Quản lý kho hiệu quả bằng phần mềm bán hàng thông minh

Quản lý kho hiệu quả bằng phần mềm bán hàng thông minh

Một số chủ cửa hàng bán lẻ quy mô vừa và nhỏ thường quản lý kho bằng kinh nghiệm, sổ sách hoặc Excel. Tuy nhiên, các phương pháp này chỉ ứng dụng được với những kho nhỏ có số lượng hàng hóa ít hoặc không thường xuyên. Kết quả kho thường bị chi phối bởi cảm tính, tiêu tốn thời gian và công sức, sử dụng các bảng biểu và hàm tính rắc rối, bảo mật dữ liệu kém, sai sót thông tin, mất dữ liệu dẫn đến không có số liệu đối chiếu. Khi công việc kinh doanh của công ty ngày phát triển, lượng hàng nhập về phong phú về số lượng, cũng như chủng loại thì việc nhập liệu chắc chắn sẽ quá tải. Lúc này sẽ cần phải áp dụng quản lý kho bằng phần mềm thông minh hơn.

Quản lý kho hiệu quả bằng phần mềm quản lý bán hàng thông minh. Đây là phương pháp quản lý hiệu quả và chính xác nhất hiện nay nhờ những tính năng mà công nghệ mang lại. Quản lý kho bằng phần mềm giúp người quản lý hạn chế tối đa nhầm lẫn trong quá trình xuất/ nhập hàng hóa, rút ngắn thời gian nhập liệu, đồng bộ thông tin và phân quyền cho nhiều người có thể tiện theo dõi, tìm kiếm. Dưới đây là những ưu điểm của phần mềm quản lý kho.

phan mem quan ly ban hang

Phân quyền người dùng và quản lý mọi nơi mọi lúc

Phần mềm quản lý kho được tích hợp trong phần mềm quản lý bán hàng, như một tính năng nhỏ nhưng mạnh. Không chỉ là giải pháp bán hàng tiện lợi, phần mềm còn là công cụ đắc lực để quản lý kho hàng. Với chức năng phân quyền người sử dụng, nhân viên bán hàng có thể ngồi tại cửa hàng và kiểm tra ngay tức thì mọi dữ liệu nhân viên kho đưa lên phần mềm từ kho. Như vậy, quy trình kiểm tra hàng sẽ không còn bị hạn chế bởi không gian và thời gian.

Với hệ thống quản lý hàng hóa tự động, khi hàng hóa được xuất/ nhập, chủ cửa hàng chỉ cần đăng nhập thông qua Tablet/ Smartphone/ PC là có thể xem báo cáo hàng tồn kho. Chủ cửa hàng dễ dàng cập nhật lượng hàng hóa trong kho và bổ sung thêm hàng hóa từ xa mà không cần phải tới cửa hàng để xem trực tiếp báo cáo hàng tồn kho.

Ngoài ra, chủ cửa hàng còn có thể phân quyền nhân viên rất rõ ràng: Chỉ cho phép những người có quyền được xem, thao tác thay đổi, xác nhận thông tin trên hệ thống dữ liệu. Các nghiệp vụ này được tiến hành liên tục, mỗi nhân viên chỉ được phép can thiệp vào kho trong phạm vi quyền hạn của mình.

Thích ứng với mọi loại kho đặc thù

Trước hết, phần mềm quản lý kho lập trình để quản lý kho cho mọi loại cửa hàng bán lẻ, từ cửa hàng đơn như siêu thị/ nhà hàng/ tiệm café/ tiệm sách/ shop quần áo cho đến mô hình chuỗi cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng độc lập nhau.

Cập nhập dữ liệu tức thời

Mỗi khi phát sinh giao dịch mua/ bán hàng hóa từ nhân viên bán hàng, phần mềm sẽ tự động tăng/ giảm lượng hàng hóa trong kho mà không cần nhân viên kho thao tác lần 2 bằng tay. Chức năng này cũng cho phép quản lý kho chỉ bằng một vài thao tác đơn giản, có thể dễ dàng kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho, có còn đủ cho công tác bán hàng hay không để chủ động có kế hoạch trong việc nhập thêm hàng hóa bán chạy, hoặc ngừng nhập hàng hóa có sức tiêu thụ chậm. Mục đích sâu xa của hành động này cốt lõi là tăng lợi nhuận.

quan ly ban hang 1

Theo dõi theo thời gian thực

Chức năng lưu hóa đơn nhập hàng, cập nhật số liệu thực tế ngay trên phần mềm giúp dễ dàng đối chiếu số liệu hàng hóa khi cần thiết, giảm thiểu tối đa thất thoát do nhân viên gian lận gây ra. Phần mềm cho phép tổng hợp báo cáo doanh số và doanh thu bán hàng theo thời điểm thực, chủ cửa hàng sẽ có cái nhìn tổng quát về lượng tiền mặt của cửa hàng để chủ động trong việc quay vòng vốn lưu động. Hơn thế, chức năng kiểm kho, hủy hàng hóa (do hỏng, lỗi, phải trả lại nhà cung cấp) đơn giản, nhanh chóng cũng có thể giảm thiểu được sự nhầm lẫn trong quá trình nhập kho.

Định lượng chi tiết nguyên vật liệu để dự trù chi phí

Đối với nhà hàng, phần mềm quản lý kho có chức năng định lượng nguyên vật liệu, giúp nhà hàng dễ dàng định lượng được nguyên vật liệu cho từng món ăn một cách chính xác. Từ đó, có thể xác định được loại nguyên liệu, số lượng cần mua mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, tránh việc mua thiếu hoặc mua thừa nguyên liệu.

Tăng hiệu quả làm việc của nhân viên và giảm gian lận

Khi thời gian dành cho việc cập nhập dữ liệu ngắn hơn và đơn giản hơn, hiệu quả công việc của nhân viên kho và cả nhân viên bán hàng chắc chắn sẽ tăng lên đáng kể. Dữ liệu được phần mềm xử lý chính xác và khách quan, khiến những lỗ hổng để nhân viên lợi dụng gian lận không còn nữa. Chủ nhà hàng có thể dễ dàng kiểm tra độ trung thực và hiệu quả làm việc của từng nhân viên.

Quản lý chuỗi kho liên cửa hàng phức tạp

Nhân viên bán hàng sẽ dễ dàng kiểm tra được kho A hay kho B còn hàng, và lựa chọn chuyển hàng từ kho gần nhất. Mỗi khi có giao dịch phát sinh hóa đơn bán hàng, lượng sản phẩm bán ra sẽ được trừ trực tiếp vào kho hàng được chọn, lượng hàng tồn thực tế sẽ tự động cập nhật giảm. Toàn bộ dữ liệu ở các kho hàng sẽ được cập nhật liên tục lên kho tổng, nên người quản lý dễ dàng biết được tình trạng hàng hóa ở các kho để có những kế hoạch xuất nhập hàng hợp lý.

Việc luân chuyển hàng hóa giữa các kho sẽ được lưu trữ lại đầy đủ trên phần mềm cùng với tất cả các giao dịch liên quan đến xuất, nhập, đổi trả hàng… sẽ được ghi lại và kiểm tra khi có vấn đề phát sinh, hạn chế khả năng thất thoát do quản lý kho kém.

Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng phân quyền cho người dùng, cho phép nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho A có thể được phân quyền xem được tình trạng hàng hóa ở kho B, theo đó dễ dàng biết được kho hàng mình đang quản lý đang thừa thiếu những mặt hàng gì và các kho khác còn những mặt hàng gì để đưa ra những đề xuất chuyển kho tránh ảnh hưởng đến công tác bán hàng do thiếu hàng hóa.

Nói chung, phần mềm quản lý bán hàng thông minh không chỉ tích hợp tính năng quản lý kho mà còn giúp chủ doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên, doanh số, quản lý hàng hóa… một cách chặt chẽ. Đây là công cụ đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ rút ngắn được các thao tác và công cụ quản lý lỗi thời rườm rà, đem đến những hoạt động hiệu quả hơn.

Quản lý kho hiệu quả bằng phần mềm bán hàng thông minh
Đánh giá bài viết

Tải Ebook Hot Cẩm nang bán hàng trên Lazada A-Z

Cuốn Ebook 62 trang, sẽ chỉ cho bạn tất cả những thủ thuật, kinh nghiệm cần có để có thể tự tin bán hàng trên Lazada một cách thuần thục, hiệu quả nhất

Tải eBook ngay