Hóa đơn điện tử là gì? 5 lợi ích của hóa đơn điện tử không thể bỏ qua cho người kinh doanh

Hóa đơn điện tử là gì? 5 lợi ích của hóa đơn điện tử không thể bỏ qua cho người kinh doanh

Hoá đơn điện tử ngày càng được dùng phổ biến và sẽ là quy định bắt buộc với các đơn vị, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 1/11/2020. Tuy nhiên, nhiều người mới bắt đầu kinh doanh chưa hiểu rõ hoá đơn điện tử là gì, quy định về hóa đơn điện tử thế nào. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này và thấy được lợi ích của hóa đơn điện tử để áp dụng vào công việc kinh doanh thuận lợi, hiệu quả.

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là gì – Đây là thắc mắc chung của tất cả những người mới kinh doanh. Theo quy định của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn của doanh nghiệp kinh doanh thay thế cho hóa đơn giấy. Khái niệm chính xác về hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thấy lợi ích của hóa đơn điện tử và áp dụng vào hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2020

Theo quy định về hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

Các cơ quan quản lý nhà nước cho biết, lợi ích của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp là rất lớn, thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình phát triển lâu dài. Vì vậy mà từ ngày 1/11/2020, quy định bắt buộc 100% doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi bạn đã hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì, hãy cùng tìm hiểu chi tiết lợi ích của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp để áp dụng vào công việc kinh doanh hiệu quả nhé.

2.1 Tiết kiệm chi phí

Hãy cùng tham khảo các “con số biết nói” sau, bạn sẽ thấy được lợi ích của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp so với việc sử dụng hóa đơn giấy.

Theo thống kê của MeInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp:

  • Giảm tới 70% các bước quy trình phát hành 
  • Giảm 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn
  • Rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn
  • Tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn

Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm 80% chi phí so với in hóa đơn giấy

Trước đây, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải chịu nhiều chi phí như giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và chi phí lưu trữ hóa đơn. Thông thường, mỗi doanh nghiệp phải chi trả từ 300 – 500 nghìn đồng/quyển hóa đơn, mỗi lần in từ 5 – 10 quyển hóa đơn. Tổng chi phí lên đến hàng chục triệu trở lên với những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều. Sau khi tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì, quy định về hóa đơn điện tử bạn hãy áp dụng ngay để được hưởng lợi ích đầu tiên là giảm một khoản chi phí đáng kể cho hóa đơn nhé.

2.2 Xuất hóa đơn nhanh chóng

Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian cho cả người mua hàng và doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ không phải chờ đợi quá lâu khi làm thủ tục cấp hóa đơn và thời gian in ấn. Người tiêu dùng cũng không phải chờ để nhận hóa đơn qua đường bưu điện hoặc đến doanh nghiệp lấy hóa đơn trực tiếp. Lợi ích của hóa đơn điện tử với người tiêu dùng là khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử qua email, SMS với điện thoại, máy tính có kết nối mạng.

Lợi ích của hóa đơn điện tử là xuất hóa đơn nhanh chóng

2.3 Báo cáo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi

Hóa đơn điện tử giúp cho việc lập hóa đơn và ký số điện tử phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop. Lợi ích của hóa đơn điện tử hỗ trợ mọi hoạt động của doanh nghiệp thuận tiện hơn.

2.4 An toàn, tăng uy tín cho doanh nghiệp

Khi sử dụng hóa đơn giấy, nếu xảy ra tình trạng mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải giải trình chi tiết với cơ quan Thuế. Hàng tháng, kế toán sẽ phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp không cần lo ngại về các vấn đề này. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, thương hiệu của doanh nghiệp có thể tiếp cận được với nhiều khách hàng thông qua logo, hình ảnh trên hóa đơn, giúp khách hàng nắm được hóa đơn điện tử là gì.

2.5 Quản lý tập trung, đồng bộ nhiều phần mềm

Hiện nay nhiều phần mềm hóa đơn điện tử cho phép tích hợp với nhiều  phần mềm khác như kế toán, bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Từ đó, giúp người kinh doanh quản lý tập trung, nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả hơn. Trên thị trường có nhiều đơn vị đáp ứng được tiêu chí này như phần mềm hóa đơn điện tử Misa, phần mềm hóa đơn điện tử Viettel, phần mềm hóa đơn điện tử VNPT,…

Hóa đơn điện tử giúp chủ shop xuất hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng

Xuất phát từ những lợi ích của hóa đơn điện tử, dựa trên quy định về hóa đơn điện tử, hiện nay, một số nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp công cụ phần mềm hóa đơn điện tử giúp người kinh doanh xuất hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

3. Cập nhật quy định về hóa đơn điện tử mới nhất năm 2020

Các doanh nghiệp nào còn chưa rõ hóa đơn điện tử là gì cần tìm hiểu ngay lợi ích của hóa đơn điện tử và tuân thủ đúng quy định để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Từ 1/11/2020, quy định về hóa đơn điện tử có một số thay đổi.

Thứ nhất là thay đổi về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. 

Thứ hai, doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.

Thứ ba, thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.

Doanh nghiệp hãy cập nhật đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử năm 2020

Thứ tư, hóa đơn điện tử là gì – ký hiệu mẫu số hóa đơn chỉ gồm một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Đồng thời, số hóa gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999.

Thứ năm, theo quy định về hóa đơn điện tử, thay vì gửi Báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo định kỳ 6 tháng một lần thì từ ngày 1/11/2020 doanh nghiệp thực hiện việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo 2 cách như sau:

Cách 1: Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng => Áp dụng với một số lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông; Bảo hiểm; Tài chính ngân hàng; Vận tải hàng không…(Xem chi tiết tại điểm a,Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC)

Cách 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Đối với các trường hợp khác, sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (Xem chi tiết tại điểm b,Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC)

Quy định về hóa đơn điện tử cập nhật

Ngoài 5 quy định về hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất năm 2020, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số quy định sau:

Hóa đơn điện tử phải xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử phải chứa các nội dung sau:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn 
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
  • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
  • Quy định về hóa đơn điện tử, chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
  • Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.

4. 10 câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Để hỗ trợ thông tin về hóa đơn điện tử, lợi ích của hóa đơn điện tử cho những người kinh doanh, chúng tôi tổng hợp thông tin từ một số nguồn nhằm chia sẻ về những câu hỏi thường gặp nhất giúp bạn giải đáp các thắc mắc xung quanh hóa đơn điện tử.

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai hình thức: tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ trung gian.

Doanh nghiệp phải đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử theo yêu cầu thông tư 32/2011/2011 về điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử.

Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp:

  • Ra quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho cơ quan thuế.
  • Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.

Chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

2. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử là gì, hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Đối với Hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

3. Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

  • Hóa đơn xuất khẩu;
  • Hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Hóa đơn bán hàng;
  • Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào

Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Các doanh nghiệp hãy áp dụng đúng loại hóa đơn để tận dụng được lợi ích của hóa đơn điện tử.

4. Doanh nghiệp đã sử dụng hình thức hóa đơn đặt in/tự in, muốn sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có được không?

Được. Căn cứ quy định về hóa đơn điện tử theo khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in”. 

5. Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

Giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử là gì và hóa đơn giấy

Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt quy định về hóa đơn điện tử mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.

6. Bên mua hàng có phải thực hiện lưu hóa đơn điện tử không?

Đơn vị phát hành hóa đơn điện tử (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp hóa đơn điện tử cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)

Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

7. Trường hợp người mua hàng có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người bán có thể thực hiện được không? Và được chuyển đổi bao nhiêu lần?

Theo quy định về hóa đơn điện tử tại thông tư 32/2011/TT-BTC:

  • Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
  • Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

8. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai Thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

Người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…

Hóa đơn điện tử đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

9. Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt in, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy hay không?

Không. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. 

10. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?
Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.

Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.

Như vậy, bài viết đã giúp bạn giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn điện tử như hóa đơn điện tử là gì, quy định về hóa đơn điện tử, lợi ích của hóa đơn điện tử. Hy vọng những trên và phần tổng hợp những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ bạn được nhiều trong hoạt động kinh doanh. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

Tìm chúng tôi trên Youtube