Lời giải quản lý hàng tồn cho doanh nghiệp bán lẻ

19/12/2016  | Vnmedia

Hàng tồn kho là vấn đề trăn trở của nhiều doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ hay gặp phải hiện nay. Tại sao lại như vậy và làm thế nào để giải quyết bài toán hàng tồn kho cho các doanh nghiệp như thế nào?

“Nhà kho nằm cách văn phòng khoảng 15 km, chỉ có một thủ kho cùng bảo vệ trông coi nên quy trình quản lý và kiểm kê của bộ phận kế toán chỉ được thực hiện qua giấy tờ. Đợt đó, công ty quyết định trả kho để tập trung hàng tồn về chung một mối. Sau khi cân thực tế và nhập hàng về kho mới thì phát hiện bị thiếu mất lượng hàng trị giá 500 triệu đồng so với giá trị tồn kho được ghi trên sổ sách. Đến lúc đó, công ty mới tá hỏa khi không biết quy trách nhiệm về phía ai”.
 
Trên đây là một câu chuyện “dở khóc dở cười” từng được nhiều người quan tâm trên diễn đàn Webketoan. Khi trách nhiệm chưa tìm được “chủ nhân”, lỗi lớn nhất lại thuộc về chính doanh nghiệp khi coi nhẹ công tác quản lý một cách có hệ thống. Đây cũng chỉ là 1 trong số nhiều vấn đề trăn trở về mảng hàng tồn kho mà các doanh nghiệp, cửa hàng dễ gặp phải. Tại sao lại như vậy và làm thế nào để giải quyết bài toán hàng tồn kho cho các doanh nghiệp bán lẻ?

1. Quản lý kho hàng - cái nôi duy trì sự “sống còn”

Thực tế các doanh nghiệp lớn nhỏ, thậm chí là đến cả các cửa hàng cũng đều thừa nhận rằng công tác quản lý kho là một vấn đề mang tính chất quyết định đến hiệu quả kinh doanh và sự sống còn của mình. Nếu không kiểm soát được số lượng hàng trong kho, bạn sẽ phải đối diện với rất nhiều nguy cơ từ việc lãng phí tiền bạc, thất thoát hàng hóa đến việc làm mất lòng tin từ phía khách hàng khi mà không thể giao hàng kịp thời cho họ. Do đó, công tác quản lý kho và hàng tồn kho nhất thiết cần phải được chú trọng một cách đặc biệt nếu như các doanh nghiệp hay cửa hàng muốn tồn tại và phát triển bền vững trong nền kinh tế như hiện nay. 

Việc quản lý kho hàng có rất nhiều lợi ích không thể phủ nhận, nó không chỉ giúp hạn chế sự thất thoát hàng hóa do gian lận, mất mát trong kho mà còn giảm thiểu được chi phí hoạt động, giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ được tình hình kinh doanh để đưa ra kế hoạch nhập - xả hàng phù hợp và sử dụng vốn lưu động hiệu quả hơn.

Vẫn biết rõ là cần phải chú trọng hơn đến công tác quản lý hàng tồn kho nhưng nhiều doanh nghiệp lại không biết cách làm thế nào để cải thiện và nâng cao hiệu quả của hoạt động này.

2. Cách nào để giải tỏa nỗi niềm trăn trở?

Để đảm bảo công tác quản lý hàng tồn kho với tiêu chí chênh lệch bằng không so với sổ sách, đầu tiên, doanh nghiệp cần phải có quy trình xuất-nhập-tồn rõ ràng, cập nhật nhanh chóng, chi tiết. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên sử dụng thêm phần mềm và các công cụ hỗ trợ (điển hình nhất là phần mềm quản lý bán hàng). Đi đôi là đội ngũ nhân viên có trách nhiệm và đủ trình độ để ứng dụng các công cụ và phần mềm đó vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Khảo sát cho thấy cách thức quản lý kho truyền thống đang ngốn trung bình không dưới 10 phút và 1-2 nhân viên cho 1 khách hàng. Đấy là còn chưa kể đến những rủi ro lớn nếu xảy ra sai sót hay mất mát sổ sách. 

Trong khi đó, phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp khắc phục được những nhược điểm cơ bản của phương thức quản lý kho truyền thống mà còn mang đến rất nhiều tính năng bán hàng hiện đại. Khả năng quản lý kho chặt chẽ cùng việc nắm bắt thông tin mọi lúc mọi nơi nhờ công nghệ điện toán đám mây sẽ nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho.

3. Giải pháp tối ưu để quản lý hàng tồn kho

Trước đây, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các cửa hàng nhỏ lẻ thường mắc sai lầm khi chọn phải những phần mềm bán hàng có quá ít tính năng hay hiệu quả quản lý không cao. Một phần là vì sự hiểu biết còn hạn chế, phần khác là vì khi đó họ có quá ít sự lựa chọn. Thậm chí là nhiều người còn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, dẫn đến hậu quả là sau một thời gian thì gặp trục trặc, nghiêm trọng nhất là mất hết tất cả dữ liệu gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh mà không biết kêu ai.

Tuy nhiên, khi mà kinh tế thị trường ngày càng phát triển hiện đại thì các doanh nghiệp cũng trở nên thông minh trong công tác quản lý hàng tồn kho. Họ bắt đầu tìm kiếm cho mình các giải pháp phần mềm bán hàng hiệu quả hơn. Bên cạnh một số loại phần mềm quản lý bán hàng đang được nhiều người biết đến thì Sapo cũng đã dần thâm nhập sâu vào thị trường bởi những tính năng vượt trội của mình. Sapo là giải pháp bán hàng đa nền tảng trên mọi thiết bị (máy tính, di động, máy tính bảng,…), có khả năng tích hợp SMS Marketing, tích hợp với website bán hàng online một cách dễ dàng.

Đặc biệt là tính năng quản lý ngay cả khi mất mạng với khả năng lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu. Hiện đại nhưng Sapo không kém phần thân thiện giúp người dùng vẫn có thể dễ dàng sử dụng, quản lý và kiểm soát ngay cả khi không biết về công nghệ hay phần mềm. Chính vì vậy, Sapo đã vượt qua những sản phẩm khác lọt Chung khảo Danh hiệu Sao Khuê và được đánh giá là 1 sản phẩm nổi trội về tính năng và công nghệ.

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể nói là giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất giúp các doanh nghiệp giải quyết được bài toán Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp bán lẻ của mình.

Theo Vnmedia