5S – Giải pháp tốt nhất cho việc sắp xếp và quản lý kho hàng (P2)

5S – Giải pháp tốt nhất cho việc sắp xếp và quản lý kho hàng (P2)

Trong phần 1 bài viết 5S – Giải pháp tốt nhất cho việc sắp xếp và quản lý kho hàng chúng ta đã tìm hiểu 3S đầu tiên trong phương pháp quản lý kho hàng này. Trong phần 2 này sẽ là 2S cuối cùng hoàn thiện mô hình quản lý 5S dành cho các doanh nghiệp.

1. Phương pháp quản lý kho hàng 5S

Standardize (Săn sóc)

Săn sóc được hiểu là duy trì và kế thừa các bước trên. Ở bước này mọi thứ đều phải đảm bảo tối ưu, đơn giản và dễ hiểu nhất trước khi sản phẩm tới tay người tiêu dùng. Ví dụ như trong một kho chứa hàng, hay trên các container thì các thông tin cần thiết như ngày tháng sản xuất, thời hạn sử dụng của sản phẩm đều phải được in và dán rõ ràng, tránh gây những sự nhầm lẫn không đáng có. Ngoài ra cần loại bỏ những thông tin rườm rà không liên quan hoặc dễ gây hiểu lầm cho người dùng. Thực chất S4 ra đời chính là việc chuẩn hóa và duy trì của bước 3S trước đó. Để đảm bảo 3S luôn được duy trì và hoạt động trơn chu rất cần đến ý thức và phạm vi trách nhiệm của mỗi cá nhân. Tính hiệu quả trong công tác lãnh đạo chính là việc truyền đạt của nhà quản lý và sự tiếp thu, thực hiện của nhân viên (Theo cuốn “Servant Leadership”).

Nguyên lý hoạt động của S4 (Standardize): Ở bước này, việc đầu tiên cần làm đó chính là đặt ra những mục tiêu và mong muốn tại nơi làm việc. Việc lập ra các danh sách những thứ cần có và những việc cần làm trong một khoảng thời gian cố định sẽ khiến mọi người chủ động hơn, ứng phó kịp thời nếu có vấn đề xảy ra từ đó đưa ra những phương án giải quyết tối ưu nhất. Khi làm việc tại khu vực điều hành, chúng ta cần cố gắng đưa ra những chuẩn mực để mọi phòng ban khác có thể lấy đó làm khuôn mẫu và thực hiện theo. Việc này sẽ vô cùng thuận tiện và mang tính gắn kết để mọi người không gặp khó khăn cũng như nếu có trục trặc về mặt kỹ thuật thì không cần chỉnh sửa nhiều.

Substain (Sẵn sàng)

Đây là bước cuối cùng trong chu trình quản lý kho hàng 5S. Một dự án hay một phương pháp có được coi là thành công hay không chính là ở giai đoạn này. Trong cuốn “7 Habits of Highly Successful People” (7 thói quen của người thành đạt) tác giả Stephen Covey đã viết “Sharpen is the saw” nghĩa là chúng ta luôn luôn phải rèn dũa bản thân. Trong cuộc sống này không có gì là bất biến, nếu chúng ta không chịu thay đổi và học hỏi thì chắc chắn sẽ bị tụt lại phía sau. Một doanh nghiệp áp dụng thành công nguyên lý 5S sẽ thực hiện hiệu quả mọi quy trình cũng như minh bạch rõ ràng trong mọi hoạt động. Việc duy trì và cải tiến nhà kho nơi áp dụng 5S luôn phải được thực hiện theo chu kỳ. Không nên mù quáng chạy theo những phương pháp không phù hợp với doanh nghiệp mình  tuy nhiên cũng nên học hỏi những cái hay từ các cách làm đó.

Nguyên lý hoạt động của S5 (Subtain): 5S không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần rồi thôi mà nó đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó và chấp nhận những thay đổi nhằm đi đến mục đích cuối cùng. Nên hiểu rằng một phương án được thực hiện và duy trì thành công chỉ khi có được sự phối hợp và tinh thần làm việc nghiêm túc đến từ các thành viên. Tất cả mọi người từ quản lý cao nhất cho tới các nhân viên đều là một mắt xích quan trọng trong để đảm bảo hoạt động diễn ra đúng như kế hoạch. Các cơ chế quản lý được thiết kế để phù hợp cho các nhà lãnh đạo giúp họ dễ dàng nhìn ra vấn đề và giải quyết nó một cách nhanh nhất. Một hệ thống chuẩn sẽ thể hiện ở chất lượng và thông qua các chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả công việc (gọi tắt là KPIs). Nhiều công ty muốn có được hiệu quả từ phương pháp sản xuất tinh gọn Lean hay 5S nhưng lại không tuân thủ khắt khe và kỷ luật trong việc giám sát vì vậy không thu được kết quả gì.

Việc đưa nguyên tắc “Đơn giản mọi thứ – Lean” vào doanh nghiệp thực sự đem lại những hiệu quả vô cùng tuyệt vời và có thể nhìn thấy ngay được. Hãy tìm đọc cuốn “Customer Success Stories” để hiểu thêm về cách thức vận hành cũng như nhìn thấy ngay kết quả mà phương pháp này đem lại. Nếu bạn đã sẵn sàng thay đổi nhà kho của mình thành nhà kho áp dụng nguyên lý đơn giản mọi thứ – Lean, hãy áp dụng ngay trong việc quản lý kho hàng và cải tiến, phát triển, cũng như bảo vệ doanh nghiệp của bạn.

Đọc tiếp: 27 Kinh nghiệm quý báu trong Quản trị tinh gọn (Lean)

Tìm chúng tôi trên Youtube