Sapo – Phần mềm quản lý tồn kho online, offline đơn giản cho cửa hàng bán lẻ

Sapo – Phần mềm quản lý tồn kho online, offline đơn giản cho cửa hàng bán lẻ

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng? 1 phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất cần có những tính năng gì? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn lựa chọn được 1 phần mềm quản lý kho đơn giản, chuyên nghiệp để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Đầu tư cho cửa hàng không bao giờ là thừa, đó là cách chi tiền khôn ngoan để phát triển kinh doanh và thu về nhiều lợi nhuận hơn. 1 trong những cách tốt nhất là đầu tư phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, giúp bạn nắm trong lòng bàn tay hàng còn hay hết, đó không chỉ đơn giản là số lượng hàng tồn kho mà những con số này còn giúp bạn đưa ra những chiến lược bán hàng chính xác và kịp thời.

1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp gia tăng lợi nhuận mà còn giúp bạn thảnh thơi đầu óc để nghĩ ra các ý tưởng mới, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên, hay đơn giản là có thêm thời gian dành cho bản thân thay vì phải vật lộn với đống hàng hỗn độn trong kho.

Hãy cùng khám phá xem 1 phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp có thể làm được những gì nhé!

1.1. Biết rõ hàng còn hay hết tại cửa hàng

1 phần mềm quản lý kho tốt nhất sẽ cho bạn biết từng mặt hàng còn tồn kho với số lượng bao nhiêu. Giả sử có 1 khách hàng đến cửa hàng của bạn và ưng 1 mẫu áo nhưng muốn mua mẫu đó với size khác. Đừng nói với khách hàng: “Chị đợi em 30 phút để em vào kho tìm nhé!”. Chỉ cần nhìn vào phần mềm quản lý tồn kho là bạn có thể biết ngay sản phẩm đó còn bao nhiêu hàng trong kho chi tiết đến từng mẫu mã, size số, màu sắc,… Nhân viên sẽ không phải mất thời gian, công sức vào kho tìm kiếm nữa, việc bán hàng trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn, khách hàng không phải chờ đợi lâu.

1.2. Chủ động trong việc nhập hàng

Trong số các lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý kho hàng là sẽ giúp bạn dự báo cho những lần nhập hàng tiếp theo. Có đến 61,3% chủ shop cho rằng báo cáo kho là tính năng quan trọng nhất trong bán lẻ. Báo cáo kho giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng chính xác dựa trên báo cáo hàng bán chạy. Thay vì phải mò mẫm, ước lượng mà không có cơ sở dữ liệu cụ thể, bạn chỉ cần nhìn vào danh sách các sản phẩm bạn chạy nhất của cửa hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định (ví dụ như trong tháng trước, tháng trước nữa,…), từ đó dự báo xu hướng tiêu dùng và quyết định nhập về những mặt hàng đang được khách hàng ưa chuộng.

1.3. Hạn chế tình trạng hết hàng

Hết hàng không chỉ làm bạn mất đi doanh thu, làm khách hàng không hài lòng mà còn là cách nhanh nhất để mang khách hàng tiềm năng đến cho đối thủ của bạn. Nhưng bạn cũng đừng quá lo lắng! 1 phần mềm quản lý kho đơn giản sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn đánh bay nỗi lo hàng hết. Bạn sẽ biết được mặt hàng nào cần nhập về ngay nhờ cảnh báo hàng dưới định mức tồn kho, giúp bạn tránh bị hết hàng nhất là với các sản phẩm bán chạy.

1.4. Chạy chương trình khuyến mãi phù hợp

Ngược lại, với các sản phẩm bán chậm hoặc còn tồn kho quá nhiều, phần mềm quản lý tồn kho cũng sẽ hiển thị ngay trên báo cáo hàng vượt định mức, giúp bạn đưa ra các cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều, có chiến lược xả hàng, giảm giá hoặc các chương trình khuyến mãi phù hợp, kịp thời trước khi mặt hàng đó bị lỗi thời. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho hàng cũng sẽ giúp bạn thiết lập tự động chương trình khuyến mãi cho 1 hay hàng loạt các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ.

2. 10 tính năng sáng giá của phần mềm quản lý kho Sapo

Nếu đang tìm kiếm 1 phần mềm quản lý kho hàng, bạn thử search từ khóa “phần mềm quản lý kho” trên Google xem, chắc chắn bạn sẽ bị choáng ngợp trước cả triệu kết quả hiện ra. Phần mềm quản lý kho thì có rất nhiều, mỗi phần mềm lại có các tính năng khác nhau. Vậy làm thế nào để lựa chọn được 1 phần mềm quản lý kho phù hợp? Phần mềm quản lý bán hàng cần có những tính năng gì?

Sau đây là 10 tính năng sáng giá có trên phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp Sapo, dù bạn có hàng trăm hay hàng nghìn sản phẩm thì vẫn có thể quản lý kho hiệu quả.

2.1. Nhập lên hàng loạt sản phẩm bằng file Excel

Nếu như bạn chỉ bán 1 vài sản phẩm thì chẳng cần quan tâm đến tính năng này. Nhưng nếu con số mặt hàng có tại cửa hàng của bạn lên đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn thì tính năng này đặc biệt quan trọng giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức thay vì phải thêm vào thủ công từng sản phẩm. Tính năng tải lên danh sách sản phẩm bằng file Excel hỗ trợ bạn tải lên hàng loạt sản phẩm với các trường thông tin như tên sản phẩm, mã SKU, mã vạch, số lượng tồn kho,… giúp bạn quản lý hàng hóa thật dễ dàng.

2.2. Kiểm soát số lượng hàng tồn kho

Bạn sẽ không phải ngập đầu trong đống hàng hóa trong kho với hàng nghìn chủng loại  khác nhau. Khi khách đến mua hàng, chỉ cần nhìn vào phần mềm quản lý kho là bạn có thể tự tin trả lời ngay sản phẩm này còn hàng hay hết.

2.3. Quản lý hàng tồn kho theo biến thể sản phẩm

Không chỉ quản lý số lượng tồn kho của 1 sản phẩm đơn thuần, phần mềm quản lý kho Sapo có thể giúp bạn quản lý hàng tồn kho theo từng biến thể sản phẩm. Ví dụ, cùng 1 mẫu giày Adidas Originals Stan Smith Trainers, sản phẩm có 8 size từ 35 đến 42, 5 màu trắng, xám, đen, xanh, đỏ, thì chỉ 1 mẫu giày Adidas đó đã có đến 40 biến thể khác nhau. Đó mới là 1 mẫu giày, chưa kể cửa hàng của bạn còn có những mẫu Adidas khác và rất nhiều loại giày khác nữa. Như vậy, chỉ cần có khoảng 100 sản phẩm thôi thì con số biến thể có thể lên đến vài nghìn rồi.

Vì vậy, quản lý tồn kho theo biến thể sản phẩm là tính năng không thể thiếu của 1 phần mềm quản lý tồn kho. Trên Sapo, bạn hoàn toàn có thể tạo và quản lý số lượng tồn kho theo từng biến thể như mẫu mã, size số, màu sắc,…

.2.4. Quản lý hàng hóa bằng mã vạch

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì phương pháp phổ biến nhất hiện nay là quản lý sản phẩm bằng mã vạch. Sapo cung cấp cho các chủ shop đầy đủ các tính năng để có thể quản lý hàng hóa bằng mã vạch như tạo và in mã vạch dán vào sản phẩm (với các sản phẩm không có sẵn mã vạch), thêm mới sản phẩm lên hệ thống bằng cách quét mã vạch, quét mã vạch để bán hàng và tính tiền nhanh,…

2.5. Quản lý sản phẩm theo mã SKU

SKU là một dạng mã quy ước, bao gồm tất cả các thông số, thuộc tính của 1 mặt hàng giúp phân loại và phân biệt các loại mặt hàng khác nhau.

Không phải ngẫu nhiên mà mã SKU là trường thông tin bắt buộc khi thêm 1 sản phẩm trên Sapo. Mã SKU cũng không phải là 1 dãy ký tự vô nghĩa mà chúng sẽ giúp bạn rất nhiều trong các nghiệp vụ bán hàng và quản lý hàng hóa, quản lý hàng tồn kho.

  • Mã SKU là mã nội bộ giúp bạn nhanh chóng định danh sản phẩm để bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả
  • Mã SKU khác nhau giúp phân biệt các phiên bản sản phẩm khác nhau
  • Mã SKU giúp phân biệt cùng 1 mặt hàng giữa các kho khác nhau
  • Hạn chế tình trạng hết hàng hoặc thất thoát trong quá trình quản lý tồn kho
  • Mã SKU là điểm liên kết sản phẩm giữa các kênh khi bán hàng đa kênh
  • Quản lý bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ vì không cần đầu tư cho phần cứng

Đọc thêm: SKU là gì? Cách đặt mã SKU giúp quản lý hàng hóa hiệu quả

2.6. Tạo đơn nhập hàng

1 phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp không chỉ có các tính năng hỗ trợ bạn quản lý hàng hóa hiệu quả mà còn phải thuận tiện cho nghiệp vụ nhập hàng. Trên Sapo, bạn có thể dễ dàng tạo đơn nhập hàng bằng cách thêm hoặc lựa chọn nhà cung cấp, thêm sản phẩm, tùy chỉnh số lượng và ấn nút Tạo đơn. Sau đó bạn chỉ cần in đơn nhập hàng và chuyển sang nhân viên mua hàng để tiến hành đặt hàng. Sau khi nhận hàng, bạn chỉ cần 1 click chuột là số lượng hàng nhập về sẽ tự động cập nhật vào số lượng hàng tồn kho trên hệ thống.

Ngoài ra, chủ shop có thể dễ dàng quản lý và theo dõi công nợ với nhà cung cấp, đối soát dễ dàng theo từng kỳ thanh toán, tránh được sai sót, nhầm lẫn.

2.7. Trả hàng nhà cung cấp

Bên cạnh tính năng nhập hàng thì tính năng trả hàng cũng là 1 tiêu chí cần có của 1 phần mềm quản lý kho tốt. Trong quá trình nhập hàng, không thể tránh được những trường hợp hàng nhập về bị hỏng, lỗi. Đương nhiên, những sản phẩm này bạn không thể mang ra bán cho khách mà phải trả lại nhà cung cấp.

Trong phần Nhập hàng trên Sapo, bạn có thể click vào đơn nhập hàng mà bạn muốn trả hàng, sau đó lựa chọn sản phẩm, số lượng mà bạn cần trả lại và click Lưu, số lượng tồn kho trên hệ thống sẽ được trừ đi tương ứng với số lượng trả hàng.

2.8. Tạo phiếu chuyển hàng

Chuyển hàng cũng là 1 nghiệp vụ quan trọng, đặc biệt là khi bạn đang quản lý 1 chuỗi cửa hàng. Tính năng chuyển hàng hỗ trợ chủ shop chuyển hàng giữa các cửa hàng với nhau trên cùng 1 hệ thống.

Trên phần mềm quản lý kho Sapo, bạn có thể vào phần Chuyển kho để tạo phiếu chuyển hàng từ chi nhánh này sang chi nhánh khác. Bạn chỉ cần thêm vào danh sách các sản phẩm cần chuyển, số lượng chuyển rồi click nút Lưu và duyệt. Số lượng tồn kho mặt hàng đó sẽ được chuyển từ chi nhánh chuyển sang chi nhánh nhận nhanh chóng.

2.9. Kiểm soát thất thoát bằng kiểm hàng

Kiểm hàng là hoạt động các shop cần thường xuyên thực hiện để hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa. Trong khi kiểm kho, bạn sẽ kiểm soát được các mặt hàng bị hỏng hóc hay mất mát, từ đó cập nhật chính xác số lượng hàng tồn kho có thể bán thực tế.

Bạn vào phần Kiểm hàng trên Sapo > Thêm phiếu kiểm, tại đây bạn thêm các sản phẩm cần kiểm kê, nhập vào số lượng sản phẩm thực tế và lựa chọn các lý do dẫn đến chênh lệch số lượng hàng trong kho. Với các số liệu này, sau 1 khoảng thời gian như 1 quý hoặc 6 tháng, bạn có thể tạo các báo cáo, thống kê nguyên nhân dẫn đến thất thoát hàng hóa, từ đó có các biện pháp phù hợp để hạn chế tình trạng này.

Đọc thêm: Chỉ cần 5 cách sắp xếp kho hàng này giảm ngay 50% thời gian nhặt hàng

2.10. Thiết lập chương trình khuyến mãi

Với các sản phẩm bán chậm hoặc đang tồn kho quá nhiều, lên kế hoạch cho việc giảm giá, khuyến mãi là vô cùng cần thiết với các shop. Nếu không có cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều hoặc chiến lược xả hàng kịp thời, các sản phẩm tồn kho lâu có thể trở thành hàng hết date, hết mốt, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận khi kinh doanh.

Tính năng tạo và thiết lập chương trình khuyến mãi trên Sapo cho phép các chủ shop chạy 1 chương trình khuyến mãi hoàn toàn tự động trên hệ thống. Bạn có thể lựa chọn các hình thức khuyến mãi khác nhau:

  • Khuyến mãi chiết khấu: Tạo các chương trình khuyến mãi giảm giá theo % hoặc số tiền, áp dụng cho tổng đơn hàng, cho 1 sản phẩm cụ thể hay 1 danh mục sản phẩm. Ví dụ: Giảm 10% cho hóa đơn trên 500.000đ, giảm 20.000đ khi mua trên 300.000đ các sản phẩm trong danh mục thực phẩm,…
  • Khuyến mãi tặng sản phẩm: Tạo các chương trình khuyến mãi tặng 1 hoặc nhiều sản phẩm. Ví dụ: Mua sản phẩm X tặng sản phẩm Y, mua sản phẩm X được giảm giá 50% sản phẩm Y, mua 2 tặng 1,…

Trên đây là những tính năng hữu ích của phần mềm quản lý kho Sapo. Nếu bạn đang tìm kiếm 1 phần mềm để quản lý kho hàng hiệu quả thì đừng ngần ngại, Sapo tặng bạn 15 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo để bạn có thể trải nghiệm toàn bộ các tính năng trên và kiểm tra hiệu quả thực sự của phần mềm với việc bán hàng của mình nhé!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay
Sapo – Phần mềm quản lý tồn kho online, offline đơn giản cho cửa hàng bán lẻ
5 (100%) 1 vote

Tải Ebook Hot Cẩm nang bán hàng trên Lazada A-Z

Cuốn Ebook 62 trang, sẽ chỉ cho bạn tất cả những thủ thuật, kinh nghiệm cần có để có thể tự tin bán hàng trên Lazada một cách thuần thục, hiệu quả nhất

Tải eBook ngay