Bí mật quản lý kho hàng theo mô hình quản trị tinh gọn Lean Manufacturing

Hôm nay Blog Sapo xin giới thiệu tới độc giả mô hình quản trị tinh gọn Lean Manufacturing nhằm giúp bạn có thêm một gợi ý giúp quản lý kho hàng thêm hiệu quả.

Như chúng ta đã biết kho hàng chính là nơi cất giữ và bảo quản hàng hóa. Cách quản lý hàng hóa giúp doanh nghiệp ứng phó được với nhu cầu phân phối cũng như điều tiết hàng hóa trên thị trường.

Đồng thời cải thiện được các yếu tố từ nguồn cung nguyên vật liệu, quy trình sản xuất, đóng gói đến vận chuyển để đảm bảo doanh nghiệp vẫn thu về lợi nhuận tối đa mà không làm mất lòng khách hàng.

Quản lí kho hàng theo mô hình quản trị tinh gọn Lean Manufacturing

1. Tại sao cần áp dụng quản trị tinh gọn Lean Manufacturing

Thách thức lớn nhất đối với các nhà quản lý kho hiện nay đó chính là làm thế nào để nguồn hàng luôn phải đáp ứng đủ với nhu cầu trên thị trường, làm sao để quản lý hàng nhập kho. Tồn kho quá nhiều dẫn đến lãng phí chi phí sản xuất và bảo quản.

Quản trị tinh gọn Lean Manufacturing

Ở những doanh nghiệp hoạt động thông thường thì vấn đề lưu kho có thể không đáng lưu tâm, thế nhưng trong chuỗi mô hình sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing thì điều này không được phép xảy ra bởi bản chất của phương pháp này chính là “Tất cả những gì lãng phí, không sử dụng đều phải được loại bỏ, tạo không gian làm việc thoải mái, rộng rãi nhất".

Hệ thống quản trị tinh gọi Lean Mannufacturing trong sản xuất có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh bằng cách :

• Cung cấp các dịch vụ liên quan tới vận chuyển hàng hóa như: Dịch vụ giao hàng tiết kiệm, giao hàng nhanh, đúng thời gian, đặt ra doanh thu nhất định cho các nhà phân phối
• Giám sát chặt chẽ sự biến động của thị trường chứng khoán để luôn chủ động trong mọi tình huống. Lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu cũng như bán hàng ra thị trường để thu về cả vốn lẫn lãi
• Cải thiện nguồn thông tin in trên bao bì cũng như nhãn dán trên các thùng hàng nhằm mang tới cho người tiêu dùng cái nhìn toàn diện về sản phẩm. Ngoài ra cũng nên lưu tâm tới vấn đề truy xuất nguồn gốc hàng hóa, tùy vào lượng hàng còn lại trong kho để quyết định xem sẽ nhập thêm bao nhiêu tránh tình trạng đóng băng, tồn kho.
• Đối phó với những biến động của thị trường bằng cách vạch ra các tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị các phương án linh hoạt, nhanh gọn tránh gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp.

2. Lợi ích khi áp dụng mô hình quản trị tinh gọn Lean Manufacturing

Những vật liệu không cần thiết hoặc chưa được sử dụng đến đều được loại bỏ. Có thể chúng có tiềm năng sử dụng rất lớn vì vậy việc tái chế, tái sử dụng sẽ tiết kiệm được nguồn tài chính không nhỏ cho doanh nghiệp. Trong tổng số nguồn doanh thu mà doanh nghiệp thu về được thì có tới 55% đến từ mô hình quản trị tinh gọn.

Rõ ràng, những lợi ích thu về được từ mô hình Lean hay từ phương pháp Kaizen ( phương pháp ám chỉ sự thay đổi liên tục, không ngừng nghỉ ) là không thể chối cãi.

Việc giới thiệu mô hình quản trị tinh gọn Lean Manufacturing đã hạn chế tối đa được các yếu tố  ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp như:

Về lĩnh vực giao thông, vận tải: Quá trình vận chuyển cũng như hoạt động của các phương tiện giao thông không được khoa học chính là một trong những nguyên nhân chính gây ra lãng phí nguyên liệu, cũng như ô nhiễm môi trường.

Về vấn đề kiểm kê hàng hoá: Bất kì hoạt động nào dẫn đến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hoá đều đem lại hậu quả rất lớn cho doanh nghiệp. Việc thiếu tầm nhìn chiến lược cũng như tìm kiếm các thông tin không chính xác kéo theo hậu quả tất yếu là những trục trặc trong quá trình kiểm soát và điều hành quản lí kho hàng. Từ hàng loạt sai lầm đó việc chuẩn bị đơn hàng, giao nhận và thanh toán sẽ không được chu đáo, ảnh hưởng tới hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Về hoạt động của con người: Những hành động không cần thiết như di chuyển, bố trí, cách sắp xếp kho hàng không được khoa học, thiếu thiết bị cho sản xuất và chọn phương tiện vận chuyển đều gây ảnh hưởng xấu tới toàn bộ doanh nghiệp

Về dịch vụ chăm sóc khách hàng: Các yếu tố như chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng hóa, cách thức thanh toán, các dịch vụ sau bán hàng nếu không được sắp xếp một cách ổn thỏa đều gây ra những sự lãng phí không cần thiết.

Về vấn đề sản xuất dư thừa, hàng tồn kho: Việc đẩy nhanh tiến độ bán hàng và giao cho các nhà phân phối trước khi sản phẩm hết hạn là vô cùng cần thiết. Thậm chí phải đề ra các phương án cũng như lập kế hoạch marketing để số hàng hóa dư thừa đó không bị lãng phí.

Về những rủi ro: Những vấn đề không may xảy ra như việc trả lại sản phẩm, sự phàn nàn từ người tiêu dùng, sự khác biệt về hình ảnh quảng cáo so với sản phẩm thực tế hay trì hoãn về thời gian giao nhận hàng hóa, sai xót trong việc in hóa đơn đều gây tổn thất rất lớn tới hình ảnh của doanh nghiệp.

Về không gian làm việc: Trong môi trường chật chội, thiếu không gian riêng thì việc tập trung làm việc là rất khó. Đây cũng là một trong những yếu tố dẫn đến năng suất lao động không cao.

3. Những cải tiến của mô hình quản trị Lean Manufacturing

Việc đầu tiên cần làm của hệ thống quản trị Lean Manufacturing đó là sắp xếp kho hàng cũng như tổ chức lại bộ máy quản lý bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tổng sản lượng hàng hóa cung cấp cho doanh nghiệp. Từ những tồn đọng đã nêu ra ở trên có thể đưa ra một số biện pháp khắc phục như sau:

• Rút ngắn thời gian bốc xếp, giảm số lần vận chuyển hàng hóa
• Giảm thời gian tìm kiếm và kiểm tra hàng tồn kho
• Cải thiện thời gian của chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ
• Linh hoạt trong xử lý các tính huống và giảm áp lực đến các nguồn lực đầu vào như con người, máy móc, thiết bị...

Dưới đây chúng tôi triển khai các bước thực hiện mô hình quản trị Lean Manufacturing với các kỹ thuật cơ bản :

3.1. Sản xuất Pull (Lôi kéo)

• Cho phép thực hiện FIFO hàng loạt (là viết tắt cho "First-In, First-Out" (vào trước - ra trước), một phương pháp kiểm kê chi phí trong đó giả định rằng các mục hàng hoá nhập trước được xuất trước)
• Cắt giảm các chi phí cho quảng cáo trong suốt quá trình
• Hạn chế việc sản xuất dư thừa

Những cải tiến của mô hình quản trị Lean Manufacturing

3.2. Sản xuất theo mô hình dòng chảy 1 sản phẩm (One Pieces Flow)

• Cho phép thực hiện FIFO cho từng sản phẩm
• Giảm thiểu chi phí cho quảng cáo,bảo quản hàng tồn kho
• Tập trung vào nâng cao chất lượng sản phẩm
• Xây dựng lại quy trình sản xuất giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

3.3. Nhịp độ sản xuất (Takt Time)

Takt-time là chu kỳ thời gian mà chi tiết của sản phẩm hoặc sản phẩm được sản xuất để đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng.

Takt Time còn gọi là nhịp thời gian hay nhịp độ sản xuất.

• Phân chia thời gian đồng đều giữa khối lượng các công việc
• Có khả năng lập kế hoạch và dự đoán trước
• Tận dụng mọi khả năng về nguồn vốn và nhân lực

3.4. Không có chỗ cho sự lãng phí (Zero Defects)

• Sản phẩm tốt là thứ phù hợp với nhu cầu không nhất thiết phải chạy theo xu thế trên thị trường
• Không ngừng nghiên cứu và cho ra đời những sản phẩm có chất lượng tốt hơn
• Cho phép phân tích và giải quyết gốc rễ của vấn đề

4. Những cải tiến hữu hình

4.1. Thời gian thực hiện

Trên thực tế việc quản trị theo mô hình tinh gọn Lean Manufacturing chỉ mất 50% tổng thời gian chế biến cũng như đóng gói và giảm 25% tổng thời gian sản xuất của cả chu trình. Việc bố trí không gian, sắp xếp kho hàng một cách tối ưu cũng giúp giảm 25% thời gian bảo quản và 30% thu hoạch sản phẩm đồng thời cũng giảm từ 10-30% tổng thời gian bốc xếp và vận chuyển của xe tải

4.2. Về chất lượng

Các hội thảo về việc giới thiệu Lean Manufacturing  cho doanh nghiệp đã và đang đem lại hiệu quả tích cực. Bằng chứng là có tới hơn 90% các sai xót đã được giảm thiểu trong các quá trình lập kế hoạch và giao nhận đặt hàng giữa người tiêu dùng với doanh nghiệp.

Cách tiếp cận vấn đề cũng như đề ra các phương án giải quyết đang ngày càng được tối ưu hóa nhờ có hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (viết tắt là ERP - Enterprise Resource Planning)

4.3. Về giá cả

Việc tối ưu hóa đóng gói sản phẩm vào thùng carton một cách hợp lý sẽ làm giảm đến 46% chi phí mua thùng carton, đồng thời cũng giảm đến 18% chi phí vận chuyển tránh tác động thêm đến môi trường.

Bên cạnh đó, những thay đổi tuyệt vời trong không gian làm việc và các phương thức đặt hàng cũng như thanh toán đã làm giảm 20% tổng lượng hàng tồn kho để từ đó hỗ trợ thêm cho chiến lược tăng trưởng của doanh nghiệp.