Những trở ngại khi quản lý bán hàng theo cách thủ công

Những trở ngại khi quản lý bán hàng theo cách thủ công

Quản lý bán hàng theo cách thủ công có thể hiểu nôm na là việc ghi chép thông tin, thống kê số liệu kinh doanh bằng những hình thức đơn giản nhất như giấy, sổ, thông qua excel, word, hoặc sử dụng các phần mềm quản lý sơ khai, không hỗ trợ đủ các tính năng và thao tác cần thiết cho hoạt động quản lý. Do vậy, cũng chính bởi mang đặc tính thủ công nên đương nhiên số liệu gửi về không chính xác và chắc chắn có vô số sai sót. Bài viết này sẽ đề cập đến rõ hơn những trở ngại khi quản lý bán hàng không áp dụng phần mềm để chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp thấy rõ sự cần thiết sử dụng cách thức quản lý tiên tiến.

quan ly ban hang

1. Không đảm bảo an toàn dữ liệu khi quản lý bán hàng theo cách thủ công

Với cách thức quản lý thủ công, tất cả các dữ liệu của cửa hàng bao gồm : thông tin về hàng hóa, giá cả, đơn vị cung cấp… hàng hóa đang bày bán trong cửa hàng; thông tin về khách hàng, về doanh số bán hàng, số liệu tồn kho… và tất cả những thông tin mật đặc biệt quan trọng khác sẽ dễ dàng bị rò rỉ, đánh cắp, hoặc biến mất. Điều đó gây nên vô số hậu quả rất nghiêm trọng đối với cửa hàng của bạn.

Dữ liệu bán hàng được xây dựng nên không phải chỉ trong một sớm một chiều, vì vậy, mất dữ liệu sẽ đồng nghĩa với việc gián đoạn công việc kinh doanh. Không chỉ dừng lại ở đó, nếu tất cả thông tin về khách hàng, doanh số bán hàng, thông tin hàng hóa… của cửa hàng bạn bị rơi vào tay của đối thủ cạnh tranh đồng nghĩa với sự đe dọa siêu nguy hiểm. Đối thủ chỉ cần dựa vào đó để đưa ra chiêu trò cạnh tranh không lành mạnh như cạnh tranh về giá, lôi kéo khách hàng…

Điều này đặt ra yêu cầu đối với nhà quản lý phải tìm được một cách thức kiểm soát chặt chẽ các thông tin và đảm bảo an toàn tuyệt đối dữ liệu kinh doanh.

2. Không kiểm soát được nguyên vật liệu

Vấn đề kiếm soát nguyên vật liệu đặc biệt quan trọng đối với các ngành hàng kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, quán ăn, quán cà phê…

Đối với các cửa hàng này, việc kiểm soát nguyên vật liệu sao cho đủ để chế biến món ăn trong ngày thực sự quan trọng, bởi nếu thừa nguyên liệu sẽ gây lãng phí, thiếu nguyên liệu sẽ không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mặc dù là rất quan trọng nhưng lại rất khó thực hiện, bởi trên thực tế, cách thức quản lý cũ, thủ công chưa thể phù hợp và thỏa mãn những yêu cầu cần thiết trong quản lý bán hàng.

Một trong những tính năng hiệu quả nhất của của phần mềm quản lý nhà hàng đó là quản lý nguyên vật liệu. Phần mềm quản lý kho có chức năng định lượng nguyên vật liệu, giúp nhà hàng dễ dàng định lượng được nguyên vật liệu cho từng món ăn một cách chính xác. Từ đó, có thể xác định được loại nguyên liệu, số lượng cần mua mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, tránh việc mua thiếu hoặc mua thừa nguyên liệu.

kiem soat nguyen vat lieu

3. Không giữ được chân khách hàng

Hiện nay, vô số các lĩnh vực kinh doanh được triển khai có hiệu quả, đồng nghĩa với việc khách hàng sẽ có nhiều hơn một sự lựa chọn khi mua hàng. Do vậy, vấn đề bức thiết đặt ra cho các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm thêm sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi phong cách phục vụ mà còn phải chuyển đổi hình thức quản lý hiệu quả hơn nếu không muốn mất đi khách hàng, thậm chí là cả khách hàng thân thiết.

Mất khách hàng thân thiết cũng gần như là cửa hàng của bạn đã bị phá sản. Sẽ ra sao nếu những khách hàng vốn đã gắn bó với cửa hàng bạn từ rất lâu, rất quan tâm và luôn ưu tiên sử dụng sản phẩm, dịch vụ của cửa hàng bạn, bỗng một ngày không cần thông báo mà bỏ cửa hàng bạn mà đi…?

Chính điều này sẽ là lý do để bạn phải sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tạo được bước đột phá mới trong phong cách hoạt động, đem đến cái nhìn mới mẻ hơn, chuyên nghiệp hơn cho cửa hàng của mình. Những tính năng đặc biệt của phần mềm sẽ giúp bạn có được chiến lược kinh doanh hiệu quả, từng bước nâng cao giá trị của mình và tạo dựng được niềm tin vốn có đối với khách hàng.

4. Thường xuyên thất thoát mà không tìm ra được nguyên nhân

Thất thoát trong quản lý, kinh doanh thường do nhiều nguyên nhân như : sai lệch trong quản lý hàng hóa trong kho, sai lệch trong khi bán hàng, chưa sử dụng hết năng suất nhân viên, nhầm lẫn dữ liệu, nhân viên bán hàng không trung thực, mất cắp trong quá trình lưu kho, kiểm kho…

Tuy nhiên, thông thường, khi hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra liên tục và thường xuyên thì kiểm soát thất thoát là rất khó khăn và không hề biết được nguyên nhân chính là do đâu. Trước vấn đề đó, phần mềm quản lý bán hàng được phát triển để xử lý triệt để tình trạng thất thoát hàng hóa, giúp doanh nghiệp quản lý hữu hiệu hoạt động kinh doanh của mình.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

Những trở ngại khi quản lý bán hàng theo cách thủ công
Đánh giá bài viết

Tìm chúng tôi trên Facebook

Tìm chúng tôi trên Youtube