Khúc mắc shipper – Bài toán khó đã có lời giải đáp

Khúc mắc shipper – Bài toán khó đã có lời giải đáp

Bán hàng nhiều nơi, ở nhiều nền tảng khác nhau không còn là câu chuyện xa lạ đối với các chủ shop. Một trong những vấn đề thường xuyên phát sinh khi bán hàng nhiều kênh chính là rắc rối và phức tạp trong khâu quản lý đơn hàng vận chuyển do người giao hàng (shipper) thực hiện. Sapo sẽ chia sẻ ngay về cách làm thế nào để shop đỡ vất vả hơn khi quản lý shipper.

Bán hàng trên Facebook, Zalo, Instagram ngày càng dễ dàng hơn, đồng nghĩa với việc shop có cửa hàng ở Hà Nội, Hồ Chí Minh nhưng vẫn bán được hàng cho khách tận Điện Biên, Thái Nguyên, Ninh Thuận,… Khách ngoài tỉnh – thành có thể là mua sỉ hoặc mua lẻ, thanh toán qua tài khoản thẻ ATM hoặc giao hàng thu tiền (COD). Nói chung là nhiều tình huống xảy ra khi shop xuất đơn hàng cho shipper đi giao cho khách. Mặc dù, các hệ thống vận chuyển hiện nay phát triển khá nhộn nhịp, phải kể đến như: Viettel post, Shipchung,  Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm,…

Những vướng mắc của chủ shop với shipper

Cộng đồng shipper quá lớn khó quản lý

Có những ngày, shipper ruột của shop đều bận, shop lại có đơn hàng cần kíp phải chuyển đi, chủ shop thường phải sử dụng shipper từ cộng đồng ship tìm người – người tìm ship. Không phải lúc nào chủ shop cũng tìm được một shipper có uy tín. Nên tình trạng shipper có thể nhận đơn rồi bắn cho người khác đã từng xảy ra, đến lúc shop muốn lấy lại hàng cũng không được. Lúc ấy, shop chỉ biết than phiền “Tiền, ừ thì thôi. Chỉ thấy buồn vì giờ người ta ăn ở căn ke chấp vặt, thiếu tình người…”.

Khách hàng “bỏ bom” từ chối nhận hàng vì không hài lòng với shipper

Nhiều khách không có thói quen xài thẻ nên thường yêu cầu shop chuyển hàng theo hình thức COD. Thế nhưng, hàng đến tận nơi thì khách lại từ chối nhận vì thấy phí ship cao do shipper tự ý tăng thêm, hoặc gọi điện thoại cho khách không liên lạc được thì shipper lập tức mang đơn về chuyển hoàn. Với những shipper thiếu trách nhiệm thì rủi ro này ảnh hưởng nhiều đến doanh thu của shop. Mỗi trường hợp như thế, shop mất 2 lần tiền ship, chưa kể hàng bị hỏng, va đập do quá trình vận chuyển mà không biết kêu ai.

Không có thông tin về lộ trình vận chuyển của shipper

Thiếu thông tin về kiện hàng để báo lại cho khách là tình huống khiến không ít chủ shop than phiền. Nhiều shop chia sẻ về chuyện cười ra nước mắt khi hàng chưa tới nơi, khách giục ầm ầm còn điện thoại của shipper thì “Thuê bao quý khách vừa gọi hiện không liên lạc được,…”. Shop chỉ còn lại một cách duy nhất là lên hệ thống của đơn vị vận chuyển để kiểm tra đơn hàng. Thao tác log in – log out này sẽ gây ra nhiều phiền toái đặc biệt là khi chủ shop đang không có mặt trực tiếp ở cửa hàng.

Khó khăn quản lý công nợ shipper

Do không tích hợp với phần mềm bán hàng, gần như tất cả các shop quản lý công nợ cho shipper hiện nay đều phải tách ra một file lẻ đối chiếu hàng tháng với đơn vị vận chuyển hoặc shipper ruột. Thực sự rất mất thời gian!

Quản lý shipper thế nào hiệu quả nhất?

Làm thế nào để quản lý shipper hiệu quả chính xác

Như vậy cách quản lí shipper hiệu quả nhất là khi xây dựng quy trình quản lý kho hàng chăt chẽ và điều đặc biệt quan trọng là sử dụng các công cụ hỗ trợ hợp lí để việc quản lí đạt hiệu quả cao. Shop có thể tham khảo các cách sau:

Khai thác tối đa hình thức shipper ứng tiền khi nhận hàng từ shop

Với các đơn chuyển cho khách nội thành, shop nên yêu cầu shipper đặt cọc tiền cho cửa hàng. Điều này sẽ nâng cao trách nhiệm của shipper đối với đơn hàng, tránh trường hợp shipper xù tiền.

Áp dụng mô hình quản lí shipper khép kín

Với các đơn hàng chuyển cho khách ngoài tỉnh – thành, shipper thu tiền COD từ khách – Số tiền này bằng với số tiền cần thu hộ trong vận đơn. Cuối tháng, shop đối chiếu công nợ với ship qua phần mềm quản lý bán hàng.

Xây dựng hệ thống quản lý shipper chuẩn

Giao dịch với shipper diễn ra hàng ngày, hàng tuần, để quản lý tốt nhất khâu này, ngoài việc thực hiện chu trình khép kín, shop nên tổng hợp các thông tin:

  • Mã vận đơn, tiền thu hộ, phí trả shipper, tiền hàng.
  • Sắp xếp các mã vận đơn theo tiêu chí: trạng thái vận đơn, ngày thao tác vận đơn.
  • Xuất file danh sách các vận đơn cho shipper khi đối chiếu công nợ.
  • Đối chiếu file với lịch sử giao hàng này cập nhật vào tồn – dư khi xuất kho.

Sử dụng công nghệ để quản lý shipper

Ngoài các cách nói trên, ứng dụng công nghệ là cách hiệu quả nhất để quản lý shipper và giải quyết những khúc mắc trong khâu giao vận hàng hóa. Với ứng dụng Sapo Shipper, bạn có thể quản lý từng nhân viên ship của cửa hàng, chuyển đơn hàng từ Sapo cho shipper chỉ với vài click chuột. Sau khi nhận được thông tin đơn hàng trong ứng dụng, shipper sẽ lấy hàng và mang đi giao. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi vị trí, lên kế hoạch ship hàng tối ưu lộ trình di chuyển và tiết kiệm chi phí.

Hướng dẫn cách sử dụng tính năng quản lý shipper:

Bước 1: Truy cập quản trị Sapo, vào phần Cấu hình > Quản lý nhân viên > Phân quyền > Thêm mới vai trò.

Tại đây bạn thêm mới vai trò Nhân viên giao hàng sau đó phân quyền chi tiết cho nhân viên quyền Quản lý vận chuyển sau đó ấn nút Thêm.

Bước 2: Quay lại phần Quản lý nhân viên và tạo mới tài khoản shipper. Tại đây bạn điền đầy đủ thông tin, chọn vai trò Nhân viên giao hàng sau đó ấn nút Thêm.

Bước 3: Vào phần Đơn hàng > Đối tác vận chuyển > Thêm mới

Tại đây, bạn điền thông tin của shipper, phần Nhân viên phụ trách, bạn chọn tài khoản nhân viên giao hàng vừa tạo sau đó ấn nút Lưu.

Bước 4: Cài đặt ứng dụng trên điện thoại shipper và đăng nhập bằng thông tin tài khoản shipper mà bạn đã tạo.

Tải ứng dụng Sapo Shipper trên iOS

Tải ứng dụng Sapo Shipper trên Android

Như vậy là bạn đã hoàn tất các bước thiết lập, sau đó khi có đơn hàng, bạn chỉ cần chọn shipper giao hàng để hoàn tất đơn hàng. Nếu chưa có Sapo, bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày và trải nghiệm tính năng hữu ích này!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

Chắc hẳn những gợi ý trên đã chia sẽ phần nào những khó khăn mà chủ shop vướng phải trong quá trình quản lý shipper. Hãy trao đổi cùng Sapo ý kiến của các bạn về vấn đề này nhé.

Chúc shop buôn bán phát tài!

Khúc mắc shipper – Bài toán khó đã có lời giải đáp
5 (100%) 4 votes

Tải Ebook Hot Lazada Sell Pro

Cuốn Ebook 62 trang, sẽ chỉ cho bạn tất cả những thủ thuật, kinh nghiệm cần có để có thể tự tin bán hàng trên Lazada một cách thuần thục, hiệu quả nhất

Tải về ngay