các cửa hàng thời trang có quy mô vừa và lớn. Giao diện đơn giản, dễ làm quen, đội ngũ hỗ trợ tận tình từ A–Z. Dù bạn chưa từng dùng phần mềm quản lý, vẫn có thể bắt đầu dễ dàng.
Thay vì lo lắng về thất thoát, sai tồn kho, hay lỡ mất đơn hàng – bạn có thể dành thời gian đó để nghĩ chiến lược bán hàng, tìm nguồn hàng mới, hoặc đơn giản là nghỉ ngơi mà không thấy bất an.
Dùng thử miễn phí 7 ngày phần mềm quản lý bán hàng Sapo – để trải nghiệm cảm giác “quản lý nhẹ tênh”, bán hàng không còn rối rắm.
