Tải miễn phí file excel quản lý kho mới nhất 2020

Tải miễn phí file excel quản lý kho mới nhất 2020

Sử dụng file excel quản lý kho là một trong những cách giúp các chủ cửa hàng quản lý hàng hóa dễ dàng và thuận lợi hơn. Nếu bạn vẫn chưa biết cách tạo file excel quản lý kho, hãy khám phá ngay bài viết này của Sapo, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn cách quản lý kho hiệu quả bằng excel và các mẫu file excel quản lý kho đơn giản. 

1. Lợi ích khi quản lý kho bằng excel 

Quản lý kho bằng excel là một hình thức quản lý kho đã trở nên phổ biến trong kinh doanh bán lẻ, được nhiều chủ cửa hàng sử dụng nhằm kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho. Vậy lợi ích file excel quản lý kho là gì? 

1.1. Thống kê – phân loại dữ liệu rõ ràng 

Excel là một phần mềm xử lý bản tính được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan. Thế nên, bất cứ khi nào người dùng cần thống kê thông tin và tính toán chỉ cần vào excel. 

Vậy có thể thấy rằng, trong kinh doanh bán lẻ luôn cần phải thống kê – liệt kê số liệu và thông tin thì sử dụng file excel quản lý kho là vô cùng hợp lý. File excel quản lý kho đơn giản miễn phí được chia theo từng cột, người dùng có thể thêm bất cứ trường thông tin nào cần vào file là đều có thể quản lý được một cách dễ dàng và nhanh chóng. 

1.2. Tìm kiếm dữ liệu dễ dàng

Khi bạn chia các trường thông tin trong file excel quản lý kho rõ ràng thì lúc tìm kiếm lại thông tin mình cần sẽ rất đơn giản. Đây là một trong những ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí, không giống như khi bạn quản lý kho bằng phương pháp thủ công là sổ sách. 

Ghi chép sổ sách mỗi khi tìm lại thường tốn rất nhiều thời gian, chưa kể còn dễ gây nhầm lẫn nếu bạn không ghi cụ thể và rõ ràng thông tin. File excel quản lý kho đơn giản sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để tìm dữ liệu mà bạn cần. 

1.3. Sử dụng miễn phí

Excel là phần mềm miễn phí, chỉ cần tải về laptop hoặc máy tính là có thể sử dụng được mà không cần tốn bất cứ chi phí nào. Đây là phần mềm được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu và trong nhiều lĩnh vực khác nhau. 

Như vậy, nếu bạn chưa muốn một khoản tiền đầu tư cho quản lý kho, thì phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí rất thuận tiện và phù hợp với bạn. 

2. Cách tạo file excel quản lý kho hiệu quả

Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel không hề khó khăn, bạn chỉ cần tạo và chia các file excel quản lý kho thành từng đầu mục mà bạn cần hoặc làm theo file excel quản lý kho đơn giản mà Sapo gợi ý dưới đây

2.1. Mẫu file excel quản lý kho theo danh mục mặt hàng

Trước tiên, khi bạn muốn quản lý kho của cửa hàng mình, bạn cần liệt kê các sản phẩm mà cửa hàng nhập về trước, vì vậy trong file excel quản lý kho bạn cần tạo sheet “Danh mục sản phẩm”.

Phần danh mục sản phẩm này sẽ giúp bạn quản lý thông tin hàng hóa và trong phần này cần có những trường thông tin như:

  • Số thứ tự
  • Tên sản phẩm
  • Mã sản phẩm
  • Đơn vị tính
  • Ghi chú (nếu cần)

2.2. Mẫu file excel quản lý kho theo bảng kê nhập kho và xuất kho hàng hóa

Trường thông tin thứ 2 trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí là bảng kê nhập kho và xuất kho hàng hóa. Mọi giao dịch xuất nhập kho bạn cần lưu vào file này. Các thông tin trong file excel quản lý kho này cần có, bao gồm:

  • Số thứ tự
  • Ngày/tháng 
  • Số chứng từ (nếu cần)
  • Mã sản phẩm
  • Tên sản phẩm
  • Số lượng 
  • Đơn giá
  • Thành tiền
  • Giá vốn

Tùy vào nhu cầu của mỗi người quản lý và của từng cửa hàng mà bạn có thêm thêm hoặc lược bớt đi các trường thông tin để quản lý phù hợp hơn cho cửa hàng của mình. 

2.3. Mẫu file excel quản lý kho theo báo cáo tồn kho

Dựa trên các file excel quản lý kho bên trên, bạn sẽ lập thêm một file để báo cáo tồn kho, file này giúp bạn nhận biết được trong ngày, trong tuần, hay tháng hàng hóa của cửa hàng như thế nào. Báo cáo tồn kho cũng là cách để chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh thực tế của cửa hàng mình, sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào không bán chạy, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý hơn. 

Trong file excel quản lý kho báo cáo này bạn cần các trường thông tin như: 

  • Xuất trong kỳ
  • Nhập trong kỳ
  • Tồn cuối kỳ

3. Những rủi ro khi quản lý kho bằng excel

Phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí mang tới nhiều ưu điểm những cách quản lý kho bằng excel còn nhiều điểm hạn chế như:

  • Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên sẽ không tránh được sự sai sót như tính toán báo cáo
  • Quản lý kho bằng excel thường chỉ phù hợp cho những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều 
  • File excel quản lý kho thường là bản offline nên không thể chủ động kiểm soát được thông tin nếu không truy cập vào máy tính của cá nhân, tính linh hoạt không cao

4. Ứng dụng quản lý kho miễn phí Sapo – giải pháp quản lý kho hiệu quả 

Vì những hạn chế của file excel quản lý kho nên các phần mềm quản lý kho miễn phí ra đời, giúp các chủ cửa hàng quản lý dễ dàng hơn, chặt chẽ hơn. Sapo giới thiệu tới bạn một trong số các ứng dụng quản lý kho miễn phí đang được rất nhiều người sử dụng hiện nay đó là App Sapo.

Ứng dụng này giúp bạn quản lý hàng hóa, xuất nhập kho ngay trên điện thoại thông minh của mình, chỉ cần vào App store hoặc Google play là bạn có thể tải ngay được ứng dụng về để dụng. Hoặc tải ngay ứng dụng tại đây: 

Quản lý kho trên app Sapo bạn sẽ kiểm soát được thông tin sản phẩm, ngày xuất nhập sản phẩm, số lượng sản phẩm còn hay hết, giá vốn giá bán sản phẩm và báo cáo tồn kho theo từng ngày. Quản lý kho bằng excel sẽ không thể linh hoạt như bạn quản lý ngay trên điện thoại của mình, bạn có thể kiểm tra thông tin mọi lúc mọi nơi. 

Ngoài khả năng quản lý kho, ứng dụng Sapo còn giúp bạn:

  • Quản lý khách hàng
  • Quản lý nhân viên
  • Quản lý doanh thu
  • Quản lý thu – chi
  • Quản lý hàng hóa
  • Tạo đơn hàng và gọi ship giá rẻ 

Điều này giúp bạn quản lý được cả cửa hàng của mình một cách thuận lợi và nhanh chóng hơn chỉ trên một thiết bị mà lại còn được sử dụng hoàn toàn miễn phí. Để thuận tiện hơn cho các chủ cửa hàng, app Sapo còn có nhiều chương trình đặc biệt khi bạn gọi ship qua ứng dụng. Giá gọi giao hàng rất rẻ và nhiều ưu đãi bạn có thể tham khảo. 

Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của chúng tôi, bạn sẽ biết cách quản lý kho hiệu quả bằng excel, tạo được mẫu file excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng của mình và tham khảo thêm được một ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí Sapo giúp việc kinh doanh thuận lợi và phát triển hơn. 

Tìm chúng tôi trên Youtube