Người phán xử: Quản lý hàng hóa bằng Excel hay Phần mềm cho tinh gọn?

Người phán xử: Quản lý hàng hóa bằng Excel hay Phần mềm cho tinh gọn?

Quản lý hàng hóa lâu nay luôn là 1 nỗi ám ảnh lớn đối với các nhà quản lý. Đặc biệt là trước thực trạng các doanh nghiệp, cửa hàng mọc lên như nấm sau mưa khiến thế giới kinh doanh sôi động và cạnh tranh gay gắt hơn bao giờ hết. Điều đó đòi hỏi người làm chủ phải có tư duy cởi mở với những phương pháp quản trị tiên tiến giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, tiền bạc đồng thời mang lại hiệu suất cao, nếu không chắc chắn sẽ bị bỏ lại phía sau chặng đua.

Nếu như thưở sơ khai phương pháp quản lý bằng sổ sách và bàn tính giữ vị trí độc tôn thì đến nay các nhà quản lý đã biết ứng dụng Excel và rồi các phần mềm bán hàng xuất hiện. Vậy giữa những lựa chọn đó thì đâu là phương pháp thực sự tinh gọn, hiệu quả và cần thiết cho doanh nghiệp, cửa hàng mình?

Quản lý hàng hóa bằng Excel vs Phần mềm bán hàng – Bên cũ bên mới bên nào lợi hơn?

Trước tiên hãy cùng chấm điểm 2 phương pháp này trên 1 số thang điểm tổng hợp sau đây nhé!

1. Thang điểm ‘Hiệu quả quản lý’

Chắc chắn đối với mục đích quản lý thì hiệu quả quản lý sẽ là thước đo hàng đầu để chấm điểm 2 phương pháp quản lý hàng hóa bằng Excelphần mềm quản lý bán hàng.

Excel

  • Điểm cộng

Giúp lưu trữ thông tin sản phẩm, tình trạng kho hàng, khách hàng,… dưới dạng từng File riêng tiện theo dõi

  • Điểm trừ

Mỗi lần muốn tìm kiếm cần mất khá nhiều thời gian nếu dung lượng File lớn. Cùng với đó quá trình nhập dữ liệu bằng tay rất dễ gây ra nhiều nhầm lẫn tai hại

Ai cũng được quyền ‘nhúng tay vào’ chỉnh sửa nên không thể kiểm soát được nếu nhân viên có ý đồ gian lận, nhập dối số liệu

Luôn phải kè kè chiếc máy tính có chứa file Excel thì mới kiểm soát được nên nếu máy móc bị hỏng hay đi xa thì chắc chắn bế tắc!

Các hàm được sử dụng để tính toán khá rắc rối và dễ nhầm lẫn đối với nhiều người hoặc chỉ cần chút sơ ý thôi cũng ảnh hưởng toàn bộ

Phần mềm quản lý bán hàng

  • Điểm cộng

Lưu trữ toàn bộ thông tin từ sản phẩm, kho hàng, khách hàng cho đến nhà cung cấp giúp tiện lợi hơn trong việc tìm kiếm và chỉnh sửa chỉ với 1 vài thao tác nhỏ.

Quản lý hàng hóa thông qua mã sản phẩm, mã vạch giúp việc thống kê loại hàng nào bán chạy, loại nào đang dư thừa nhanh chóng với độ chính xác cao hơn để có chiến lược kinh doanh phù hợp kịp thời

Kiểm soát được mọi hoạt động và năng suất của toàn bộ nhân viên nhờ chức năng phân quyền can thiệp vào những mục khác nhau cho từng người, ai làm gì lúc nào đều được theo dõi sát sao và lưu lại vào lịch sử, chắc chắn không xảy ra gian lận và kể cả có thì cũng lòi ra ngay ai ở khâu nào do đó ngăn được thất thoát hàng hóa

Phần mềm được xây dựng đa nền tảng nên có thể dùng trực tiếp trên trình duyệt, desktop hay trên thiết bị di động, nên dù ở bất cứ đâu bạn cũng có thể quản lý hàng hóa dễ như trở bàn tay

Hỗ trợ lệnh tổng hợp tất cả chi phí, doanh thu giúp thu nhỏ việc tính toán lợi nhuận lại chỉ trong vài thao tác. Thêm vào đó, phần mềm cho phép bạn truy xuất báo cáo bất cứ thời điểm nào, theo ngày, theo tuần hay theo tháng đều được.

2. Thang điểm ‘Mức độ bảo mật’

Excel

Dữ liệu trong Excel được lưu trữ trong một tệp trên máy vi tính, nơi rất dễ bị tấn công bởi các phần mềm độc hại, hacker, virus do đó xét trên thang điểm bảo mật thì quản lý bằng Excel chỉ được phân nửa số điểm…

Phần mềm bán hàng

Phần mềm quản lý hàng hóa sử dụng công nghệ điện toán đám mây hiện đại nên dữ liệu kết nối thông qua Internet đảm bảo luôn được lưu trữ an toàn nên không bị ảnh hưởng bởi trục trặc từ máy tính. Thêm vào đó, khách hàng khi truy cập có thể xác minh được tính xác thực, tin cậy của website nhờ phần mềm chuẩn an ninh SSL được cài trên máy chủ website. Không những vậy, toàn bộ thông tin trao đổi với khách hàng đều được mã hóa, ngăn chặn mọi khả năng dữ liệu bị rò rỉ ra ngoài.

3. Thang điểm ‘Ứng dụng công nghệ’

Khả năng kết nối đa thiết bị

Excel thì không được trang bị khả năng này, gây bất tiện khi bạn cần một quy trình thống nhất.

Với Phần mềm bán hàng, bạn có thể kết nối với máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, với máy in hóa đơn, với cân điện tử giúp việc quản lý dễ dàng vì thống nhất hơn…

Khả năng nâng cấp

Excel là 1 công cụ lâu đời được thiết lập sẵn các tính năng nên chắc chắn không được cập nhật thêm tính năng gì mới cả, có chăng thì các phiên bản 2007, 2010, 2013 có chút thay đổi về giao diện

Ngược lại, với phần mềm do nhà cung cấp phát triển, mỗi khi tính năng mới được ra mắt thì ngay lập tức phần mềm bạn đang sử dụng sẽ được cập nhật nhanh chóng. Như vậy khả năng phát triển của phần mềm là rất linh hoạt và không giới hạn.

Như vậy có thể kết luận, trong công việc quản lý hàng hóa, so với phương thức quản lý bằng sổ sách truyền thống, Excel là 1 đẳng cấp mới nhưng khi đặt lên bàn cân với phần mềm quản lý bán hàng thì Excel còn mang rất nhiều khiếm khuyết mà phần mềm quản lý bán hàng hoàn toàn khắc phục được. Tuy nhiên không phải trong bất cứ trường hợp nào cũng nên lựa chọn phương pháp hiện đại này thay cho Excel.

Phần mềm bán hàng cần thiết cho quy mô cửa hàng nào?

Trên thực tế các phần mềm quản lý bán hàng chỉ cần thiết và có thể phát huy tối đa mọi ưu điểm của nó đối với những quy mô cửa hàng vừa và lớn. Còn đối với cửa hàng nhỏ, khi công việc quản lý hàng hóa chưa quá phức tạp mà Excel vẫn có thể hỗ trợ tốt thì nên tận dụng nó để tiết kiệm chi phí. Ngoài ra nếu số lượng hàng hóa và giao dịch không nhiều, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí cũng có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu bán hàng cho các shop nhỏ và siêu nhỏ hoặc các cá nhân kinh doanh như 1 nghề tay trái.

Đọc thêm: Top 6 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay

Vậy nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng khi nào?

Số lượng giao dịch trong ngày quá nhiều: cửa hàng rất đông khách, quá trình xuất nhập, điều chuyển, kiểm kê, thanh toán,… diễn ra thường xuyên.

Số lượng hàng hóa lớn: Chẳng hạn bạn chỉ có khoảng 100 mặt hàng được lưu trữ trong kho thì chỉ cần sử dụng Excel là đã có thể xử lí gọn công việc quản lý. Chỉ khi con số đó lên đến khoảng 500 hay thậm chí 1000, việc quản lý hàng tồn kho trở nên khó khăn thì mới nên dùng đến phần mềm. Bởi lẽ trong những trường hợp này, việc quản lý bằng Excel sẽ đòi hỏi kĩ năng Excel cực kì điêu luyện, những người quản lý được số lượng lớn như thế bằng Excel thì thường phải có kinh nghiệm cả chục năm mới mong tránh khỏi sai sót.

Ngoài ra khi quy mô cửa hàng tăng lên về số lượng nhân viên, số cửa hàng hay bạn có nhu cầu theo dõi công nợ chặt chẽ cũng như để minh bạch về thông tin kinh doanh với người bạn cùng làm chung thì phần mềm quản lý hàng hóa mới trở nên cần thiết.

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay cho các shop bán lẻ, chuỗi cửa hàng

Hi vọng rằng bài viết này sẽ phần nào gỡ rối được cho các nhà quản lý về việc lựa chọn cho doanh nghiệp, cửa hàng mình 1 công cụ quản lý hàng hóa tinh gọn và tối ưu nhất. Cân nhắc tình trạng kinh doanh của cửa hàng để chủ động ứng dụng các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả chính là chìa khóa thành công. Đối với những doanh nghiệp, cửa hàng đang bị ‘quá tải’ trong công việc quản lý, đừng ngại đăng ký dùng thử hoàn toàn miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS trong 15 ngày ngay hôm nay nhé!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

Tìm chúng tôi trên Youtube