Hội thảo trên website (hay còn gọi là Webinar – web-based & seminar) là một phương pháp có thể giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi mua hàng một cách điên rồ mà đôi khi bạn khó tưởng tượng được.
Theo thống kê không chính thức cho thấy, trang Kissmetrics.com (trang web cung cấp công cụ phân tích sự kiện cho website khác) đã thu về 1.638.000$ từ 77 hội thảo web được tổ chức thường niên. Một cuộc khảo sát của các nhà tiếp thị thường xuyên tiến hành webinar cũng cho biết, số lượng người dùng chuyển thành khách hàng tiềm năng sau khi tham gia hội thảo dao động từ 20 – 40%, một con số cực kì ấn tượng đối với những ai đang bán hàng trực tuyến.
Nhiều nhà tiếp thị và doanh nghiệp cũng nhận ra hiệu quả mà phương pháp này mang lại, vì vậy có hơn 60% đã tích hợp các hội thảo web vào chiến lược quảng cáo của mình. Mặc dù vậy không phải ai cũng thành công, đó là lý do vì sao tôi chúng chia sẻ bài viết này để giúp bạn có một kế hoạch cải thiện những chiến dịch hội thảo web trong tương lai tốt hơn.
1. Bốn bí quyết tăng tỷ lệ tham gia hội thảo web
Không phải lúc nào những hội thảo trên web mà bạn tổ chức cũng có số người tham gia chính thức bằng với số người đăng ký ban đầu. Có khá nhiều lý do để người dùng “bỏ rơi” hội thảo của bạn giữa chừng, ví dụ như:
- Họ đã tham gia hội thảo tương tự của đơn vị khác
- Họ không còn quan tâm đến hội thảo đó nữa
- Họ muốn xem lại hội thảo sau đó chứ không muốn tham gia trực tiếp
- Họ quên mất thời gian tổ chức cuộc hội thảo của bạn
- Họ gặp khó khăn về mặt kỹ thuật, ví dụ không biết cách tham gia, trục trặc mạng, thiết bị ...
- …
Mặc dù có những nguyên nhân khách quan nhưng bạn có thể áp dụng một số bí quyết nhỏ để làm gia tăng tỉ lệ tham gia hội thảo mà chúng tôi sẽ chia sẻ ngay dưới đây.
Bí quyết 1: Tặng một nội dung miễn phí vào cuối chương trình
Khi được tặng một món đồ kèm theo thì bất cứ ai cũng cảm thấy hào hứng, họ sẽ nghĩ rằng mình nhận được nhiều giá trị hơn khi thực hiện hành động đó, điều này cũng đúng đối với những người tham gia hội thảo trên web. Những món quà nhỏ như một mẫu template mới, một cuốn ebook hữu ích, một phiếu giảm giá hay bất kỳ nội dung nào liên quan đến nội dung của buổi hội thảo chắc chắn sẽ là thứ tạo động lực để họ đăng ký rồi đến dự đúng lịch.
Kissmetrics cũng từng áp dụng phương pháp này với hội thảo của, và kết quả là tỉ lệ người dùng tham gia tăng cao hơn. Đây cũng là một nguyên nhân dẫn đến kết quả doanh số mà họ thu về lớn đến vậy.
Hình ảnh dưới đây là một ví dụ cho bí quyết này. Những ai tham dự buổi webinar về Adwords đều được tặng một cuốn ebook chia sẻ 32 bí quyết tối ưu quảng cáo Adwords trên di động.
Bí quyết 2: Không đề cập đến sản phẩm của mình cho đến cuối buổi hội thảo
Thực tế là người dùng tham dự webinar để học hỏi thêm nhiều kiến thức chứ không phải mua bán hàng hóa, vì vậy bạn phải luôn ưu tiên cung cấp thông tin giá trị sau đó mới đề cập tới sản phẩm của mình. Nhiều người sẽ cảm thấy phản cảm nếu tần suất sản phẩm của bạn xuất hiện quá nhiều và thời điểm được nhắc tới quá sớm, họ nghĩ rằng bạn mời họ đến để bán hàng chứ không phải thảo luận về chủ đề mà họ quan tâm, vì vậy khả năng họ rời đi trước khi kết thúc chương trình rất cao. Điều này gây ra 2 hậu quả khá nghiêm trọng:
- Người dùng sẽ không bao giờ tham dự hội thảo của bạn nữa
- Họ không giới thiệu, thậm chí còn nói xấu về hội thảo web của bạn với những người xung quanh
Như vậy việc đề cập đến sản phẩm không đúng lúc đúng chỗ sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới chương trình tiếp thị và thương hiệu mà bạn đang xây dựng. Vì vậy hãy nhớ rằng, không nói tới sản phẩm cho đến khi bạn đã cung cấp cho người dùng tất cả những giá trị mà mình từng hứa khi quảng cáo hội thảo.
Có một cách để bạn giới thiệu sản phẩm tự nhiên hơn, đó là xin người tham gia một chút thời gian để phân tích những tác dụng của sản phẩm khi giải quyết vấn đề của họ. Còn nếu không bạn chỉ nên giới thiệu vào lúc chưa bắt đầu hoặc gần kết thúc buổi hội thảo mà thôi.
Bí quyết 3: Gửi nhiều lời nhắc nhở
Đa phần mọi người đều bận rộn với lịch trình và công việc của mình, vì vậy nếu họ chẳng may quên mất buổi webinar đã đăng ký thì cũng không phải điều lạ. Vậy nên việc của bạn là phải thường xuyên nhắc nhở họ, chỉ đơn giản bằng một email chẳng hạn. Nhưng điều cần chú ý ở đây là thời gian và tấn suất gửi email.
Thời điểm gửi email ảnh hưởng rất nhiều tới tỉ lệ mở, ví dụ bạn gửi vào 2h đêm hôm trước thì nhiều khả năng họ sẽ không đọc. Còn nếu bạn gửi quá nhiều email họ sẽ cho rằng bạn đang làm phiền họ và ngay lập tức đưa bạn vào danh sách đen. Dưới đây là 1 số gợi ý về thời gian gửi email cho bạn:
- Một tuần trước khi bắt đầu hội thảo: điều này đảm bảo người dùng có đủ thời gian để sắp xếp lịch trình của họ.
- Một ngày trước khi bắt đầu hội thảo: nhắc nhở người dùng vào lúc này để họ xem lại thời gian biểu của mình.
- Một giờ trước khi bắt đầu hội thảo: lời nhắc cuối cùng để người dùng thu xếp mọi thứ ổn thỏa và chỉ tập trung vào buổi hội thảo mà thôi.
Tùy vào từng sự kiện mà bạn có thể gửi từ 3 – 6 email nhắc nhở. Nếu bạn nhận được phản hồi dừng lại việc gửi email thì hãy chấm dứt ngay lập tức. Dưới đây là 1 ví dụ email của Byran Harris gửi cho những người đã đăng ký tham dự hội thảo web của họ.
Bí quyết 4: Nhấn mạnh sự khan hiếm
Yêu cầu một người nào đó dành từ 40 phút đến 2 tiếng để dự hội thảo web của bạn thực sự rất khó khăn, vì nó gần như đã chiếm hết thời gian rảnh của họ. Trong khi đó bạn còn phải cạnh tranh với nhiều đơn vị tổ chức hội thảo khác trên Internet nữa. Nhưng có một cách để bạn đánh bật đối thủ, đó là tạo ra sự khan hiếm.
Nguyên tắc khan hiếm đã được áp dụng vào tiếp thị từ rất lâu trước đây nên hiệu quả mà nó mang lại có lẽ không cần bàn nhiều nữa. Bạn có thể hạn chế thời gian, số lượng và quà tặng khi đăng ký. Người dùng sẽ cảm thấy cấp thiết hơn khi đứng trước lựa chọn đăng ký buổi webinar của bạn. Dưới đây là một ví dụ:
Còn một phương pháp tạo sự khan hiếm khác là thông báo rằng sự kiện này chỉ diễn ra duy nhất một lần, nếu ai không đăng ký sẽ bỏ lỡ những thông tin hữu ích mà không ở đâu có. Phương pháp này đánh vào tâm lý “để lần sau” của đa số người dùng, khi họ thấy chẳng có “lần sau” nào nữa thì tỉ lệ đăng ký sẽ tăng lên.
2. Đừng bỏ qua việc giới thiệu
Sau khi đã tìm ra giải pháp để khuyến khích hầu hết những người đăng ký tham dự ngày hội thảo web thì việc tiếp theo bạn cần làm là sắp xếp lại danh sách thông tin của họ. Bản danh sách này bao gồm nhiều đối tượng khác nhau, đó có thể là người nhận được email giới thiệu của bạn, hoặc có thể là những người chỉ vô tình biết đến webinar trên mạng mà chưa từng nghe nói đến bạn bao giờ. Tất nhiên, có càng nhiều người đã biết rõ về bạn thì càng tốt, nhưng thực tế không phải lúc nào cũng hoàn hảo như vậy.
Thế nên việc quan trọng trước khi bắt đầu webinar là quá trình giới thiệu để người tham dự hiểu rằng bạn có chuyên môn về lĩnh vực này, rằng họ có thể hoàn toàn tin tưởng những gì bạn nói.
Việc sắp xếp danh sách người tham dự còn bao gồm cả việc phân cấp mức độ hiểu biết và kinh nghiệm của họ về chủ đề bạn sẽ nói. Đây là cơ sở để bạn lựa chọn cách giới thiệu cho phù hợp. Nhưng dù thế nào thì đoạn giới thiệu đó cũng phải bao gồm 2 phần sau:
Phần 1 – Bạn là ai?
Hầu hết các buổi hội thảo trên web đều bắt đầu với một hoặc hai slide giới thiệu về đơn vị tổ chức và người trình bày.
Nếu là người trình bày, bạn cần cho người khác biết trình độ và cá tính của mình. Trong trường hợp này các bằng cấp, giải thưởng hoặc một thành tích nào đó trong lĩnh vực của bạn đều là những tài liệu hữu ích, nó sẽ làm tăng thêm trọng lượng cho những điều mà bạn phát biểu. Như ví dụ dưới đây, người trình bày đang cố gắng cho khán giả biết anh ta đã từng làm việc tại nhiều công ty nổi tiếng khác nhau.
Hoặc một kiểu giới thiệu hài hước cũng có thể làm tăng hứng thú cho người tham gia, đồng thời tạo cầu nối đầu tiên cho hai bên để bắt đầu giao lưu, như dưới đây chẳng hạn:
Phần 2: Bạn sẽ trình bày những gì?
Sau khi giới thiệu bản thân bạn cần phải đưa ra những nội dung chính của chương trình trong 1 đến 3 slide để người tham dự có được cái nhìn bao quát. Dưới đây là 1 ví dụ:
Tiêu đề của các mục nội dung chính phải bao gồm các cụm từ cung cấp những thông tin và lợi ích mà người xem nhận được (VD: Làm thế nào để tạo chiến dịch tiếp thị để bán được hàng một cách điên rồ!)
Ngoài mục đích giới thiệu nội dung chính thì những slide này còn giúp bạn giữ chân người tham dự lâu hơn khi học biết các phần hấp dẫn ở đằng sau chương trình.
Đọc thêm: 6 cách cuốn hút khán giả ngay từ 30s đầu tiên khi thuyết trình
3. Làm thế nào để trình bày một cách truyền cảm?
Có một câu nói khá hay về những người viết như thế này: “Không có chủ đề nhàm chán, chỉ có người viết nhàm chán!”. Và nó cũng đúng đối với người trình bày trong buổi hội thảo web. Nó cũng giống với việc hồi còn đi học bạn thường xuyên ngủ gật khi đến tiết Văn học vì giọng điệu giảng bài đều đều của thầy giáo vậy.
Chính vì vậy mà cách diễn đạt khi trình bày trong buổi hội thảo web rất quan trọng, nội dung hay nhưng bạn không biết cách truyền tải thì người nghe cũng cảm thấy nhàm chán. Còn chưa kể tỉ lệ chuyển đổi phụ thuộc rất nhiều vào phương thức dẫn dắt người nghe của bạn.
Chúng tôi có 3 lời khuyên mà nhiều diễn giả webinar đã từng áp dụng để cải thiện kỹ năng thuyết trình của họ như sau:
Bí quyết 1: Diễn tập trước nhưng không nhất thiết phải chính xác như đóng kịch
Mỗi diễn giả thường có những phong cách khách nhau nhưng thường phổ biến với 2 loại. Đầu tiên là người không bao giờ chuẩn bị trước cho hội thảo, họ nghĩ rằng họ đã quá hiểu chủ đề cần phải nói nên chẳng cần phải chuẩn bị gì cả. Điều này bạn có thể dễ dàng thấy trong chính buổi trình bày của họ, có đôi khi họ phải dừng lại để nghĩ xem mình đang nói đến đâu và sẽ nói gì tiếp theo.
Loại diễn giả thứ hai là một người dẫn chương trình đã chuẩn bị sẵn kịch bản và diễn lại đúng như vậy. Điều này không xấu, nhưng cũng không thực sự tốt, vì nó quá “kịch”, thiếu sự tự nhiên, khó truyền cảm hứng cho người nghe.
Hãy nhớ rằng đây là một cuộc hội thảo trực tuyến trên web, dù không gặp mặt nhưng bạn vẫn cần tương tác với khán giả, vậy nên dù là cách diễn đạt nào trong hai cách trên cũng không thực sự phù hợp. Chúng tôi gợi ý một giải pháp thế này, hãy diễn tập trước nhưng không cần ghi nhớ kịch bản.
Khi bạn thường xuyên thực hành bạn sẽ nhận ra điểm mấu chốt của câu chuyện, hiểu cách dẫn dắt người nghe và không gặp phải tình trạng đột nhiên không biết nói gì. Nhưng đừng thực hành quá nhiều lần dẫn đến dập khuôn, chỉ cần 1 đến 3 lần là được.
Bí quyết 3: Thay đổi ngữ điệu để tạo điểm nhấn
Một trong những nguyên nhân khiến cho người nghe cảm thấy nhàm chán đến… buồn ngủ là do ngữ điệu của diễn giả chỉ đều đều không có điểm nhấn.
Nếu bạn đang trong một cuộc nói chuyện hoặc tranh luận với nhiều người thì điều này không ảnh hưởng lớn lắm, vì sẽ có sự chuyển tiếp giữa mọi người, nhưng ở đây lại là buổi hội thảo và người trình bày chính chỉ có bạn mà thôi. Vì thế thay đổi ngữ điệu bằng cách nhấn mạnh vào các điểm quan trọng, kéo dài đối với các câu hỏi nghi vấn hay thấp giọng khi chia sẻ bí quyết nào đó sẽ khiến cho bài chia sẻ của bạn hấp dẫn hơn.
Bí quyết 3: Đừng vội vã
Có một lỗi phổ biến khi phải trình bày trước nhiều người là quá vội vã, nói quá nhanh. Nguyên nhân có thể là do căng thẳng, muốn tranh thủ thời gian hoặc chỉ đơn giản là thói quen. Nhưng dù thế nào thì bạn cũng vô tình khiến cho người nghe cảm thấy khó hiểu vì chưa kịp “tiêu hóa” kiến thức mà bạn chia sẻ.
Thay vào đó hãy nói chậm, dừng lại một vài nhịp trước khi chuyển sang câu tiếp để người nghe không có cảm giác bị “nhồi nhét”. Ngoài ra, đến phần quan trọng, sau khi nhấn mạnh bạn có thể ngắt vài giây như một tín hiệu để người nghe phải chú ý.
4. Tương tác đơn giản
Mục tiêu chính của diễn giả khi thực hiện webinar là phải giữ được người tham gia đến cuối chương trình và khiến họ cảm thấy hào hứng với những kiến thức mà mình chia sẻ. Vì vậy tương tác là rất quan trọng, nhất là với buổi hội thảo trực tuyến trên website, nhưng cũng vì vậy mà bạn chỉ nên chọn cách tương tác đơn giản mà thôi. Ví dụ như việc đặt một số câu hỏi và yêu cầu một người cụ thể nêu ý kiến thông qua “chat box” hoặc micro, như là: “Việc kinh doanh online của bạn có vấn đề gì không?” hoặc “Bạn muốn thiết kế website như thế nào?”, “Bạn có cảm thấy tích hợp phần mềm quản lý bán hàng vào website là cần thiết?”,….
Ngoài ra một số phần mềm webinar còn cho phép bạn tạo những khảo sát nhanh để người tham dự thực hiện, đây cũng là cách lấy ý kiến người dùng khá hay. Tuy nhiên, bạn chỉ nên áp dụng một cách tương tác tại một thời điểm mà thôi, tránh khiến cho người tham dự luống cuống.
5. Thực hiện theo một cấu trúc logic
Ngoài ngữ điệu nhàm chán thì việc trình bày buổi hội thảo theo một cấu trúc lộn xộn, thiếu sự liên kết giữa các phần hoặc không nói triệt để cũng là một nguyên nhân khác khiến cho người nghe rời bỏ webinar giữa chừng. Vì vậy bạn nên thực hiện theo một cấu trúc logic, dễ hiểu, ví dụ có các phần như sau:
- Đặt vấn đề: Xác định các vấn đề thường gặp phải mà webinar đang hướng tới giải quyết.
- Nâng tầm quan trọng: Bạn phải cho người nghe thấy rằng những vấn đề nêu trên thực sự cấp thiết để họ nghiêm túc theo dõi.
- Đưa ra giải pháp hoặc câu chuyện thực tế: Đây là bước để bạn cung cấp những thông tin hữu ích mà người tham dự quan tâm.
- Đưa ra dẫn chứng: Hãy cho họ biết những ví dụ thực tế đã sử dụng các giải pháp mà bạn đưa ra trước đó.
- Đề nghị: Khéo léo giới thiệu những đơn vị cung cấp các giải pháp trên, trong đó bao gồm cả bạn.
- Kêu gọi hành động.
6. Nêu ra nhiều ví dụ thực tiễn
Những người tham gia hội thảo trên web hầu hết đều đang gặp một vấn đề tương tự và đang đi tìm cách giải quyết hoặc đề phòng trước. Vì vậy họ rất cần chứng thực những giải pháp mà bạn đưa ra, đây là lúc các ví dụ thể hiện sức mạnh của mình.
Các ví dụ này nên phổ biến hoặc có số liệu phân tích cụ thể và ghi rõ nguồn, như vậy sẽ làm tăng độ tin cậy cho những gì bạn nói.
7. Cung cấp tài liệu sau khi kết thúc hội thảo
Mặc dù nhiều người muốn tăng tỉ lệ tham gia hội thảo bằng cách tạo sự khan hiếm nhưng nếu làm không khéo thì rất dễ phản tác dụng, khiến cho bạn bị mất một lượng lớn người dùng tiềm năng. Vậy thì có một cách khác để bạn vẫn tạo được tính cấp thiết cho cuộc hội thảo trên web của mình mà vẫn thu được các thông tin giá trị của người dùng. Đó là cung cấp tài liệu sau khi kết thúc hội thảo qua mail.
Bạn có thể tạo một ô đăng ký nhận slide đối với những người không có điều kiện tham dự hội thảo, tại đó họ sẽ điền các thông tin như tên, địa chỉ email, số điện thoại,… tất cả đều rất hữu ích cho các chiến dịch tiếp thị sau này. Ngoài ra, các tài liệu trên còn giúp người đã tham gia đọc lại những phần quan trọng trong buổi hội thảo hoặc các chi tiết mà họ không chú ý.
Đọc thêm: 8 câu nói thông dụng bạn nên tránh xa khi thuyết trình
Với 7 bí quyết cải thiện buổi hội thảo trên web này chắc chắn bạn sẽ làm tăng được tỉ lệ chuyển đổi cho website bán hàng của mình khi kinh doanh online. Hãy thử áp dụng vào chiến dịch tiếp thị sắp tới nhé!
