5 lời khuyên để tiết kiệm tiền cho người mới kinh doanh lần đầu

Trong khi “lean startup” (việc sử dụng các nền tảng được kích hoạt bởi mã nguồn mở và phần mềm miễn phí, tập trung vào khách hàng và ý kiến phản hồi của họ), các trang web huy động vốn cộng đồng và phần mềm giá rẻ đang gia tăng, vẫn còn nhiều doanh nghiệp không bao giờ đi lên được chỉ đơn giản vì họ không đủ vốn. Tiết kiệm tiền và tạo ra vốn để khởi nghiệp là một việc khó khăn. Tất cả chúng ta hẳn đã nghe những câu chuyện về các doanh nhân nổi tiếng làm việc tại nhà và hầu như không có gì nổi bật khi họ chỉ mới bắt đầu.

Việc tiết kiệm và chi tiêu tiền một cách thận trọng ngay từ đầu có ý nghĩa đáng kể bởi những lý do sau đây:

• Chi tiêu hợp lý là sự cân bằng giữa tiết kiệm và đầu tư. Hãy kiểm tra từng chi phí để đảm bảo giá trị lớn nhất có thể của mỗi đồng tiền bỏ ra được tối đa hóa và đảm bảo cho vốn kinh doanh của bạn.
• Rất ít công ty có thể hoàn toàn dựa vào nguồn vốn nội bộ được tạo ra (chỉ riêng doanh thu hoặc lợi nhuận) trong giai đoạn ban đầu để xây dựng nền tảng cho sự phát triển bền vững lâu dài. Đầu tư theo hình thức cho vay hoặc góp vốn luôn là điều cần thiết, tuy nhiên quá trình này không thể tránh khỏi việc làm giảm quyền sở hữu và kiểm soát của người sáng lập.
• Việc kéo dài thời gian giữa khởi nghiệp và nhu cầu tăng thêm vốn vào giai đoạn cuối của đồ thị tăng trưởng có xu hướng mở rộng vốn của các đơn vị cạnh tranh có thể đầu tư. Việc này thường được phản ánh với chi phí vốn thấp hơn hay trong hình thức lãi suất đầu tư thấp hơn hoặc cổ phần giữ lại cao hơn của doanh nghiệp.
• Việc làm chậm nhu cầu vốn bên ngoài cho đến khi minh chứng được sự khả thi, định lượng được các khoản thu tiềm năng hoặc đạt được một mức độ lợi nhuận sẽ giúp cải thiện vị trí đàm phán với những nhà đầu tư tiềm năng. Nói một cách đơn giản là việc giảm chi phí sẽ tối đa hóa dòng tiền, từ đó giảm mức doanh thu cần thiết để đạt hòa vốn và tăng lợi nhuận.
• Những người sáng lập tồn tại trong giai đoạn khởi nghiệp có khả năng thấy được vai trò, quyền hạn của mình dần giảm đi vì việc kiểm soát công ty của họ được chuyển giao cho những người tài trợ cho giai đoạn sau trong sự phát triển của công ty. Thực tế thì việc trì hoãn nhu cầu vốn bên ngoài cho đến khi có chiến lược cần thiết luôn luôn là lời khuyên tốt.

Với những điều trên, chúng ta hãy nhìn vào 5 ý tưởng tiết kiệm tiền đơn giản cho những người mới kinh doanh lần đầu.

1. Trì hoãn các phần thưởng cá nhân

Khởi đầu và sở hữu công ty của riêng bạn có thể là một trải nghiệm nóng vội, đặc biệt là khi bạn có chút thành công ban đầu. Thật không may, nhiều doanh nhân quá nhanh chóng gặt hái những lợi ích của việc sở hữu, đặt gánh nặng lên công ty với mức lương quá nhiều và lợi ích của nhân viên tốn kém, không tránh được cùng những cạm bẩy của thành công chưa đạt được. Bạn có thể bảo tồn vốn ban đầu của mình và tiết kiệm tiền bằng cách thực hiện những điều sau đây:

• Thiết lập mức lương của bạn càng thấp càng tốt, tương tự với tiền thưởng
• Chỉ giới hạn lợi ích của nhân viên ở những gì cần thiết cho pháp lý hoặc cạnh tranh
• Sử dụng không gian làm việc thiết thực, không xa hoa
• Du lịch và giải trí như thể bạn đang trả các hóa đơn với tư cách cá nhân chứ không phải là công ty

Giảm thiểu dòng tiền và gánh nặng chi phí cho công ty sẽ giúp duy trì nền tảng vốn của bạn, hạ điểm hòa vốn của lợi nhuận, xây dựng ví dụ về tính tiết kiệm và kỷ luật cho toàn bộ tổ chức, vì điều này là quan trọng trong những năm đầu.

2. Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng

Theo Tony Tjan - nhà đầu tư mạo hiểm và là tác giả của "Hearts, Smarts, Guts & Luck" - gần 2/3 các doanh nhân được dẫn dắt bởi tầm nhìn và cảm giác không thể lay chuyển mục đích. Họ có niềm đam mê và một "khả năng kể chuyện tự nhiên". Tuy nhiên, các doanh nhân thường bỏ qua chi tiết và thiếu sự tập trung cần thiết để biến ý tưởng thành hiện thực. Nếu kỹ năng của bạn là "bán ước mơ" - một năng lực quan trọng để kiếm tiền và truyền cảm hứng cho nhân viên - chứ không phải là tính thực dụng theo hướng thực tế và tính hợp lý, bạn cần phải cảnh giác với việc cố gắng làm quá nhiều điều một cách quá sớm. Đừng sử dụng tiền và nguồn lực hạn chế của công ty để theo đuổi hướng đi hấp dẫn nhưng không quan trọng đối với mục tiêu dài hạn, thay vào đó hãy dành chi phí cho việc thực hiện những mục tiêu trước mắt và thành công bền vững. Những doanh nhân thông minh sẽ nhận ra rằng họ không thể làm tất cả mọi thứ cho tất cả mọi người, thay vào đó họ nên tập trung hoàn toàn vào công việc trước mặt ngay lập tức. Sự tập trung cho phép bạn đi từ một nhiệm vụ đã hoàn thành sang nhiệm vụ kế tiếp, đưa sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn ra thị trường càng sớm càng tốt, trong khi vẫn giữ các chi phí không cần thiết của bạn ở mức thấp bằng việc sử dụng lao động hợp đồng và các văn phòng ảo. Điều đó cho phép bạn trở nên nhanh nhẹn, thích nghi với sự thay đổi thường xuyên của khách hàng và nhà cung cấp ngoan cố, quy trình và thủ tục tốn kém, không hiệu quả. Tập trung có nghĩa là bạn chỉ dành số tiền cần thiết để đạt được mục tiêu trước mắt của bạn - không hơn, không kém.

3. Chỉ thuê những nhân viên chủ chốt

Những công ty non trẻ nhất thiết phải dựa vào một vài cá nhân chủ chốt với những kỹ năng quan trọng để xây dựng công ty và trực tiếp đưa nó đến mức độ thành công cao hơn. Trên thực tế, rất ít công ty, bao gồm cả doanh nghiệp trẻ, có đầy đủ những nhân viên xuất sắc và trách nhiệm ở tất cả các vị trí trong hoạt động của họ.   Là một doanh nhân, bạn nên tìm hiểu những năng lực quan trọng trong mỗi giai đoạn phát triển của công ty, dựa vào tài năng của chính bạn để xem họ phù hợp với vị trí nào trong khi tuyển dụng và hậu đãi cho các nhân viên chủ chốt khác vì bạn cần họ. Các vị trí quan trọng bạn có thể sẽ cần ở những giai đoạn phát triển khác nhau bao gồm:

3.1. Người tạo ra doanh thu

Khả năng tạo ra doanh thu là năng lực quan trọng nhất mà mỗi công ty cần, dù lớn hay nhỏ, dù cung cấp dịch vụ hay sản phẩm. Khi bạn có doanh số (doanh thu), bạn sẽ có dòng tiền, thời gian và nguồn lực để khắc phục các vấn đề khác có thể phát sinh. Những người có thể thiết kế và thực hiện các chiến lược tiếp thị và bán hàng hiệu quả, đặc biệt là với các phương tiện truyền thông điện tử, rất quan trọng đối với mỗi công ty. Nếu đây là một kỹ năng bạn không có, hãy tuyển dụng và thuê nhân viên bán hàng/tiếp thị thành công nhất mà bạn có thể tìm thấy và đừng trốn tránh việc hậu đãi dựa trên hiệu quả làm việc để có được kết quả tốt nhất. Khi doanh thu được tạo ra và tăng lên, các vấn đề khác về hoạt động sẽ trở nên dễ quản lý hơn.

3.2. Người tính toán

Vì hồ sơ tài chính chuẩn xác là điều cần thiết ngay từ ngày đầu, nhiều doanh nhân đã nhầm lẫn trong việc tìm kiếm kế toán viên là một trong những nhân viên đầu tiên của họ. Mặc dù kế toán là rất quan trọng, kỹ năng này có sẵn trên thị trường thông qua thuê ngoài hoặc thỏa thuận tư vấn. Ví dụ, thay vì sử dụng kế toán viên đã được cấp giấy chứng nhận toàn thời gian, sẽ rẻ hơn nhiều nếu bạn bước đầu thiết lập sổ sách và phần mềm kế toán, thực hiện đào tạo cần thiết và đưa ra đánh giá thường xuyên trong khi sử dụng nhân viên lương thấp và nhân viên kế toán cho lưu trữ hồ sơ hàng ngày.

3.3. Người lo tài chính

Không giống như kế toán, tương đối hiếm những cá nhân hiểu về cơ chế và hoạt động của người cho vay và nhà đầu tư, duy trì liên lạc chặt chẽ với các nguồn vốn, nhận ra nghĩa vụ pháp lý và đạo đức cần thiết khi tìm kiếm các khoản vay hoặc đầu tư và có khả năng mang lại kết quả. Và thường là tốn kém để có được họ. Mặc dù các dịch vụ này có thể được cung cấp thông qua thỏa thuận tư vấn hoặc hoa hồng, nhu cầu vốn đầu tư là rất quan trọng đối với các công ty non trẻ, vì vậy việc thuê chuyên gia tài chính có thẩm quyền làm toàn thời gian thường là hợp lý.

3.4. Người bán/mua

Hầu như tất cả các sản phẩm/dịch vụ đều có nhiều nguồn cung, vì vậy người mới kinh doanh lần đầu có thể lựa chọn sản xuất sản phẩm (hay cung cấp dịch vụ với nhân viên của mình) hoặc mua sản phẩm/dịch vụ từ nhà cung cấp. Việc đầu tư vào năng lực dự phòng cho yếu tố này không phải là điều không thể thiếu đối với sự thành công của công ty bạn trên thị trường, tuy nhiên đây không phải là một việc làm thiếu khôn ngoan. Ví dụ, một công ty bán ô dù chống gió mới sẽ được tư vấn rằng tốt hơn là họ nên chi tiền cho việc thiết kế, tiếp thị và bán hàng chứ không phải là một cơ sở sản xuất mới, vì các nhà sản xuất theo hợp đồng rất phong phú. Kỹ năng phân tích sản phẩm và dịch vụ để xác định xem nguồn lực bên trong hay bên ngoài là tốt nhất theo quan điểm chi phí và cạnh tranh là điều rất quan trọng đối với hầu hết các công ty mới thành lập. Chúng ta đã liệt kê những nhân viên với khả năng chủ chốt có thể sẽ cần thiết trong giai đoạn phát triển ban đầu của công ty, tất nhiên điều này cũng không có ý làm giảm giá trị của các doanh nhân. Thành công cuối cùng của công ty là nhờ vào những nỗ lực tổng hợp của đội ngũ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu có thể đo lường. Tuy nhiên, những công ty non trẻ hiếm khi cần phải thuê và hậu đãi đặc biệt cho nhân viên toàn thời gian ở tất cả các vị trí. Điều quan trọng là hiểu được những năng lực nào cần thiết, khi nào cần, nhu cầu có vĩnh viễn và độc quyền hay không. Tuyển dụng đúng người vào đúng thời điểm là cách hiệu quả nhất để tiết kiệm tiền trong dài hạn. Ngoài ra, các chính sách và thực tiễn hậu đãi nên có ý nghĩa chiến lược, khen thưởng những nhân viên quan trọng nhất cho sự thành công của công ty ở mức độ dẫn đầu ngành, trong khi trả cho những người có kỹ năng và trách nhiệm cần thiết nhưng không quan trọng ở mức trung bình của ngành.

4. Đừng phí thời gian với những thứ đã có

Charles Duell – ủy viên của Văn phòng Bằng sáng chế của Mỹ năm 1899 – nổi tiếng với câu nói: “Tất cả mọi thứ có thể được phát minh đều đã được phát minh”. Mặc dù ông Duell rõ ràng đã nhầm, người mới làm kinh doanh lần đầu nên nhận thức được rằng toàn bộ các ý tưởng đều đã được phát minh, thử nghiệm và chứng minh là có hiệu quả. Thomas Edison đã nói rằng ông không muốn phát minh ra bất cứ thứ gì không bán được – đây là lời khuyên mà mỗi người quản lý nên làm theo. Trước khi bỏ chi phí để làm điều gì đó từ đầu, bạn nên điều tra xem những gì đã có sẵn trên thị trường với chi phí thấp hơn những gì bạn phải gánh chịu cho giải pháp tùy biến. Tất cả các loại giấy tờ thành lập công ty và hình thức pháp lý đều phổ biến trên Internet. Những nhà sản xuất bên thứ ba cung cấp lượng lớn sản phẩm đa dạng, từ thực phẩm chế biến đến may mặc với mức giá đàm phán, trong khi các công ty hậu cần tiếp nhận và vận chuyển sản phẩm trên toàn cầu. Máy tính và truyền thông đem đến văn phòng ảo với nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên văng phòng, luật sư và các dịch vụ hành chính khác sẵn sàng 24/7 ngay lập tức. Thậm chí việc tiếp thị và bán hàng có thể được thực hiện bên ngoài bằng “lính đánh thuê” đặc biệt với chuyên môn và địa chỉ liên lạc duy nhất. Hãy kiểm tra các hoạt động của bạn để đảm bảo rằng những gì bạn thực hiện là cần thiết và bạn đang thực hiện với chi phí thấp hơn so với những gì phải trả ở nơi khác. Các hoạt động quan trọng đối với thành công của bạn nên được thực hiện bởi nhân viên của bạn, chủ yếu là để kiểm soát và đảm bảo rằng lợi thế cạnh tranh của bạn được duy trì, trong khi các dịch vụ không cần thiết được mua với giá thấp nhất.

5. Chia sẻ sự thịnh vượng

Theo Tiến sĩ Bob Nelson – nhà tư vấn động lực và là giáo sư tại Trường Quản lý Rady của Đại học California ở San Diego – “Bạn sẽ có được những gì bạn đáng được hưởng”. Sự bù đắp tăng thêm đầy ý nghĩa, cho dù là tiền thưởng, cổ phiếu và các tùy chọn hoặc lợi ích tài chính hữu hình, đều là động lực mạnh mẽ khi gắn liền với mục tiêu hiệu suất được xác định. Nhân viên bán hàng hưởng hoa hồng đã được thanh toán theo kết quả trong nhiều năm qua, trong khi kế hoạch tăng cổ phần đã được sử dụng trong hơn nửa thế kỷ. Thành tích được đo bằng kết quả đầu ra như các mốc đạt được, thời hạn đáp ứng, năng suất, chi phí tiết kiệm và các biện pháp hữu hình khác. Việc thực hiện khen thưởng cho những thành tích này khuyến khích các kết quả tích cực, đặc biệt là khi mục tiêu có thể dễ dàng được xác định và hiểu rõ, nhân viên và nhà thầu chịu trách nhiệm có những kỹ năng để cung cấp hàng hoá. Các doanh nhân nên trả tiền cho hiệu suất làm việc chứ không phải sự có mặt, khen thưởng những người luôn đáp ứng các mục tiêu đã được xác định về hiệu suất, đồng thời thay thế những nhân viên, lao động hợp đồng hoặc tư vấn viên không đạt yêu cầu. Tuy nhiên, trước khi thực hiện động lực dựa trên hiệu quả, bạn phải đảm bảo rằng bạn hiểu và xác định được mục tiêu phù hợp, công nhận khả năng xảy ra hậu quả ngoài ý muốn khi mục tiêu được thiết lập mà không phân tích và kiểm soát cẩn thận. Ví dụ, vào đầu những năm 1990, Sears đã đặt ra mục tiêu bán hàng với những phần thưởng phù hợp là 147 USD mỗi giờ cho nhân viên sửa chữa ô tô của mình, sau đó họ đã thường xuyên phải chịu đựng khiếu nại của người tiêu dùng và pháp lý khi nhân viên bị quá tải và tốn tiền cho những việc không cần thiết. Nói cách khác, nếu bạn thực hiện khuyến khích, hãy đảm bảo nó không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Kết luận

Việc tạo dựng và dẫn dắt công ty phát triển bền vững là một trong những nhiệm vụ khó khăn mà một doanh nhân có thể thực hiện. Hơn 1/5 số công ty mới đã gặp thất bại trong năm đầu tiên của họ và “các doanh nghiệp trẻ điển hình khởi nghiệp tại Hoa Kỳ không còn hoạt động 5 năm sau khi được thành lập”, theo Scott Shane – giáo sư nghiên cứu kinh doanh tại Đại học Case Western Reserve. Mặc dù việc thực hiện những điều kể trên không đảm bảo thành công, chúng sẽ cải thiện “tỷ lệ cược” của bạn và đảm bảo rằng bạn sẽ có được lợi ích tối đa từ ngân sách ban đầu của mình.