+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Phần mềm quản lý cửa hàng gas là giải pháp giúp chủ cửa hàng kiểm soát chặt chẽ vỏ bình, tồn kho và doanh thu thay cho việc ghi chép thủ công. Với đặc thù kinh doanh gas dễ thất thoát và khó đối soát, việc quản lý bằng sổ sách hay Excel thường gây sai lệch số liệu. Phần mềm được thiết kế riêng cho ngành gas giúp theo dõi xuất - nhập - tồn, công nợ và báo cáo rõ ràng, chính xác. Nhờ đó, chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian quản lý và yên tâm vận hành mỗi ngày.
1. Chủ cửa hàng gas đang gặp những khó khăn nào khi quản lý thủ công?
- Thất thoát vỏ bình, khó kiểm soát luân chuyển
Vỏ bình gas liên tục luân chuyển giữa kho, khách hàng và đại lý nhưng lại được ghi chép rời rạc, thiếu đồng bộ. Nhiều chủ cửa hàng không nắm rõ bình đang ở đâu, của hãng nào, dẫn đến nhầm lẫn và thất thoát vỏ bình theo thời gian. Càng kinh doanh lâu, số vỏ “không cánh mà bay” càng khó truy vết.
- Xuất - nhập - tồn gas không khớp thực tế
Việc ghi sổ thủ công hoặc dùng Excel khiến số liệu xuất - nhập - tồn thường xuyên bị lệch so với thực tế. Cuối ngày hoặc cuối tháng, chủ cửa hàng khó chốt chính xác còn bao nhiêu bình mỗi loại trong kho. Tình trạng này dễ gây thiếu hàng khi bán hoặc tồn kho dư thừa, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.
- Quản lý doanh thu, công nợ bằng sổ sách mất thời gian
Doanh thu và công nợ được ghi chép rải rác khiến việc tổng hợp mất nhiều thời gian và dễ sai sót. Chủ cửa hàng khó theo dõi chính xác khách nào còn nợ, nợ bao lâu và số tiền bao nhiêu. Lâu dần, công nợ chồng chéo, thất thoát tiền mà không rõ nguyên nhân.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng gas thay cho sổ sách
Sử dụng phần mềm giúp chủ cửa hàng gas quản lý tập trung mọi hoạt động bán hàng, tồn kho và công nợ trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, việc vận hành trở nên chính xác, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro thất thoát so với ghi chép thủ công.
- Giảm thất thoát vỏ bình và hàng hóa: Phần mềm giúp theo dõi vỏ bình gas theo từng lần xuất - nhập - luân chuyển, biết rõ bình đang ở kho hay tại khách hàng. Nhờ quản lý minh bạch, tình trạng nhầm lẫn, thất lạc vỏ bình và hàng hóa được hạn chế đáng kể.
- Tiết kiệm thời gian quản lý mỗi ngày: Mọi dữ liệu bán hàng, tồn kho được cập nhật tự động, giúp chủ cửa hàng không còn mất thời gian ghi sổ và tổng hợp thủ công.
- Minh bạch doanh thu - công nợ: Doanh thu và công nợ khách hàng được thống kê rõ ràng, hạn chế sai sót và giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn.
- Quản lý cửa hàng từ xa, mọi lúc: Chỉ cần điện thoại hoặc máy tính có internet, chủ cửa hàng vẫn nắm được tình hình kinh doanh dù không có mặt trực tiếp tại cửa hàng.
3. Sapo - Phần mềm quản lý cửa hàng gas chuyên biệt, dễ dùng và hiệu quả
Trong ngành kinh doanh gas, chỉ quản lý doanh thu là chưa đủ. Bài toán khó nhất của chủ cửa hàng nằm ở việc kiểm soát hàng trăm nghìn vỏ bình đang luân chuyển tại nhà khách và công nợ gối đầu phức tạp theo thời gian.
Sapo mang đến phần mềm quản lý cửa hàng gas chuyên biệt, giúp số hóa toàn bộ sổ sách thủ công và chuẩn hóa quy trình vận hành. Với giao diện trực quan, lược bỏ các tính năng không cần thiết, Sapo tập trung vào tốc độ xử lý đơn hàng và độ chính xác khi kiểm kê, giúp ngay cả chủ cửa hàng không rành công nghệ cũng có thể sử dụng thành thạo chỉ sau vài phút làm quen.
3.1. Quản lý bán hàng và đổi bình gas - Chuẩn xác đến từng giao dịch
Khâu đổi trả là nghiệp vụ quan trọng với những đại lý kinh doanh gas, đồng thời cũng là khâu dễ phát sinh sai sót nhất nếu quản lý thủ công. Phần mềm Sapo giúp bạn kiểm soát chặt chẽ từng giao dịch bán và đổi bình một cách rõ ràng, minh bạch.
Ghi nhận bán lẻ, bán sỉ nhanh chóng:
- Với khách lẻ (hộ gia đình): Chỉ cần nhập số điện thoại, hệ thống tự động hiển thị lịch sử mua hàng như loại bình đang sử dụng, thương hiệu, địa chỉ giao gas và tình trạng nợ vỏ. Nhân viên lên đơn trong vài giây, hạn chế nhầm lẫn khi giao hàng.
- Với khách sỉ (nhà hàng, quán ăn, đại lý con): Sapo cho phép thiết lập bảng giá và chiết khấu riêng cho từng đối tượng. Các đơn hàng số lượng lớn được ghi nhận rõ ràng, giúp việc đối soát doanh thu và công nợ cuối tháng trở nên nhẹ nhàng hơn.
Quy trình đổi bình thông minh, hạn chế thất thoát:
Sapo tách bạch rõ ràng giữa sản phẩm là Gas (hàng hóa) và vỏ bình (tài sản ký gửi), giúp hộ kinh doanh, đại lý gas, tổng kho kiểm soát đúng số lượng bình đã xuất, tránh thất thoát.
3.2. Theo dõi công nợ khách hàng, đại lý gas rõ ràng, không bỏ sót
Sapo giúp chủ cửa hàng gas biết chính xác khách nào còn nợ tiền gas, nợ bao nhiêu bình, nợ trong bao lâu ngay trên một màn hình duy nhất. Mọi khoản công nợ phát sinh từ bán lẻ hộ gia đình, giao gas định kỳ cho quán ăn, nhà hàng hay đại lý con đều được tự động ghi nhận theo từng khách cụ thể.
Nhờ quản lý công nợ minh bạch và cập nhật theo thời gian thực, chủ cửa hàng hạn chế tối đa tình trạng quên thu tiền, nhầm công nợ hoặc thất thoát dòng tiền. Việc đối soát và thu hồi công nợ trở nên chủ động hơn, đặc biệt hiệu quả với khách sỉ và đại lý gas giao dịch thường xuyên, công nợ gối đầu dài ngày.
3.3. Báo cáo doanh thu, lãi lỗ rõ ràng cho cửa hàng gas
Sapo tự động tổng hợp doanh thu bán gas, đổi bình, bán lẻ - bán sỉ theo ngày và tháng, giúp chủ cửa hàng biết chính xác mỗi ngày bán được bao nhiêu bình, thu về bao nhiêu tiền. Số liệu được ghi nhận trực tiếp từ giao dịch thực tế, hạn chế sai lệch do ghi sổ hoặc nhớ thiếu.
Các báo cáo lãi lỗ cửa hàng gas được tính toán dựa trên giá nhập gas, chiết khấu cho khách sỉ và doanh thu bán ra. Nhờ đó, chủ cửa hàng dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh, đối soát cuối tháng và phục vụ quyết toán nhanh chóng, rõ ràng mà không mất thời gian cộng sổ thủ công.
3.4. Sử dụng dễ dàng trên điện thoại và máy tính, không cần rành công nghệ
Sapo được thiết kế với giao diện đơn giản, chữ rõ ràng, thao tác ít bước, giúp chủ cửa hàng gas lớn tuổi vẫn có thể sử dụng dễ dàng ngay từ lần đầu làm quen. Các nghiệp vụ quen thuộc như bán gas, đổi bình, xem công nợ hay tồn kho đều được bố trí đúng logic thực tế bán gas hằng ngày.
Phần mềm dùng được trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính, không cần cài đặt phức tạp hay hiểu biết công nghệ. Chỉ cần vài phút hướng dẫn, chủ cửa hàng và nhân viên bán hàng đã có thể thao tác thành thạo, giảm phụ thuộc vào sổ sách và tránh sai sót khi ghi chép thủ công.
3.5. Xuất hóa đơn điện tử và quản lý sổ sách kế toán thuận tiện
Sapo cho phép kết nối trực tiếp với Sapo Invoice để xuất hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm quản lý cửa hàng gas, giúp chủ cửa hàng đáp ứng yêu cầu về hóa đơn mà không cần nhập liệu lại nhiều lần. Mọi dữ liệu bán gas được đồng bộ tự động, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
Bên cạnh đó, Sapo hỗ trợ quản lý sổ sách kế toán linh hoạt theo từng mô hình kinh doanh. Với cửa hàng gas cần quản lý sổ sách đơn giản, có thể sử dụng Sapo Tax để theo dõi doanh thu, thuế dễ dàng. Với doanh nghiệp gas cần quản lý kế toán chuyên sâu hơn, Sapo Accounting giúp theo dõi chi tiết doanh thu, chi phí, công nợ và phục vụ quyết toán, báo cáo đầy đủ.
4. Phần mềm quản lý cửa hàng gas phù hợp với những mô hình nào?
Phần mềm quản lý cửa hàng gas không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn, mà phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh gas khác nhau. Từ cửa hàng bán lẻ truyền thống đến đại lý gas nhiều khách sỉ, phần mềm giúp chuẩn hóa quản lý và giảm phụ thuộc vào sổ sách thủ công.
4.1. Cửa hàng gas bán lẻ quy mô nhỏ
Với các cửa hàng gas gia đình hoặc 1-2 điểm bán, phần mềm giúp thay thế hoàn toàn việc ghi sổ tay khi bán gas và đổi bình. Chủ cửa hàng dễ dàng quản lý vỏ bình, công nợ khách quen và doanh thu mỗi ngày mà không cần đầu tư hệ thống phức tạp.
4.2. Đại lý gas cấp 2, cấp 3
Các đại lý gas có lượng khách sỉ lớn thường phát sinh công nợ gối đầu và luân chuyển vỏ bình liên tục. Phần mềm giúp theo dõi rõ ràng từng đơn giao gas, quản lý công nợ theo đại lý con và hạn chế thất thoát vỏ bình trong quá trình giao nhận.
4.3. Doanh nghiệp gas quy mô vừa
Với doanh nghiệp gas có nhiều nhân viên giao hàng hoặc nhiều điểm bán, phần mềm hỗ trợ quản lý tập trung dữ liệu bán hàng, tồn kho và công nợ. Chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh tổng thể và đưa ra quyết định kịp thời dựa trên số liệu chính xác.
5. Một số câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý cửa hàng gas Sapo
5.1. Phần mềm quản lý cửa hàng gas Sapo có dùng thử không? Chi phí bao nhiêu?
Có. Sapo hỗ trợ dùng thử miễn phí 7 ngày để chủ cửa hàng trải nghiệm đầy đủ các tính năng quản lý bán gas, vỏ bình và công nợ. Sau thời gian dùng thử, chi phí chỉ từ 170.000đ/tháng, phù hợp với cả cửa hàng gas nhỏ và đại lý gas. Tham khảo thêm bảng giá phần mềm quản lý bán hàng tại Sapo.
5.2. Cửa hàng gas nhỏ, bán ít có nên dùng phần mềm không?
Hoàn toàn nên. Với cửa hàng gas quy mô nhỏ, phần mềm giúp thay thế hoàn toàn sổ tay, quản lý công nợ khách quen và kiểm soát vỏ bình rõ ràng hơn. Chi phí sử dụng thấp nhưng mang lại hiệu quả rõ rệt trong vận hành hằng ngày.
5.3. Chủ cửa hàng lớn tuổi có dùng được phần mềm Sapo không?
Có. Sapo được thiết kế đơn giản, dễ thao tác, phù hợp cả với chủ cửa hàng không rành công nghệ. Chỉ cần làm quen khoảng 10-15 phút là có thể bán gas, đổi bình và xem báo cáo cơ bản.
5.4. Phần mềm có dùng được trên điện thoại không?
Có. Sapo sử dụng được trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính, giúp chủ cửa hàng theo dõi bán hàng, công nợ và tồn kho mọi lúc, kể cả khi không có mặt tại cửa hàng.
5.5. Sapo có hỗ trợ hướng dẫn và triển khai không?
Có. Đội ngũ Sapo hỗ trợ tư vấn, cài đặt và hướng dẫn sử dụng chi tiết qua tài liệu, video, ultraview... Chủ cửa hàng gas không cần tự mày mò hay lo lắng khi mới bắt đầu dùng phần mềm.
Bắt đầu trải nghiệm phần mềm quản lý cửa hàng gas ngay hôm nay bằng cách click nút Dùng thử miễn phí ngay bên dưới.
